企業(yè)招標項目檔案管理模式初探

摘要：招標項目檔案是具有招標資質(zhì)的代理機構（一般是招標公司）業(yè)務檔案的重要組成部分。當前，招標項目檔案的管理是企業(yè)管理中的新課題。本文通過研究、分析招標項目檔案在企業(yè)中的地位、作用、現(xiàn)狀，探索招標項目檔案新的管理模式，以期實現(xiàn)企業(yè)招標項目檔案的規(guī)范管理。

關鍵詞：招標代理機構項目檔案管理模式

隨著改革開放形勢的發(fā)展和市場機制的不斷完善，我國在基本建設項目、機械成套設備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領域，都逐步推行了招標投標制度。這對于創(chuàng)造公平競爭的市場環(huán)境，提高經(jīng)濟效益，保證服務質(zhì)量，防止招標投標中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。

北京國際貿(mào)易公司為綜合性國有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購項目的招標采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟全球化進程的加快，為適應首都經(jīng)濟建設和發(fā)展，北京國際貿(mào)易公司轉變主營方式，先后獲取國家部委頒發(fā)的國際招標機構甲級資質(zhì)、政府采購代理機構甲級資質(zhì)、中央投資項目招標代理機構甲級資質(zhì)和工程招標代理機構甲級資質(zhì)，成為北京市國資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標代理機構，專業(yè)從事各類招標代理業(yè)務和進出口業(yè)務。近年來形成的招標項目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣，檔案的管理和編研工作更加復雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。

一、招標項目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用

首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采購業(yè)務工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務活動不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計，2007年-2010年6月，北京國際貿(mào)易公司完成的各類招標代理項目每年增長45%，各類招標代理業(yè)務已占公司總體經(jīng)營規(guī)模的74%。我國《招標法》中明確規(guī)定，招標代理機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。

其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業(yè)務文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。

第三，建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系，充分發(fā)揮檔案工作服務保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營、管理、發(fā)展奠定堅實的基礎。

二、企業(yè)招標項目檔案管理存在的主要問題

據(jù)調(diào)查，近年來，在一些招標代理機構中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來看，經(jīng)營業(yè)績和經(jīng)濟效益是企業(yè)的命脈， 而檔案工作效果難以立竿見影，不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度，造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二， 檔案管理制度有待補充修訂。企業(yè)對檔案的管理一般都有制度可循，但這些制度都有待健全與完善，比如鑒定銷毀制度和借閱制度等，這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時俱進的科學意識，從觀念和工作理念上亟待加強。第三， 檔案工作程序不規(guī)范，管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業(yè)務經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應歸檔文件的齊全，造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問題。第四，檔案室或庫房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂，不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導致檢索、查閱時極不方便。

三、新時期企業(yè)招標檔案的管理模式

隨著北京建設世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標代理機構的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。

首先，應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規(guī)統(tǒng)領企業(yè)招標項目檔案工作，對招標代理機構檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設等方面的工作。根據(jù)招標業(yè)務特性，明確職責，執(zhí)行招標項目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉變業(yè)務部門人員意識中存在的一些誤區(qū)，認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是，這種理念轉變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念，使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范，這種新的理念將有效地促進招標企業(yè)各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理，并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規(guī)范活動中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務內(nèi)容、種類、載體。這樣始終強調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式，也是考量其與立檔部門活動聯(lián)系的緊密程度及價值的重要依據(jù)，從而大大清晰了檔案工作的整體思路。

第二， 招標代理機構檔案工作的具體實施必須是一個系統(tǒng)工程，要求從上到下、從領導到檔案工作人員，都應該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復雜，需要建立一個完善的檔案工作網(wǎng)絡，從基層開始，每個立卷單位都要配備相應數(shù)量的兼職檔案員，由檔案室進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達標，便于檢索和提供利用，為企業(yè)的發(fā)展和建設服務。

第三，制度是保證，人才是關鍵，場所是基礎。為使招標檔案管理與業(yè)務的增長、企業(yè)的發(fā)展相適應，企業(yè)招標檔案管理應從自身實際出發(fā)，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強與業(yè)務部門的溝通與協(xié)作，積極開展招標檔案管理綜合檢查，加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。

綜上所述，企業(yè)的檔案工作是自身建設的重要環(huán)節(jié)，同時更是進行經(jīng)營管理的重要基礎工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見，以科學發(fā)展觀為指導，以社會檔案信息需求為牽引，進一步與時俱進、解放思想，才能使招標檔案工作不斷取得新的進展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學化的道路，將企業(yè)的建設提高到新的水平。

參考文獻:

1.薛匡勇.檔案收集工作理念探索[J].北京檔案.2009(12).

2.唐鑫.北京建設世界城市的幾個重大問題[N].北京日報.2010-10-18.

作者單位：北京國際貿(mào)易公司