區(qū)縣檔案館檔案信息資源開發(fā)利用途徑之我見

摘要：檔案作為歷史的記錄、知識的載體，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。開發(fā)檔案信息資源、服務和諧社會已成為檔案工作的一個中心課題，是信息時代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結果。所以，合理開發(fā)利用檔案信息資源對經濟發(fā)展和社會建設具有重要的促進作用。本文從區(qū)縣檔案館檔案信息資源開發(fā)利用的基礎經驗出發(fā)，認真分析，從六個方面探討了檔案信息資源開發(fā)利用的途徑，提出了可行辦法。

關鍵詞：檔案 信息資源 開發(fā)利用 途徑

隨著科學技術的飛速發(fā)展，社會各方面對信息的需求量越來越大，對信息的要求也越來越高，作為保存著本地區(qū)重要檔案信息資源的區(qū)縣檔案館，有著得天獨厚的資源優(yōu)勢。如何充分發(fā)揮這種優(yōu)勢，更好地為經濟建設和社會各項事業(yè)發(fā)展服務，是三個體系建設下區(qū)縣檔案館面臨的迫切而緊急的任務。檔案信息資源開發(fā)利用的實質就是根據社會的客觀需求，深入挖掘檔案信息資源，為社會提供高效利用服務。由于受檔案接收和開放年限的限制，使得檔案信息呈現出分散性、內向性和時空跨越性的特征，這些特征客觀上降低了檔案信息的利用價值。為此，區(qū)縣檔案館應打破封閉保守的工作局面，面向經濟，面向社會，積極探索信息資源開發(fā)利用的途徑，將檔案中的有用信息及時開發(fā)出來，為經濟建設和社會各項事業(yè)服務。

一、加強收集工作，建立檔案信息資源體系

做好檔案接收與征集工作，是檔案館工作的一項非常重要的工作內容，因此檔案館要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，建立起數量充足、內容豐富、結構合理、質量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系。建立檔案信息資源體系，要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，首先，要合理擴大接收范圍；其次，要對接收檔案的質量進行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設法收集散存在社會和個人手中的檔案資料；第四，要改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度；除此之外，還要加強與專業(yè)檔案館、圖書館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現館際交流，資源共享。

二、轉變思想，完善檔案檢索體系

傳統(tǒng)的區(qū)縣檔案館檔案查閱利用服務，從某種意義上來說是一種被動的提供利用服務，即利用者提出需求，檔案工作者根據具體需求進行檢索，然后提供給利用者檔案原件、檔案副本或復制品、檔案信息加工品。當利用者增多或信息需求量增大時，這種方式在一定程度上會阻礙檔案提供利用服務的效率。因此檔案工作者要不斷轉變服務理念，變被動服務為主動服務。檔案提供利用工作不能只停留在對原件的提供利用等低層次上，而應根據日常檔案提供利用情況、利用實例等總結、歸納出檔案利用規(guī)律，然后根據這些規(guī)律優(yōu)化、完善檢索工具，對檔案利用內容做出提前預測，并依靠計算機技術對檔案實行檢索工具的計算機化和檢索內容的數字化，加強對檢索工具和檢索內容的質量檢查與抽查，保征檔案工具的準確性，逐步完善檢索工具體系，從而提高檔案檢索的查全率和查準率，提高服務效率。

三、借助政府信息公開工作，加大檔案開放力度

借助政府信息公開制度，建立政府與社會之間及時、順暢的信息公開渠道，進而解決檔案信息資源開發(fā)利用中的瓶頸問題。《檔案法實施辦法》第二十條第三款規(guī)定“經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放”。檔案部門要因勢利導，提前謀劃，研究制定可向社會和公眾開放的檔案信息的具體范圍、劃控標準、實施步驟、服務方式，梳理歸納出可提前開放的檔案信息，供社會公眾和相關部門查閱，形成檔案開放與政府信息公開的整體聯(lián)動效應。區(qū)縣檔案館要把建立現行文件查詢利用中心，開辟集中查閱窗口，為廣大人民群眾提供現行文件服務作為工作重點，進一步拓展檔案館公共服務功能，在公眾和政府之間架起一座信息溝通的橋梁，密切黨群關系。同時還應參照政府信息“依申請公開”的辦法，創(chuàng)設依申請開放檔案的業(yè)務，把那些不宜向所有公眾開放，但可以向相關權益人提供的檔案資料和信息數據歸類定性，供申請人查閱。對館藏滿30年的檔案及時進行開放鑒定，將鑒定后需開放的檔案盡快開放并實現數字化，對館藏未滿30年和部分無需保密可以公開的現行文件信息進行信息挖掘采集，加大開放力度，便于社會各方面的利用。

四、深化編研，拓展檔案資政襄政之功能

區(qū)縣檔案館檔案編研工作大多集中在編纂本區(qū)大事記、人大會或政協(xié)會文件匯編、組織機構沿革等方面，載體形式多為紙質形式，無論是內容還是形式上都比較單一，缺乏一定的創(chuàng)新性，不能進一步滿足社會以及公民的多層次需求。因此檔案編研工作應在大力挖掘館藏檔案信息的同時，將觸角伸向社會，了解單位、社會以及公民的具體需求，創(chuàng)新形式，做出精品，帶動服務工作邁向一個新臺階。如可以結合檔案分級管理工作，做好館藏檔案定級，挖掘出具有本區(qū)本館特色的檔案資源，并對這些資源進行梳理、總結、歸納，形成專題，做成系列，載體形式也可由紙質沿伸為光盤、照片、錄像等新型載體。如我館圍繞“走進崇文”制作了一系列光盤專題片，分成不同的專題，有反映本區(qū)特色的手工藝篇、反映城市發(fā)展建設的市政道路篇、街巷胡同篇等編研成果，有記錄本區(qū)名人，采用口述采訪形式的編研成品等等。不僅為領導決策和制定政策提供參考依據， 而且使“死”檔案變成了“活”信息，將靜態(tài)信息轉化為了動態(tài)信息，實現了資源共享。

五、拓寬展覽形式，尋求檔案利用工作新途徑

利用區(qū)縣檔案館豐富的檔案資源，在機關、企業(yè)、學校等舉辦形式多樣的檔案展覽，是充分發(fā)揮檔案館社會宣傳功能的有效形式，是檔案利用工作的新途徑。實踐說明，舉辦各種檔案展覽，不僅是一個提供檔案利用的現場， 而且是一次比較集中系統(tǒng)地向社會開放檔案、提供利用的有效途徑，既能給觀眾留下深刻難忘的印象， 也能引起人們對檔案的重視和利用檔案的濃厚興趣，既能充分體現檔案的價值，又能起到極好的宣傳效果。同時利用展覽，可以實現檔案信息資源社會教育之功能。以檔案局(館)為主陣地，開展革命傳統(tǒng)教育，讓展覽走進學校、走進課堂，開展調查研究，了解學生的需要，及時掌握他們的思想動向，以需求為導向，積極引導學生走進檔案館，走進歷史。檔案是重要的信息資源，科學管理好檔案資料，努力開發(fā)這些信息資源，拓展檔案利用領域，改善服務功能，對地方的經濟發(fā)展和各項事業(yè)的進步將起到重要的作用。

六、依托網絡，實現檔案信息資源網絡化

隨著檔案數量的急劇增加和現代社會對檔案利用的迫切需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不能適應檔案用戶和檔案信息加工的需要，檔案網絡化借助網絡的方便性、快捷性和連續(xù)性，具有相當大的優(yōu)勢，成為發(fā)展的趨勢。檔案信息資源網絡化是將檔案資源數字化并將其置放于互聯(lián)網上，它是一個復雜的過程，首先，要對檔案信息進行必要的檢索編輯，建設檔案數據庫，體現檔案目錄系統(tǒng)的完整性。其次，在數據庫的建設中應考慮用戶需求，開發(fā)數據庫的經濟效益及技術等問題，集中人力、物力、財力，構建資源豐富、功能齊全的檔案信息數據庫， 如文件目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等。第三，發(fā)揮部門優(yōu)勢，建立起具有地區(qū)特色的數據庫，如名人數據庫、圖片數據庫、專利數據庫、科技成果數據庫等。第四，對檔案進行分化與有序化，舉辦網上展覽。

綜上所述，從加強檔案基礎工作和協(xié)調管理入手，充分借助和運用現代高科技手段，才能使檔案信息資源在新的歷史時期發(fā)揮其應有的作用。

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作者單位：北京市東城區(qū)檔案局