團結的領導班子也難免有矛盾和分歧,處理不當,不僅違反秘書的角色規范,還會使秘書左右為難、疲于應付。秘書要處理好這種關系,必須明確以下七條原則。
第一,不同的領導有不同的思維習慣、工作方式和個性特征,工作過程中不可能對所有問題在觀點和處理方式上完全一致,所以,遇到領導間出現分歧與矛盾時,不妨以平和之心面對,不必過于焦慮。
第二,明確秘書的角色定位。在工作關系上,領導處于主導地位,秘書處于輔助地位,所以秘書應謹言慎行,不要對領導的言行舉止、為人處事、功過是非妄加評判,不要在背后議論領導,說不利于領導班子團結的話,更不要主動介入領導之間的糾紛。
第三,當領導班子出現矛盾時,秘書應該從單位大局出發,從事業公利出發,堅持真理,秉公辦事。不能從個人利益或小團體、小幫派的利益出發,也不能以個人感情好惡作為衡量是非的標準。總之,一切從工作出發,對事不對人,保持理性的判斷和獨立的見解,不做隨風倒的墻頭草。
第四,擺正自己同所有領導的關系,堅持有利于領導之間團結的原則,端正行為,謹慎從事,采取巧妙方式溝通協調,盡量減少矛盾、緩解矛盾。如果雙方矛盾過大無法協調,秘書應采取不介入的方式。總之,一切視情況而定,量力而行。
第五,不應“支持一方,反對一方”,這樣不但于事無補,反而會使事態復雜。一方面,從工作角度看,尊重和服從是由秘書的角色地位決定的,但是當領導的命令和決定并不正確,甚至與法律、法規、政策相違背時,秘書應該抵制,這又是由秘書的職責決定的。另一方面,從個人態度和情感上看,也不能表現出“支持一方,反對一方”,因為這樣做容易加深領導間的裂痕,也容易把自己攪進矛盾之中,還有可能被某一方誤會為你是另一方的,從而失去這一方對你的信任,不利于開展工作。所以,當領導發生矛盾和沖突時,不妨采取中立態度,也就是等距離的姿態,跟誰都不過分親密,并且盡量不與領導談工作以外的事情。
第六,可以采取暫時回避、保持沉默或者轉移話題的方式表明自己不想介入矛盾。遇到個別領導在自己面前議論其他領導或發表不同意見時,秘書應保持緘默,也可作些解釋,但應該說好話,決不說壞話、閑話。
第七,不可將領導間的矛盾與分歧傳播出去,更不能添枝加葉,使領導間的矛盾人為擴大,這樣不僅不利于領導班子的團結,損害單位的利益,秘書也會因此而失去人格,喪失職業道德。
下面請看一則案例。陽光公司陳副總經理因一項對外業務工作又與李總經理爭執起來。后來在與葛秘書一起的外出途中,陳副經理埋怨李總經理主觀武斷,不尊重他人意見,以致決策失誤,給公司經營造成損失。顯而易見,陳副經理是想爭取葛秘書對他的支持。葛秘書知道,總經理與副總經理因工作意見不同常會出現一些分歧。總經理是一位有能力、有魄力、辦事雷厲風行的人,但不太注意工作方法,傷了不少人,對此職員們頗有意見。副總經理考慮問題周到,群眾關系好,也關心人,但決斷能力差些。從心底里講,葛秘書更傾向副總經理,但此時他應該怎么做呢?
辦法一:因為個人感情傾向副總經理,所以不假思索,投其所好,跟著副總經理的口風說下去,并對總經理的缺陷頗發微詞。
辦法二:雖然副總經理對總經理的看法有失偏頗,但是副總經理畢竟是自己的頂頭上司,所以違心地表示對副總經理的支持。
辦法三:維護第一把手的權威,據理力爭,擺出總經理為公司發展作出的種種努力、取得的累累成果,爭取說服副總經理。
辦法四:直言坦陳,指出副總經理把領導之間的分歧公開給下級的做法不利于班子團結,也使下級無所適從,明確表示自己無法評判、無話可說的中立立場。
辦法五:保持沉默不表態,或者轉移話題談其他方面的事情。
辦法六:耐心解釋,說好話不說閑話,以彌合領導間的裂痕。
根據秘書處理與領導群體關系時所應遵循的原則,我們應該選擇辦法五和辦法六。
辦法一的弊端:從個人感情出發偏向副總經理,并在背后對總經理提出批評意見,明顯地“支持一方,反對一方”,雖然可以暫時地滿足副總經理的心理需求,實際上違背了秘書的行為規范,而且會推波助瀾,使副總經理覺得有人支持而自恃正確,以致繼續向錯誤的方向走下去。顯然,第一種方法不能采用。
辦法二的弊端:缺乏客觀公正之心,不能堅持自己的主見,表現過于世故、勢利,犯了“墻頭草,隨風倒”的職場禁忌。正確做法應該是內心堅持自己的看法,但不明確表態。既不支持、同情副總經理,也不對總經理的做法妄加評論,只是做一個傾聽者。不管對方是何身份,都胸懷坦蕩,對事不對人。如若不然,同樣會有辦法一帶來的弊端。
辦法三的弊端:摒棄個人情感傾向,用事實對副總經理的偏頗之處予以糾正,或當面指出副總經理的不是,這樣做固然精神可貴,但是在領導間支持一方反對一方非但不符合原則,而且會加深領導間的裂痕,也可能使自己在今后的工作中失去副總經理的信任。因此第三種辦法也不可取。
辦法四的弊端:直言坦陳雖然可以表明不想介入的立場,但領導們在彼此發生沖突的情況下都想找到情感和觀點上的支持者,這也是很自然的事。當領導找到你時,你卻以中間人的態度對待,顯然會令他不滿。或者,有的領導只是想借此機會宣泄一下不滿情緒,這時候你明確表示拒絕傾聽,那也容易開罪領導。所以,即便保持中立不想介入,也不能明確表態,而應委婉示之,給領導留有余地和面子。
第五種辦法:秘書根據自己的角色地位,要么保持沉默一語不發,要么轉移話題言及其他,以非常婉轉的方式表示不支持談話者。聰明的領導會覺察到自己的失言、失位、失態,并反省自己。這是一種比較機智的辦法。比較好的處理方式是轉移話題。可以談其他業務,談社會新聞,談領導感興趣的話題,使領導暫時擺脫不愉快的負面情緒。但這樣做也有可能讓領導誤會你圓滑、世故,從而失去領導的信任,那就不妨結合第六種辦法巧妙應對。
第六種辦法:說好話不說閑話,可以使領導之間冰釋前嫌,緩解矛盾。可在一方領導面前提及另一方領導對他的關心、信任、尊重及贊揚,這是動之以情的協調方法。比如,葛秘書可以列舉總經理關心副總經理的一些具體細節,或者總經理稱贊、肯定副總經理的一些事例,以解除副總經理的怨氣,達到消弭誤會的目的。如果第五、第六兩種辦法結合,會顯得更加自然得體、符合人性,因為人性深處的最大渴望莫過于得到別人的尊重、認可和贊美。秘書如果能羚羊掛角、不露痕跡地從中協調,既增強了自身的協調能力,使自己擺脫兩難的尷尬處境,又使領導們的關系柳暗花明,工作起來其樂融融。
(摘自《秘書》)
新詞海
自殺季節
有研究表明,自殺跟季節、民族、職業等因素也有關系。秋天是自殺案件的多發期,因此秋天被稱為自殺季節。由于天氣逐漸轉冷,樹葉漸漸脫落,常常給人蕭瑟的凄涼感。這個季節要特別留意有心理疾病或心情不佳的人。專家建議,秋季要多參加戶外活動,增加陽光的照射時間。另外要多與朋友交流,及時排解不良情緒。這個季節,當上班感到情緒不佳時,不妨暫時放下工作,到室外走走。如果抑郁癥狀比較嚴重,最好能到正規心理咨詢機構接受治療。
阿Q族
同Q是魯迅先生筆下塑造的文學形象,他是一個現代的樂觀派,他盲目自尊又自欺欺人,他欺軟怕硬又麻木健忘。在百無聊賴的生活環境中發明了精神勝利法。阿Q族正是這樣的一個族群,他們身上具有阿Q精神,他們自欺欺人、自輕、自賤、自嘲、自解、自甘屈辱,而又妄自尊大、自我陶醉。