信諾傳播的綠色會(huì)議實(shí)踐

自2008年開(kāi)始，信諾傳播顧問(wèn)(北京)有限公司(以下簡(jiǎn)稱信諾傳播)向所有客戶發(fā)出綠色信諾在行動(dòng)場(chǎng)特別聯(lián)誼活動(dòng)等。

從2008年起，Oracle公司就開(kāi)始在全球范圍內(nèi)推行和實(shí)踐綠色活動(dòng)。的倡議，2009年公司將年會(huì)主題定為可持續(xù)發(fā)展，并在同年第38個(gè)世界環(huán)境日向行業(yè)發(fā)出了綠色倡議。

在近三年的時(shí)間里，信諾對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳并推動(dòng)綠色辦公、綠色生活、綠色活動(dòng)的理念，在行業(yè)中發(fā)掘各個(gè)層面的綠色資源，并幫助眾多客戶提供綠色活動(dòng)的創(chuàng)意和解決方案。此次甲骨文全球大會(huì)是一項(xiàng)成功且具有深遠(yuǎn)意義的活動(dòng)，充分體現(xiàn)出信諾傳播一直秉承的“綠色會(huì)議”理念。

一、背景介紹

2010年12月13 16日在北京國(guó)家會(huì)議中心舉辦的甲骨文全球大會(huì)(0racle0penWorld)，是面向IT行業(yè)技術(shù)人員、業(yè)務(wù)用戶和合作伙伴的規(guī)模最大且最為重要的全球盛會(huì)。此年度大會(huì)為期四天，大會(huì)包括250場(chǎng)專題講座、80家合作伙伴展示、90多場(chǎng)技術(shù)演示、全球技術(shù)精英的主題演講以及上機(jī)操作和數(shù)0racle公司每年在中國(guó)舉辦超過(guò)200個(gè)市場(chǎng)活動(dòng)，均依照綠色活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和操作。本屆大會(huì)也是Oracle公司在中國(guó)最大規(guī)模的綠色實(shí)踐項(xiàng)目。

二、大會(huì)的綠色實(shí)踐

1、困難與挑戰(zhàn)

第一個(gè)挑戰(zhàn)來(lái)自于項(xiàng)目本身的規(guī)模。甲骨文全球大會(huì)是Oracle公司最重要也是規(guī)模最大的市場(chǎng)活動(dòng)，參會(huì)人數(shù)將近1.2萬(wàn)人。所調(diào)動(dòng)的資源包括國(guó)家會(huì)議中心的全部會(huì)議和展覽場(chǎng)地，共有80名同聲傳譯人員、近300名志愿者為大會(huì)提供服務(wù)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由來(lái)自O(shè)racle美國(guó)及中國(guó)的相關(guān)部門(mén)及數(shù)十家不同類(lèi)別的供應(yīng)商組成。這樣一個(gè)規(guī)模的項(xiàng)目，單單從項(xiàng)目管理、時(shí)間質(zhì)量控制、溝通等方面講，都是不小的挑戰(zhàn)，更不用說(shuō)綠色實(shí)踐的難度了。

第二個(gè)挑戰(zhàn)來(lái)自于硬件的不足。活動(dòng)管理是一個(gè)整合資源的過(guò)程，為使活動(dòng)達(dá)到一定的綠色標(biāo)準(zhǔn)，只有尋求和掌握合格的資源，才能將綠色活動(dòng)的理念實(shí)實(shí)在在地貫徹到執(zhí)行中的各個(gè)細(xì)節(jié)中。而我們也知道，在中國(guó)，可持續(xù)性發(fā)展的推廣還僅局限于生產(chǎn)制造業(yè)、能源開(kāi)發(fā)等領(lǐng)域。在與活動(dòng)相關(guān)的領(lǐng)域里，還沒(méi)有形成相對(duì)完整的配套產(chǎn)業(yè)鏈條，并且因?yàn)槭袌?chǎng)和相關(guān)技術(shù)的限制，有些國(guó)外通行的標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法照搬，這一點(diǎn)在操作中是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。在資源整合方面，就需要我們參照國(guó)外慣例，來(lái)尋求切實(shí)可行的綠色解決方案。

第三個(gè)挑戰(zhàn)來(lái)自于軟件參與者的意識(shí)和認(rèn)知。一個(gè)活動(dòng)的呈現(xiàn)是由不同的組織機(jī)構(gòu)中的人來(lái)完成的，包括主辦方、組織者、場(chǎng)地方、服務(wù)和設(shè)備的提供方、參會(huì)人員。綠色活動(dòng)的細(xì)節(jié)和質(zhì)量是掌握在所有相關(guān)人員的手中的，而大家對(duì)于活動(dòng)質(zhì)量、環(huán)保理念、綠色行為等都有不同的認(rèn)知。這時(shí)，充分溝通、達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)、遵循標(biāo)準(zhǔn)的行為規(guī)范就成為一個(gè)綠色活動(dòng)成功的基礎(chǔ)。

2、綠色實(shí)踐的目標(biāo)和主要內(nèi)容

甲骨文全球大會(huì)的綠色愿景是：通過(guò)活動(dòng)中的綠色創(chuàng)意與可持續(xù)性的活動(dòng)實(shí)踐，貫徹甲骨文品牌與文化中對(duì)環(huán)境友好的內(nèi)容，創(chuàng)造一流的來(lái)賓體驗(yàn)及甲骨文品牌體驗(yàn)。

可持續(xù)性活動(dòng)實(shí)踐的原則是4R：Rethink／Reduce／Reuse／Recycle，即：重新思考活動(dòng)如何與可持續(xù)性的商業(yè)目標(biāo)相一致、如何減少消耗、如何重新利用能夠繼續(xù)利用的資源、如何回收活動(dòng)的剩余資源。

信諾為專門(mén)成立了Green Team負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的綠色實(shí)踐，在近一年的準(zhǔn)備過(guò)程中與Oracle公司的中外項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和咨詢機(jī)構(gòu)MeetGreen充分溝通，在與中國(guó)國(guó)家會(huì)議中心及其它合作伙伴的緊密配合下，一步一步完善和落實(shí)了這次甲骨文全球大會(huì)的綠色目標(biāo)。

3、大會(huì)綠色實(shí)踐亮點(diǎn)

此次活動(dòng)與我們之前接觸到的許多綠色會(huì)議和活動(dòng)相比，有幾點(diǎn)非常明顯的區(qū)別：務(wù)實(shí)、注重細(xì)節(jié)和效果可量化。無(wú)論是在計(jì)劃的制定、實(shí)施，與來(lái)賓的溝通，還是與合作伙伴及供應(yīng)商之間的合作上，均體現(xiàn)了這幾大特點(diǎn)，也正是因?yàn)檫@些特點(diǎn)，才確保了綠色實(shí)踐的最終效果。

務(wù)實(shí)。有時(shí)，環(huán)保的行為可能會(huì)給參會(huì)者帶來(lái)不便，此次大會(huì)的綠色措施中，有些是明確的主張，比如無(wú)紙會(huì)議，不提供瓶裝水等等，有些是需要鼓勵(lì)參會(huì)者共同參與的行為，比如乘坐公共交通工具等，這些內(nèi)容，都公布在網(wǎng)上，以與參會(huì)者提前達(dá)成共識(shí)。我們知道在活動(dòng)中經(jīng)常使用PVC材質(zhì)的噴繪宣傳品，目前，無(wú)論是場(chǎng)地方，還是負(fù)責(zé)搭建的合作伙伴都還沒(méi)有針對(duì)這一材質(zhì)的有效再回收方案，在這種情況下，最有效的解決方案就是減少PV C的使用。在相關(guān)行業(yè)鏈條不完備、環(huán)保的理念和行為還不算普及的大環(huán)境下，只有以務(wù)實(shí)的心態(tài)與各利益相關(guān)方充分溝通，尋求替代方案，推廣環(huán)保的理念，在活動(dòng)中推廣綠色實(shí)踐行為才有實(shí)現(xiàn)的可能。

注重細(xì)節(jié)。客戶規(guī)定，會(huì)場(chǎng)的溫度需保持在18℃至20℃之間，按此規(guī)定，我們特意與國(guó)家會(huì)議中心按場(chǎng)地的使用狀況共同制定了溫度控制計(jì)劃，以確保節(jié)能效果。在餐飲的綠色措施中，有這樣的規(guī)定，采購(gòu)100公里以內(nèi)的本地生產(chǎn)的產(chǎn)品、菜品裝盤(pán)的裝飾物是可食用的、天然的產(chǎn)品，鼓勵(lì)來(lái)賓減少在用餐中更換餐具的次數(shù)等等，此次活動(dòng)中的相關(guān)措施幾乎全部都是由這樣一個(gè)一個(gè)的細(xì)節(jié)組成的，也正是因?yàn)檫@些對(duì)細(xì)節(jié)的要求，才使得此次活動(dòng)成為真正的綠色活動(dòng)，而不是流于形式的口號(hào)。

效果可量化。此次活動(dòng)中的所有綠色措施，都按照SMART(specific，measurable，achieveable，relevant，timely)原則制定了量化的標(biāo)準(zhǔn)，以確保各項(xiàng)措施的效果可以衡量。并且，所有的實(shí)施數(shù)據(jù)在活動(dòng)后都會(huì)形成分析報(bào)告，以便日后進(jìn)行跟蹤、完善和歸檔。

三、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享

在全程參與甲骨文全球大會(huì)這一綠色活動(dòng)的過(guò)程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)克服種種困難，讓客戶最初確立的綠色愿景得以實(shí)現(xiàn)，并獲得了非常寶貴的經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)也可能會(huì)為大家今后在綠色活動(dòng)實(shí)踐時(shí)提供一些參考：

1.為活動(dòng)設(shè)立一個(gè)務(wù)實(shí)的綠色目標(biāo)，并向公眾宣傳推廣。

在現(xiàn)代社會(huì)中，消費(fèi)者的個(gè)體意識(shí)逐漸增強(qiáng)，環(huán)保的理念也越來(lái)越深入人心，在參與活動(dòng)的過(guò)程中，更加注重體驗(yàn)內(nèi)容。為活動(dòng)設(shè)立一個(gè)實(shí)際的綠色目標(biāo)，在活動(dòng)中貫徹始終，一定比起一個(gè)簡(jiǎn)單的口號(hào)更能夠打動(dòng)活動(dòng)的受眾。

2.制定綠色實(shí)踐計(jì)劃，一個(gè)完整的綠色實(shí)踐計(jì)劃包括以下內(nèi)容：

確定活動(dòng)的綠色愿景及原則、明確活動(dòng)的綠色目的、制定可量化的目標(biāo)、列明具體行動(dòng)計(jì)劃、確定溝通計(jì)劃、制訂活動(dòng)后的評(píng)估指標(biāo)。

3.指定專門(mén)的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)以上計(jì)劃的實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)。

4.選擇優(yōu)質(zhì)的合作伙伴，并與合作伙伴充分溝通和配合。

這次活動(dòng)的主要場(chǎng)地——國(guó)家會(huì)議中心是2008年北京奧運(yùn)會(huì)帶來(lái)的環(huán)境意義上的寶貴資產(chǎn)之一，場(chǎng)地本身的設(shè)計(jì)理念和大多數(shù)的硬件措施符合甚至超過(guò)客戶的綠色標(biāo)準(zhǔn)，可以說(shuō)，沒(méi)有這些條件，這次大會(huì)的很多需求是無(wú)法滿足的。

5.活動(dòng)后將實(shí)踐的內(nèi)容和結(jié)果形成報(bào)告，并最終形成系統(tǒng)化規(guī)范。

不可否認(rèn)，活動(dòng)是不可取代的傳播形式之一，但活動(dòng)本身會(huì)對(duì)環(huán)境造成負(fù)面影響，這一事實(shí)越來(lái)越多的引起客戶和同行業(yè)的從業(yè)公司的重視。隨著整個(gè)行業(yè)的支持與行動(dòng)，將推動(dòng)上下游相關(guān)行業(yè)的技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用，綠色活動(dòng)的成本會(huì)降低，操作會(huì)更加便利，效果會(huì)更好。

這兩年在中國(guó)舉辦的大型活動(dòng)，無(wú)論是2008年的北京奧運(yùn)會(huì)還是2010年的上海世博會(huì)，都在宣傳和實(shí)踐“綠色”的理念，這說(shuō)明“綠色活動(dòng)”早已成為一種趨勢(shì)。相信不久的將來(lái)，綠色活動(dòng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)將更加完善，綠色將不僅僅是一種潮流和口號(hào)，更會(huì)是我們的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和品牌價(jià)值的一部分，因?yàn)檫@是信諾傳播一直不變的責(zé)任。