淺談如何改進水利工程檔案管理工作

摘要：水利工程檔案既是水利管理部門綜合檔案的重要組成部分，又是記錄和反映水庫安全運行狀況、效益發揮程度的重要史料和證據。水利工程檔案管理水平的高低體現了水利管理部門的整體管理水平，并直接影響水庫在防洪安全、供水安全、生態安全等方面發揮重要作用。文章根據水利工程檔案管理的特點，針對當前的現狀，提出了改進水利工程檔案管理工作的措施。

關鍵詞：水利工程檔案 特點 改進措施

中圖分類號：G270

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)03-180-02

水利工程檔案既是水庫管理單位綜合檔隸不可或缺的組成部分，具有重要的利用價值。又是記錄和反映水庫安全運行及效益發揮的重要史料和證據，在防洪安全、供水安全、生態安全等方面發揮了關鍵作用。水利工程檔案管理水平的高低體現了水庫管理單位的整體管理水平，并直接影響著水庫安全運行狀況和檔案管理工作的優劣。隨著水利工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但是，一些水利I程檔案仍存在著整理速度慢、內容不全、不規范、質量不高等問題。本文分析水利工程檔案管理的特點，并針對當前管理中存在的問題，探討改進水利工程檔案管理工作的一些認識。

一、水利工程檔案管理的特點

1．水利管理單位的綜合檔案一般是指在單位工作活動中形成。上級下發與本單位職能有關并要求貫徹執行的具有一定保管價值的文書，財會、水利、科技和特種載體檔案。其中，水利工程檔案是重要的組成部分．記錄和反映水庫安全運行狀況及擔負著防洪、灌溉和城市供水的重要參考資料和依據。水利工程檔案的真實性和完整性是體現單位綜合管理水平的一個重要方面。

2．水利檔案由水利工程管理部門歸集，一般是先在工程管理部門保存1-2年以后，才移交到單位綜合檔案室，這就涉及到水利工程檔案在工程管理部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。

3．在水庫安全運行管理中，水利工程檔案的內容主要包括以下方面的內容：領導指導類、水文類、水工類、閘門電氣(機械)類、水資源保護類、測繪地質類、科學研究類、規劃設計類、施工竣工類、運行管理類以及生產技術類。這些方面的水利檔案構成了水利工程在建設運行管理過程中形成的各種各樣文檔材料，有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程運行管理的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。

4．隨著我國社會經濟的不斷發展，水庫信息化管理越來越引起各級水庫管理部門和領導的重視，水利檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，歷年的大壩測量數據不僅以打印的紙質形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在對磁性介質檔案的保管要求和相應措施。

二、當前水利工程檔案管理的狀況

1．檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數據記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業務和工程項目的重要依據，也是水庫運行管理體系中的一個很重要的方面。但是。作為相關的領導和工程管理人員，在思想上普遍對水利檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠。在水庫管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的制度來規范日常系統的管理。

2．目前一般水利工程檔案沒有專人負責。一是對水利工程檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關部門主動聯系。二是沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門長期以來各自為政，給檔案的整理歸檔帶采了困難。這對日后的工程管理和維護，以及對新建工程的準備存在不利的影響。

3．水利工程檔案沒有專門的庫房。水利工程檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在管理辦公室?；蚋渌O備儀器堆放一起。有的水利工程資料存放凌亂，有的容易潮濕、破損，本部門管理人員隨意查閱。還有的水利部門因辦公條件有限，存放水利工程檔案的地方其他人員也可以隨意進出，與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠，缺乏檔案資料存放的安全性。難以保證水利工程檔案的真實性和完整性。

三、改進水利工程檔案管理的措施

1．增強管理意識，加強水利工程檔案管理。水利工程檔案管理是直接關系到工程的安全運行及發揮效益，是水利工程運行中不可忽視的重要環節，是衡量單位綜合管理水平的標志之一。單位領導應該提高認識，把檔案管理工作納入整體發展規劃。高度重視水利工程檔案工作。明確領導責任制，建立和完善檔案管理網絡。同時根據單位規模明確專(兼)職人員負責有關文書工作，處理文件的收發、整理、歸擋，并做好水利工程檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2．建立和完善檔案管理制度。當前，單位水利部門的檔案管理人員大多沒有接受過檔案管理知識的專業系統培訓，工程管理部門也沒有具體的檔案管理制度。因此，建立和健全相關的水利工程檔案管理制度，比如：綜合性的規章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛制度，井放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專(兼)職人員的崗位責任制等。從根本上加強水利工程檔案的管理和制度建設。以保障水利檔案的日常管理規范、有章可循。

3．加強水利工程檔案的庫房建設。工程管理部門是單位水庫安全運行管理重中之重，工程管理辦公室是一個相互協作的工作場所，并不合適作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看，檔案庫房和辦公室應該盡量分開，門窗加固，以防盜竊。從檔案安全的角度來看，檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此，保障水利檔案庫房的相對獨立和保密，是單位硬件環境建設的一個重要方面。

4．加強專職人員的配備。隨著水庫信息化管理普遍應用，相應的水利工程檔案資料數量日益龐大，由工程管理人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設的發展要求。應該安排專職人員進行管理，負責水利檔案的日常管理，工程管理電腦系統軟件的日常維護，以及水利部門的日常查詢工作，確保水利工程檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規范性。

5．加強水利電子檔案的管理。水利工程監測數據要經常進行備份保存，系統要進行日常維護和及時升級。年終形成工程測量數據電子檔案存儲在磁性介質或光盤上，根據這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時應當實行雙備份。備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名，并貼上保護封簽，要異地存放一個備份，防止意外事故發生引起整個工程監測數據的毀滅與不可恢復性。同時，保存電子檔案的位置要遠離磁場，注意防磁、防潮、防塵、防火等，定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞而使水利檔案丟失，造成無法挽回的損失。

6．提高管理人員的業務素質。工程管理工作的專業性和檔案管理工作的安全穩定性。要求水利檔案管理人員綜合素質高。業務能力強，并且保持人員的相對穩定。一方面，要求充分認識水利檔案管理工作的重要性，具有腳踏實地、科學嚴謹的工作作風；另一方面，不僅要熟悉水利管理部門的職責，水利檔案的分類，以及不同的文件材料，能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔，還要了解系統的電腦操作等。所以，提高水利檔案管理人員的業務素質，要進行多途徑、多形式的培訓教育，在提高理論知識的同時，注重實際工作能力的培養，多提供參觀學習先進單位的機會，多提供創新實踐的平臺，以不斷提高檔案管理水平。

總之，水利工程檔案管理是加強水庫單位檔案管理建設不可缺少的一個重要方面，在關鍵時刻可以為領導的決策提供可靠的歷史依據。比如，在“羅莎”臺風和“莫拉克”兩次超強臺風中，管理部門就是根據相關的歷史數據，通過臺前、臺中、臺后三個時段的科學合理調度，最大限度地錯峰調蓄，在洪峰最大、下游人民群眾生命財產最危險的時刻全力攔蓄洪水。不僅有效地保護了下游沿途城鎮、村莊的安全，而且最大程度地減少了洪水給下游人民群眾生命財產造成的損失，有效保障了防洪、供水和生態安全；同時，在相關單位的各類業績評價和工程管理考核中，水利工程檔案也越來越體現出它的重要性。所以，根據水利工程檔案管理的特點，改進管理現狀，才能從根本上保證水利工程檔案的安全性和完整性。