加強油田開發企業檔案管理,提高檔案管理水平

摘要：油田開發檔案在油田開發生產建設中起著重要作用。目前油田開發檔案在管理工作中存在著自動化水平不高、收集整理不規范、管理和深度、幅度不夠，生態環境差等問題。要加強檔案的收集和整理、整合檔案資源、加強生態環境建設，電子檔案與紙質檔案共存，加強檔案人員隊伍建設，提高檔案整體管理水平，使檔案工作在油田開發生產建設中發揮更大的作用。

關鍵詞：油田檔案 管理水平 提高

中圖分類號：F270

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)03-184-01

油田企業檔案是油田開發生產、經營活動的原始記錄和重要憑證，是實現油田企業可持續發展的重要組成部分，是油田企業管理的重要內容，是油田企業強化基礎管理、提高企業競爭力、維護自身權益的原始依據，也是維持油田企業正常生產經營活動必不可缺的部分。自油田開發以來，雖然各級、各層領導給予油田開發檔案一定的重視，油田開發檔案也初具規模，現代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進和加強，本文通過對油田開發企業檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使油田開發企業檔案管理更加規范和科學，以便更好地為油田生產建設服務。

一、目前油田開發企業檔案管理中的主要問題

1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠遠達不到網絡化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機，手工檢索和錄入等主要工作方式。

2．檔案收集不規范。在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，有時出現檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業的生產經營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調動頻繁，調動人員總是急著辦手續，檔案人員由于都是熟人關系，只要簽了字，馬上讓其辦理調動手續，而實際上該調動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。

3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發企業的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協調不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協調困難較大。另外，勞資、組織等業務部門還專門設有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。

4．檔案整理不規范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產經營活動分為多個子系統，而基層或部分人員上交檔案出現子系統劃分不準，造成查找一個文件或資料費很長時間。

5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業重大生產經營活動不掌握信息，生產業務不熟，導致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學管理帶來了難度。

6．檔案人員素質有待加強。都認為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術素質上考慮過進人。人員知識結構老化，培訓流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。

7．檔案工作的生態環境問題。檔案存放環境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發會戰初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經多次鑒定，已達不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態環境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節假日無加班工資，沒有與生產科技人員享受同等待遇。

二、措施和建議

1．規范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提。一是公文用紙質量要好，幅度尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發手續；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規范。

2．加強檔案的收集和整理。一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業務部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產經營會議，掌握生產經營動態，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴格獎懲，對于在人事調動過程中丟失資料的要凍結調動手續，追究有關人員的責任。

3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業務部門的檔案室，統一規劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。

4．加強檔案工作的生態環境建設。一是對現有的檔案設施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關科室享受同等待遇，節日加班與一線生產人員享受同等待遇，技術職稱評定與地質、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。

5．電子檔案與紙質檔案共存。設計電子檔案的操作細則達到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實現與檔案管理現代化接軌。

6．進一步加強檔案隊伍建設。加強檔案人員的培訓工作，不光要提高檔案室人員的技術素質，還要提高基層檔案人員的技術素質，培訓要有針對性，要結合具體的案例，豐富檔案管理人員的知識，不光要學習檔案知識，還要學習油田開發的其他門類的知識，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力；要提高檔案管理人員的工作責任心，在檔案管理人員的待遇沒有按照個人的意愿落實之前，該加班的要加班，節假日要保證有值班人員，保證手機暢通，以解決節假日資料檔案查閱的需要。

總之，在新的歷史時期，檔案工作肩負著服務生產，提高油田企業管理水平的重任，各級領導，全體檔案管理人員必須以高度的主人翁責任感重視檔案工作．做好檔案工作，重新審視檔案工作，使檔案工作在油田開發生產建設過程中發揮更大的作用。