企業(yè)集團檔案管理

　　［中圖分類號］Ｇ２７３［文獻標識碼］ Ａ ［文章編號］ １００９ — ２２３４（２０１1）０２ — ０１４７ — ０１
　　
　　企業(yè)集團是一種特殊的企業(yè)組織形式，通常是由若干個大中型企業(yè)以資金聯(lián)結為主的多種聯(lián)結紐帶構成的多層次的企業(yè)集合聯(lián)合體。它是以一兩戶骨干企業(yè)為核心，若干個企業(yè)為成員組成，而且集團內又有核心層、緊密層、半緊密層和松散層之分，使企業(yè)集團檔案管理與其他企業(yè)的檔案管理存在很大程度的不同。主要區(qū)別是：非集團企業(yè)是一個獨立的法人單位，在檔案方面有專門的機構設置，集中統(tǒng)一管理本企業(yè)形成的全部檔案；而企業(yè)集團則是由若干個獨立法人單位組成的，檔案在集中統(tǒng)一管理基礎上，由各個層次的成員企業(yè)分別管理。
　　（一）
　　企業(yè)集團檔案部門是集團組織中最高層的檔案管理機構，它不僅要搞好集團層形成的檔案工作，而且要對其成員企業(yè)的檔案管理實行指導和監(jiān)督。在組織機構和領導體系上，實行統(tǒng)一領導，統(tǒng)一制度，集中管理的企業(yè)檔案管理體制。在集團內部，發(fā)揮其應有的宏觀調控能力，這也是在新的歷史時期企業(yè)集團檔案工作所獨有的管理形式。
　　目前，企業(yè)集團檔案工作管理大體可歸納三種類型：一是在集團辦公室設專（兼）職人員管理集團檔案，并負責對集團內部成員企業(yè)的檔案管理進行指導和監(jiān)督；二是集團明確由該集團核心企業(yè)代表集團行使管理檔案工作的職能，分別管理集團檔案和本企業(yè)檔案，并對集團內部成員企業(yè)的檔案管理負責監(jiān)督和指導；三是企業(yè)集團在管理自身檔案的同時，只負責對緊密層企業(yè)的檔案進行監(jiān)督指導，而不抓半緊密層和松散層企業(yè)的檔案管理。
　　企業(yè)集團一般都是根據(jù)集團內成員企業(yè)的數(shù)量、分布狀況、行業(yè)異同來確定檔案的管理形式。
　　（二）
　　企業(yè)集團檔案有廣義和狹義之分。廣義講，集團檔案是指集團及其所有成員企業(yè)檔案的總稱；狹義的講，集團檔案是指集團最高層自組建以來本身形成的那一部分檔案，我們通常講的是狹義的集團檔案，它區(qū)別于其成員企業(yè)的檔案。
　　企業(yè)集團雖然成立的時間都比較短，形成的檔案也遠遠少于集團中成員企業(yè)的檔案，但需要引起人們注意的是集團檔案不能與任何一個核心企業(yè)的檔案視為一個全宗，否則就混淆了集團檔案與核心企業(yè)檔案二者之間的關系。
　　企業(yè)集團雖然不是獨立的法人單位，但它是企業(yè)組織形式中的首腦機關，在調控其成員企業(yè)生產活動經營中，形成了不少的文件材料，這些材料不屬于某個成員企業(yè)。因此，企業(yè)集團本身形成的檔案應構成一個獨立的全宗存在，而企業(yè)集團成員企業(yè)各自都是獨立的法人單位，其檔案也應該成為一個獨立的全宗而分別管理。
　　（三）
　　地方檔案行政管理部門要抓好整個企業(yè)集團檔案管理工作，必須充分調動企業(yè)集團的龍頭作用。通過企業(yè)集團組織去抓好自身的和成員企業(yè)的檔案管理工作，使其帶動整個企業(yè)集團檔案工作的發(fā)展和提高。
　　當前，轉變觀念增強成員企業(yè)檔案管理的自主性，是企業(yè)集團內成員企業(yè)需要解決的首要問題。隨著企業(yè)改制的不斷深化，政府部門直接管理企業(yè)已成昨天，地方檔案行政管理部門也不能具體的去負責每一個集團內成員企業(yè)的檔案管理，其重點要放在集團檔案工作的宏觀管理上，做到職責分清，這也是現(xiàn)代經濟形勢下檔案行政管理部門職能的一個轉變。成員企業(yè)在企業(yè)集團中必須擺正自己的位置，適應在企業(yè)集團統(tǒng)一領導下，開展檔案工作這一形勢發(fā)展的需要，接受本集團或核心企業(yè)的監(jiān)督指導，分清層次，自主管理本企業(yè)的檔案，使成員企業(yè)檔案工作的管理，在集團的統(tǒng)一領導下，形成一個有機的整體。
　　企業(yè)集團應堅持檔案集中統(tǒng)一的管理原則，在檔案管理上實行成員企業(yè)分層次綜合管理。“集中統(tǒng)一管理”是指企業(yè)集團要統(tǒng)一檔案管理制度和標準，由企業(yè)集團公司對集團內部檔案工作進行統(tǒng)一領導、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，負責對集團內各類檔案的統(tǒng)一管理。各二級核算單位在企業(yè)集團的領導、監(jiān)督、指導下，具體負責其所在范圍內形成的各種文件材料的形成、積累、歸檔和有關檔案的分級保管工作。但在檔案實體管理上，不宜采取集團及成員企業(yè)檔案集中管理，而應由集團內各成員企業(yè)綜合管理各自形成的檔案。
　　（四）
　　企業(yè)集團檔案管理工作未來發(fā)展趨勢是，要不斷地對成員企業(yè)開展多種形式的培訓、講座和行業(yè)性交流活動，提高企業(yè)檔案工作者的綜合素質。要在集團內部自上而下建立起網(wǎng)絡化的檔案管理體系，并充分利用現(xiàn)代化的管理方式和手段，達到提高效率，降低成本，節(jié)省人力的目的，以適應企業(yè)集團檔案管理工作跨行業(yè)、跨地域的發(fā)展需求。要把檔案作為一種信息資源納入到企業(yè)集團全部戰(zhàn)略資源之中進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一調配，有效地整合集團資源優(yōu)勢，最快地輸出決策輔助信息，進而幫助企業(yè)在市場競爭中獲取最大的優(yōu)勢。
　　總之，企業(yè)集團檔案管理要以企業(yè)集團檔案部門為紐帶，建立至上而下的檔案管理網(wǎng)絡，使企業(yè)集團成員中的核心層企業(yè)、緊密層企業(yè)、半緊密層企業(yè)和松散層企業(yè)的檔案管理，嚴格遵循企業(yè)集團形成的各項檔案管理規(guī)章制度，并有組織、有計劃地開展集團內部成員企業(yè)間的交流活動。而行業(yè)性企業(yè)集團工作性質、條件、環(huán)境都十分相近，交流的經驗更切合實際，共同語言更多，便于成員企業(yè)的檔案工作在學習交流和實踐中自我發(fā)展自我完善。