論新形勢下做好高校學(xué)籍檔案管理的思考

　　學(xué)籍檔案不僅能反映學(xué)生的來源、去向、層次、學(xué)校的發(fā)函等，還能反映出學(xué)校管理工作的能力。因此，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理工作，維護(hù)好學(xué)籍檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性，對(duì)教育質(zhì)量和管理水平的提升都有重要作用。
　　一、當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中存在的問題
　　1．教育的快速發(fā)展增加了學(xué)籍管理的難度
　　隨著我國高等教育的快速發(fā)展，各個(gè)高校不斷的擴(kuò)招，學(xué)生的人數(shù)也在快速的上漲，同時(shí)，高校中學(xué)生的生源結(jié)果演變得更加復(fù)雜化、多樣化，造成高校中的教室、多媒體等先進(jìn)設(shè)備教學(xué)資源逐漸緊張起來，一定程度上增加了高校對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的難度。
　　2．學(xué)校與各系之間的關(guān)系、工作不協(xié)調(diào)
　　在當(dāng)前高校中，隨著學(xué)生的增加，學(xué)籍管理工作變得繁瑣重要。要想做好對(duì)學(xué)籍管理工作，需要管理人員與班主任、教師等之間形成良好的配合，因?yàn)椋芾韺W(xué)籍檔案工作牽涉到學(xué)校各個(gè)方面，并不是教務(wù)處一個(gè)部門就能完成的，因此，要處理好學(xué)校、各系之間的銜接工作，明確其責(zé)任。高校為了保證學(xué)籍檔案的管理工作質(zhì)量，就必須要加強(qiáng)學(xué)校、各系管理人員之間的配合、銜接。
　　3．管理學(xué)籍的手段落后且部分管理人員忽略使用電子注冊(cè)學(xué)籍檔案
　　學(xué)籍檔案管理工作本身就比較繁瑣、信息量較大，加之當(dāng)前很多高校并沒有建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，使得大量數(shù)據(jù)在操作中易出錯(cuò)，導(dǎo)致學(xué)籍管理工作效率低下，不能保證其管理質(zhì)量。電子注冊(cè)屬于一種現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段。利用電子注冊(cè)不僅能加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理，還能規(guī)范管理工作，杜絕違規(guī)操作出現(xiàn)。但目前很多高校中的管理人員對(duì)電子注冊(cè)不夠重視，始終認(rèn)為利用電子注冊(cè)增加了工作量，造成該制度在實(shí)施上始終處于被動(dòng)狀態(tài)。
　　4．出現(xiàn)造假的學(xué)籍檔案
　　由于社會(huì)的現(xiàn)實(shí)性、復(fù)雜性，以及社會(huì)上的不正之風(fēng)、工作上的疏漏等不良行為，造成高校學(xué)籍出現(xiàn)了造假的現(xiàn)象，不論多少，假學(xué)籍都直接、嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，并且還失去了檔案作為參考、憑證的真正價(jià)值。高校為了學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)，在檔案內(nèi)不寫不及格科目、處分等，在檔案上私造獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容等。由于這種假象造成人們對(duì)學(xué)籍檔案產(chǎn)生不信任、懷疑的態(tài)度，嚴(yán)重影響了真實(shí)學(xué)籍檔案的利用率。
　　二、新形勢下加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考
　　1．注重并加強(qiáng)學(xué)籍管理意識(shí)和工作
　　學(xué)籍檔案直接關(guān)系著學(xué)生的切身利益，對(duì)學(xué)籍檔案的管理工作本身就具有很強(qiáng)的政策性。各個(gè)高校必須將學(xué)籍管理視為教育管理工作的一個(gè)重要組成部分，不論在人力、財(cái)力，還是物力上都要加大投入，積極開發(fā)先進(jìn)的管理軟件，組織管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、研討。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)管理制度的宣傳，在校內(nèi)積極倡導(dǎo)電子注冊(cè)的重要性和必要性，通過網(wǎng)上查詢、公布欄等形式讓管理人員了解學(xué)籍檔案的管理制度和電子注冊(cè)政策。
　　2．加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部、各系部之間的有效溝通和配合
　　當(dāng)前各個(gè)高校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，進(jìn)一步加深對(duì)教學(xué)管理的改革，高校為了適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求，在管理方面必須積極地加強(qiáng)學(xué)校、系部之間的學(xué)籍管理體系。各高校內(nèi)的教務(wù)處作為管理學(xué)籍檔案的主要職能部門，在學(xué)籍檔案管理的整個(gè)過程中始終是起著指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和監(jiān)督的作用，并且在負(fù)責(zé)管理方面需要制定相關(guān)的規(guī)章制度等。學(xué)校內(nèi)的各系部是實(shí)施這些管理工作的主體。各系部在實(shí)施具體的管理工作中，必須按照教務(wù)處所制定的學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度、工作的要求、流程進(jìn)行操作，將被動(dòng)工作變成主動(dòng)工作，責(zé)任到人，仔細(xì)地做好每一階段的管理工作，促使學(xué)籍檔案管理工作的完善性、規(guī)范性。通過學(xué)校、各系部之間的有效溝通和配合，統(tǒng)一觀念，明確職責(zé)，在學(xué)籍檔案管理上形成良好的運(yùn)行機(jī)制，有效地提升教學(xué)管理質(zhì)量。
　　3．有效地利用網(wǎng)絡(luò)化管理提升學(xué)籍檔案管理水平
　　在高校內(nèi)利用網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)，建立一套完善的、科學(xué)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，不但促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的有效進(jìn)行，而且還能將電子注冊(cè)制度更好地運(yùn)用于學(xué)籍檔案管理中。隨著學(xué)校的擴(kuò)大、現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以往傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下高校發(fā)展的需求。因此，借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，特別是要注重校內(nèi)網(wǎng)對(duì)全校學(xué)籍檔案所進(jìn)行的管理，可有效地提高工作質(zhì)量和效率，促使管理的科學(xué)性、規(guī)范性。例如將學(xué)生的人數(shù)、基本信息、成績等利用網(wǎng)絡(luò)資源的共享作用，以方便全校的師生及時(shí)查詢，同時(shí)還能加強(qiáng)各部門之間的交流、溝通，有助于校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)、各部門及時(shí)的掌握學(xué)生的情況。
　　4．樹立以生為本的管理理念，做好學(xué)籍電子注冊(cè)工作
　　要促進(jìn)高等教育對(duì)在校生管理的全程化、信息化、規(guī)范化，實(shí)施學(xué)籍電子注冊(cè)管理制度顯得尤為重要。電子注冊(cè)并非是單純性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，而是將學(xué)生的基本信息、身份證號(hào)、證書編號(hào)等信息統(tǒng)一記錄、總結(jié)，若在記錄中出現(xiàn)一個(gè)小錯(cuò)誤都有可能對(duì)學(xué)生以后的畢業(yè)、就業(yè)等造成嚴(yán)重的影響。因而，從事學(xué)籍電子注冊(cè)管理的工作人員，不僅要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要樹立以生為本的現(xiàn)代化的管理理念，一切從學(xué)生出發(fā)，所做的一切只為學(xué)生。始終堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，認(rèn)真的核對(duì)信息，確保學(xué)籍電子注冊(cè)信息的真實(shí)、可靠、無誤。