電子文件歸檔管理方法探討

　　隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，電子文件成為現(xiàn)代社會(huì)信息資源的重要組成部分。在這種新形勢下，充分認(rèn)清電子文檔管理的現(xiàn)狀與存在的主要問題，采取科學(xué)可行的措施加強(qiáng)電子文件的管理，提高電子資源的利用率，意義十分重大。
　　一、電子文檔管理現(xiàn)狀與存在的主要問題
　　電子文件的管理與傳統(tǒng)文件相比，在管理概念、形式、方法上有很大的差異。我國電子文件管理的現(xiàn)狀大大落后于電子文件的產(chǎn)生與發(fā)展，各地的發(fā)展也極不平衡。可以說，我國的電子文件管理仍不夠成熟，處于初探實(shí)踐階段。目前的主要狀況是：
　　（一）電子文檔管理有待于進(jìn)一步規(guī)范。在具體管理實(shí)踐中，傳統(tǒng)文件的管理如管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方法、著錄格式、保管條件等，都有相應(yīng)而且統(tǒng)一的國家和地方部門的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，但由于出臺(tái)時(shí)間較長，當(dāng)時(shí)科技發(fā)展和思想認(rèn)識(shí)的局限，往往難以適用于電子文件的管理。如何針對電子文件管理的要求，制定一系列能長久適用的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，就顯得非常必要。但由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，對設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，而計(jì)算機(jī)軟硬設(shè)備技術(shù)的發(fā)展又是日新月異。當(dāng)前，電子文件管理仍無章可循，無標(biāo)準(zhǔn)可依，處于各行其是的狀態(tài)。
　　（二）電子文件管理處于可有可無狀態(tài)。目前在我國的很多部門，辦公自動(dòng)化僅處于事務(wù)級(jí)階段，計(jì)算機(jī)只起打字機(jī)作用，形成的電子文件只能稱為草稿性電子文件。就文件管理而言，主要是將電子文件打印成紙質(zhì)文件后對紙質(zhì)文件的管理，而針對電子文件的規(guī)范管理幾乎未曾進(jìn)行，往往是存儲(chǔ)在硬盤中的文件被隨意修改、刪除；拷貝成軟盤的電子文件散落在計(jì)算機(jī)操作人員、設(shè)計(jì)人員手中，沒有系統(tǒng)地收集整理。所以，電子文件常常自生自滅，處于可有可無的散亂狀態(tài)，隨時(shí)間的流失逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，電子文件的多用途快速檢索、傳遞及同時(shí)滿足多用戶等優(yōu)越性得不到充分體現(xiàn)，造成很大的資源浪費(fèi)。
　　（三）電子文件管理系統(tǒng)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。管理系統(tǒng)功能不一、模式不一。很多單位從本單位出發(fā)研制各自的文檔一體化管理系統(tǒng)，由于缺乏必要的統(tǒng)一技術(shù)指導(dǎo)，存在各系統(tǒng)功能不一、模式不一的狀況，這必將會(huì)影響將來全國性的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。由于保證電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性的技術(shù)要求依舊未解決，很多電子文件的法律效力尚不明確。有些計(jì)算機(jī)文檔一體化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就存在一些功能缺陷，如電子文件實(shí)現(xiàn)無紙化，或只設(shè)計(jì)邏輯歸檔功能，這將給文件法律效用、安全保管和合法存取的監(jiān)控帶來難題，而一旦網(wǎng)絡(luò)受到病毒攻擊或因其他原因被毀壞，文件丟失難以避免。因而，在設(shè)計(jì)文檔管理一體化功能時(shí)，應(yīng)根據(jù)這些因素及存在的缺陷，設(shè)有物理歸檔的功能。
　　二、加強(qiáng)電子文件歸檔管理對策
　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，由于計(jì)算機(jī)普及程度、技術(shù)環(huán)境的不同，以及對電子文件管理重視程度的差異，目前我國的電子文件管理還處于自行摸索階段，造成管理形式、方法的多樣性，各種管理狀況并存。筆者認(rèn)為，加強(qiáng)電子文件歸檔管理應(yīng)當(dāng)著重從以下幾個(gè)方面努力。
　　（一）電子文件的收集與整理。電子文件的收集范圍，按公司關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電mG9rUHL7DXzyKFDkCGkRAQU+NV276oIO9DOyHGnnrUo=子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，由部門領(lǐng)導(dǎo)確定是否保留。保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
　　（二）紙質(zhì)文件與電子拷貝雙重備份的管理。這種方式就是將電子文件用可脫機(jī)保存的載體備份下來，以紙質(zhì)與磁盤（光盤、磁帶）制成雙重備份，分別歸檔管理，但保持一定聯(lián)系。目的是：利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決電子文件的易變動(dòng)、易修改的問題，達(dá)到其法律效用；利用磁盤光盤將機(jī)上的電子文件轉(zhuǎn)換格式，或改變結(jié)構(gòu)進(jìn)行必要組盤（按一定的規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤、磁帶載體，進(jìn)行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和元數(shù)據(jù)），以保留電子文件在檢索、傳輸、存儲(chǔ)方面的優(yōu)點(diǎn)，從而高效、方便地滿足對文件信息的利用。很多擁有大量電子文件，意識(shí)到電子文件的特殊價(jià)值，但又缺乏完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的單位往往采用這種方式。這種方式可以對電子文件的信息起到很好的保護(hù)作用，在目前不失為一種較好的解決方法。
　　（三）計(jì)算機(jī)文檔一體化管理。該方法是將檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作與管理，即把規(guī)范化管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成、收集等過程，將電子文件與電子檔案管理統(tǒng)一起來，充分發(fā)揮電子文件在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中便于檢索、傳遞、利用的特點(diǎn)，對電子文件進(jìn)行規(guī)范的檔案管理。這主要是利用文件檔案管理一體化的應(yīng)用軟件和各種硬件設(shè)備建立的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)：對電子文件歸檔進(jìn)行前端控制，即整個(gè)系統(tǒng)控制著文件的產(chǎn)生、管理與處置，文件將在信息系統(tǒng)內(nèi)被收集、組織、編目、存儲(chǔ)，大大方便了電子文件信息的利用，極大地發(fā)揮了電子文件的優(yōu)點(diǎn)。