淺談企業(yè)數(shù)字化檔案館的開發(fā)與應(yīng)用

　　企業(yè)數(shù)字化檔案館是以計算機(jī)及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起來的檔案工作平臺，它功能強(qiáng)大，操作簡便。中原油田于2009年12月開發(fā)出中原油田數(shù)字化檔案館系統(tǒng)并投入使用。本文以中原油田數(shù)字化檔案館系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用為例，淺談企業(yè)數(shù)字化檔案館的開發(fā)和應(yīng)用。
　　
　　1　領(lǐng)導(dǎo)決策
　　
　　中原油田的檔案管理部門設(shè)一個中心檔案館，5個專業(yè)分館和23個檔案室，檔案管理人員199名，管理著全油田的133個檔案全宗，有黨群、行政管理、經(jīng)營管理、油氣勘探開發(fā)、職工檔案等13個種類，至2009年底，庫藏紙質(zhì)檔案1539580卷，底圖841071張，其他載體檔案158000萬多盒，資料427962冊。中原油田檔案部門現(xiàn)有計算機(jī)128臺，服務(wù)器2臺，計算機(jī)及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施基本滿足建設(shè)數(shù)字化檔案館的要求。油田檔案部門在檔案數(shù)字化管理方面也做了前期工作，先后自行開發(fā)了“單機(jī)版”檔案管理軟件，建立了網(wǎng)站和開發(fā)應(yīng)用了“網(wǎng)絡(luò)版”檔案管理軟件，這些工作為油田建設(shè)數(shù)字化檔案館奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。2008年，油田領(lǐng)導(dǎo)審時度勢作出決策，在檔案數(shù)字化管理方面，要建設(shè)“國內(nèi)一流的數(shù)字化檔案館”，并成立了數(shù)字化檔案開發(fā)應(yīng)用小組。
　　
　　2　前期調(diào)研
　　
　　為了把中原油田數(shù)字化檔案館建成“國內(nèi)一流的數(shù)字化檔案館”，油田數(shù)字化檔案館開發(fā)小組先后考察了國內(nèi)同行業(yè)勝利油田、茂明石化、上海市、寶鋼等單位的數(shù)字化檔案館，吸取了他們在數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使中原油田數(shù)字化檔案館建設(shè)少走彎路，加快了開發(fā)應(yīng)用進(jìn)程。
　　
　　3　選擇適當(dāng)?shù)拈_發(fā)模式和合適的合作開發(fā)伙伴
　　
　　數(shù)字化檔案館開發(fā)有三種模式：一是檔案部門獨(dú)立自主開發(fā)；二是檔案部門與專業(yè)的軟件公司聯(lián)合開發(fā)；三是購買軟件公司現(xiàn)成的數(shù)字化檔案館軟件。這三種數(shù)字化檔案館的開發(fā)應(yīng)用模式的優(yōu)缺點(diǎn)各有千秋，中原油田數(shù)字化檔案館開發(fā)應(yīng)用小組經(jīng)過權(quán)衡，決定采用第二種開發(fā)應(yīng)用模式，走與專業(yè)的軟件公司聯(lián)合開發(fā)的道路，這樣，既能享受數(shù)字化檔案館最先進(jìn)的管理軟件，又能使開發(fā)出來的數(shù)字化檔案館系統(tǒng)適合中原油田檔案管理的實(shí)際情況，還能減少數(shù)字化檔案館的開發(fā)應(yīng)用時間。目前，國內(nèi)能夠研發(fā)數(shù)字化檔案館系統(tǒng)的軟件公司有許多，經(jīng)過篩選，中原油田數(shù)字化檔案館開發(fā)應(yīng)用小組選擇了在數(shù)字化檔案館研發(fā)方面技術(shù)優(yōu)勢較強(qiáng)、在業(yè)內(nèi)享有較好聲譽(yù)的北京量子偉業(yè)公司作為合作開發(fā)伙伴，北京量子偉業(yè)公司專門成立了中原油田數(shù)字化檔案館項目部，與油田數(shù)字化檔案館開發(fā)應(yīng)用小組一起開發(fā)數(shù)字化檔案館。
　　
　　4　軟件開發(fā)與應(yīng)用
　　
　　中原油田數(shù)字化檔案館開發(fā)應(yīng)用小組根據(jù)油田檔案工作的特點(diǎn)，調(diào)查出了中原油田數(shù)字化檔案館系統(tǒng)的功能要求，并與北京量子偉業(yè)公司的中原油田項目部一起制定出中原油田數(shù)字化檔案館系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用方案。中原油田數(shù)字化檔案館系統(tǒng)的開發(fā)，是在北京量子偉業(yè)公司已經(jīng)成熟的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了二次開發(fā)，二次開發(fā)的功能達(dá)30％至40％。中原油田數(shù)字化檔案館系統(tǒng)的開發(fā)工作2009年3月份啟動，10月份研制成功。中原油田數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)包括中原油田檔案信息門戶網(wǎng)站、中原油田數(shù)字化檔案館兩部分。門戶網(wǎng)站包括工作動態(tài)、網(wǎng)上展廳、文件快遞、檔案利用、服務(wù)指南等十五個板塊。檔案管理系統(tǒng)包括系統(tǒng)管理、個人維護(hù)、待辦事宜、檔案管理、數(shù)據(jù)打包等十一個子系統(tǒng)。數(shù)字化檔案館系統(tǒng)還可與油田行政辦公室0A系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)0A系統(tǒng)電子文件向數(shù)字化檔案館系統(tǒng)自動歸檔。從業(yè)務(wù)范圍上覆蓋立卷歸檔、整理編目、檔案保管、價值鑒定、檔案統(tǒng)計和借閱利用等全部環(huán)節(jié)，從用途上涵蓋數(shù)據(jù)錄入、計算機(jī)組卷、案卷調(diào)整、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表輸出、安全管理、系統(tǒng)維護(hù)等方面，從應(yīng)用范圍上覆蓋了全油田的所有檔案部門和相關(guān)業(yè)務(wù)職能部門。數(shù)字化檔案館系統(tǒng)研制成功后，經(jīng)測試，各項技術(shù)指標(biāo)均達(dá)到設(shè)計要求。
　　為了應(yīng)用好數(shù)字化檔案館系統(tǒng)，中原油田檔案部門規(guī)范了組織機(jī)構(gòu)名稱、用戶名稱，統(tǒng)一了各門類檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作人員正在將庫藏檔案轉(zhuǎn)入數(shù)字化檔案館系統(tǒng)。中原油田庫藏全部檔案卷級各文件級數(shù)據(jù)已經(jīng)建成，檔案工作人員正在這些數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入數(shù)字化檔案館系統(tǒng)。中原油田數(shù)字化檔案館系統(tǒng)的開發(fā)成功并投入使用，使中原油田檔案管理水平在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛