境外檔案業務指導的探討

　　1　境外檔案業務指導的困難與挑戰
　　
　　檔案業務指導，是檔案專業人員對該行政轄區各立檔單位移交檔案時進行的業務指導工作。而對境外公司形成檔案的業務指導，對檔案部門和檔案專業人員來說，既是一種發展機遇，也是一種嚴峻的挑戰。
　　
　　1.1　境外公司業務指導的困難性。中原油田檔案處是“專業化管理、區域性服務”的檔案管理體制，油田各二級單位都有檔案室。在境內，業務指導可以利用電話，也可以去現場指導。而境外公司就有所不同，由于地域的限制，檔案業務人員不去境外公司實地指導，就不了解各境外公司所產生的文件材料，就無法對境外公司進行業務指導；不了解各境外公司所在國家的國情，就無法理解油田工作人員所面臨的困難，檔案業務人員就無法實施對境外公司檔案的業務指導。離開了業務指導工作，檔案工作勢必陷入各行其是的無序狀態，對檔案工作的健康發展不利。
　　
　　1.2　境外公司業務指導的特殊性。境內各二級單位都有固定的兼職檔案員，檔案業務人員開展業務指導工作比較方便，并且很有成效。而境外公司的工作人員，分布在各個不同的國家，換班流動性大，且一人多崗，檔案業務人員無法有針對性地進行業務指導，影響了境外檔案工作的進度。
　　
　　1.3　缺乏境外檔案的相關制度。隨著境外公司各項目的不斷發展，給檔案工作帶來了許多新的內容。檔案業務指導工作深入調查研究，提出前瞻性對策，制定新標準或規范來解決檔案工作中的一些新問題還做得不夠，特別是對重點項目的業務指導欠主動性，未能與境外公司的發展情況相適應。因此，加快檔案業務指導工作的相關制度勢在必行。
　　
　　2　解決問題的思路與對策
　　
　　2.1　開展境外檔案工作調研。要做好境外檔案業務指導工作，首先，要全面、深入地了解境外公司產生的文件材料情況，做到心中有數。然后，必須認真細致地對境外公司的檔案工作進行調研。調研可以采取書面調研與實地調研相結合的方法，大范圍地了解情況，同時，有重點地選擇一些油田境外公司進行實地查看。例如，在2008年底，以集團公司為首的駐外機構檔案管理調研組，到位于阿聯酋迪拜吉布阿里自由區的中原石油勘探局中東石油工程公司，現場檢查了該公司的檔案管理情況。實踐證明，通過此次實地工作調研，業務指導起到了決定性的作用，境外公司領導加強了對檔案管理工作的重視，完善了各類檔案的目錄。2009年，該公司將2001年至2005年形成的會計檔案運回國內，交油田檔案室統一管理。
　　
　　2.2　規章制度有保證。要建立境外檔案業務指導工作的相關制度，保證檔案業務指導工作有規可依，順利進行。在境內，有《外經貿檔案管理細則》、
　　《對外經濟貿易總公司文件材料歸檔制度》等相關制度。在境外，有《中國石油化工集團公司駐外機構檔案管理規定(試行)》等相關規章制度。以中原油田為例，外經貿總公司針對境外公司下達了《關于合同存檔及市場開發額考核確認的通知》的文件，這個文件要求各境外公司把簽訂的所有合同及時移交檔案室，并把合同存檔同市場開發額考核確認掛鉤?，F在，有的方面已經建立相關制度，但是，還要監督和指導完善境外檔案工作。
　　
　　2.3　研究境外檔案業務指導的工作方法。要做好境外業務指導工作，檔案業務人員還必須認真研究這項工作的特點和規律。檔案人員大多數是通過總公司的“業務往來”，對境外公司的兼職檔案員進行網上業務指導。不同的國家、不同的人員基礎、不同的發展水平，業務指導工作的方式方法是不同的。于是，每當公司有人出國、回國時，檔案業務人員主動到各個部門，及時與從國外換班回來的工作人員聯系，了解各境外公司的檔案管理現狀和檔案進展情況。倘若簡單化、“一刀切”，是起不到業務指導工作作用的。所以，要根據境外公司各自的特點，實行分步驟、有針對性的指導。
　　
　　2.4　提高境外公司工作人員業務銜接工作的能力，讓他們從工作中的小事做起，樹立檔案意識，加強對檔案重要性的認識，促進各境外公司業務工作的交流，從而提高本公司的檔案工作水平。
　　此外，還要加強油田檔案業務指導隊伍建設，檔案業務人員為此不斷地創新改進，根據各境外公司的實際情況，制定出最適合本公司的業務指導方法，把檔案工作做到最