信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

　　信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)正逐漸成為政府、企業(yè)信息管理的支撐平臺。對檔案管理而言，各類組織運(yùn)行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，需要我們?nèi)ド钊胨伎肌Ｍ瑫r(shí)，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用普及，信息服務(wù)逐漸從初級服務(wù)向?qū)I(yè)化方向演化，從現(xiàn)場服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)轉(zhuǎn)化。而檔案部門信息服務(wù)的傳統(tǒng)模式已越來越難以滿足開放化的信息需求，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的要求。如何通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供檔案服務(wù)，并加強(qiáng)檔案事務(wù)管理，是每一個(gè)檔案管理人員應(yīng)該思考的問題。下文即談?wù)劰P者對檔案管理和利用網(wǎng)絡(luò)做好檔案服務(wù)的一窺之見。
　　
　　1　電子文件的長久保存和長期可用
　　
　　人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為“電子文件”。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要有三個(gè)問題：一是電子文件復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，給電子文件的長久保存帶來困難；二是電子文件的法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題；三是數(shù)字化信息是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于源數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)，才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。
　　歸納來講，目前，解決電子文件真實(shí)性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：
　　(1)通過法規(guī)約束電子文件格式種類，盡可能地選擇比較通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類的繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。
　　(2)通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)等方式。
　　(3)提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯Α鬟f和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。目前，電子文件載體主要是光盤，其特點(diǎn)是記錄密度高，存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度快，易保存。尤其是cD R和DVD R光盤，這種類型的光盤是只讀一次式，可以確保存檔文件不被修改，保證了記錄的可靠性。但是，要建立存檔光盤長期可讀的管理機(jī)制。
　　(4)分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況等。
　　
　　2　多種類型數(shù)字化信息的檔案化
　　
　　數(shù)字化信息復(fù)雜多樣，其檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累積存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)性的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。
　　導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：
　　(1)與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)方法體系和業(yè)務(wù)流程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考。而數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。
　　(2)非文本型數(shù)據(jù)。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。但這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，如不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴(yán)重的損失。
　　(3)網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的web文件存在于流動的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，值得深入研究。
　　我們一方面要積極探索數(shù)字化文件的歸檔方法和歸檔流程；另一方面，要做好數(shù)字化文件的甄選確定，避免盲目歸檔，造成人力、物力的浪費(fèi)。
　　
　　3　雙套制
　　
　　這里所說的“雙套制”問題，主要是指同一內(nèi)容而兩種不同載體(紙質(zhì)和數(shù)字)的檔案文件是否都要同時(shí)保存的問題。
　　電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)。電子檔案具有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，但也存在安全性問題，如，原稿易于篡改而無法識別，沒有確定的法律地位，對軟硬件依賴大，影像記錄的穩(wěn)定期限不長等問題。紙質(zhì)檔案雖有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便。
　　針對以上優(yōu)缺點(diǎn)，筆者充分肯定“雙套制”。但在如何實(shí)施“雙套制”的管理上，考慮人力物力財(cái)力，筆者認(rèn)為：一方面，新接收檔案，必須要求各機(jī)關(guān)檔案部門移交符合要求的雙套檔案；另一方面，原有檔案，僅需對具有永久保存價(jià)值的檔案和部分年代久遠(yuǎn)需搶救的珍貴檔案實(shí)施數(shù)字化，并實(shí)行雙套制保存。
　　
　　4　建立檔案館(室)網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)
　　
　　隨著各單位互聯(lián)網(wǎng)的建立，檔案部門將可以充分利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
　　目前，國內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如，輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案館(室)與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。
　　
　　5　建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
　　
　　檔案館(室)與單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在單位檔案館(室)，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)所有歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密的電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
　　利用電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線錄入的電子文件傳輸，管理系統(tǒng)自動判斷此條數(shù)據(jù)為冗余數(shù)據(jù)，在原文數(shù)據(jù)庫中的某一字段標(biāo)記為重復(fù)，系統(tǒng)只接收不同的電子文件，不再接收新的原文，從而節(jié)約電子文件中心大量的存儲空間，對于政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的帶寬占用率也很小。通過解決電子檔案采集、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、電子檔案海量存儲等關(guān)鍵問題，進(jìn)一步提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
　　
　　6　建立電子文件的自動上傳收集機(jī)制
　　
　　“收集難，收集電子文件更難”，這是多數(shù)從事檔案收集工作人員的共識。電子文件收集難問題與檔案管理計(jì)算機(jī)化和檔案信息數(shù)字化的深入開展以及人們對電子檔案利用需求之問的矛盾也越來越突出。從某種意義上說，電子文件收集難的問題已成為影響檔案工作持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展的軟肋，成為影響檔案工作現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的瓶頸。尤其是目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。
　　與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，一方面，各企事業(yè)單位建立完善各項(xiàng)規(guī)章制度，將電子文件的形成處理、收集積累、整理歸檔、保管利用等工作納入相關(guān)部門或人員的崗位職責(zé)，實(shí)行全過程監(jiān)督、控制和數(shù)據(jù)保全，確保電子文件的完整、真實(shí)、有效，防止電子文件因其技術(shù)、運(yùn)作管理等原因造成損失和失泄密；另一方面，檔案部門要改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。
　　
　　7　開展在線服務(wù)
　　
　　傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化。現(xiàn)在，人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
　　檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資訊服務(wù)。
　　
　　8　開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)
　　
　　隨著改革開放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。各檔案館(室)需要適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，建立現(xiàn)行文件的收集網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)中心，做好現(xiàn)行文件資料的接收工作和閱覽服務(wù)。
　　最后，作為我國的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極吸取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。加強(qiáng)檔案服務(wù)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享；加強(qiáng)對利用者需求的調(diào)研和預(yù)測，開展特色性服務(wù)等手段，更好地利用網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)新檔案服