電力工程建設總承包項目全過程檔案管理

　　1確定工程總承包檔案管理的工作思路
　　通過調研，我們認為，電力工程建設總承包項目檔案真實地記錄和反映了勘察、設計、施工、采購、試運行等工程建設的全過程，是各方按照合同約定保證工程質量、進度、造價符合要求的見證，是竣工移交生產(chǎn)后，正常運行、檢修、維護、改造等工作的基礎。因此，做好工程總承包檔案管理工作十分重要。
　　作為工程總承包方，在檔案資料的移交與管理上，要體現(xiàn)“顧客至上”的理念，為業(yè)主提供方便。工程總承包檔案在文件資料的來源、文件材料的形成、范圍及涉及的參建單位、職責、檔案的分類和編目等方面，與勘測設計檔案管理相比有很大的不同。
　　
　　2工程總承包檔案工作全過程的管理
　　2.1項目前期準備階段預先謀劃。自工程立項開始，總承包單位就應將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程，著手開展檔案文件材料的收集、積累和整理工作。制定工程檔案工作的初步計劃，明確檔案工作管理體制，主管領導、歸檔標準、質量和進度要求、組織和經(jīng)費等內容。建立檔案工作組織機構，配備工作人員。建立健全檔案工作制度，制定檔案管理的有關業(yè)務規(guī)范和辦法，使各施工、監(jiān)理單位以及總承包單位各部門有據(jù)可依，并將竣工文件編制工作水平作為選擇施工、監(jiān)理單位的依據(jù)之一。
　　2.2項目開工時統(tǒng)一標準。工程開工時，總承包單位應及時與業(yè)主方取得聯(lián)系，共同商議工程項目文件材料的收集范圍、整理的標準和質量要求、檔案的移交等事宜，并以書面形式明確下來。同時，要求各參建單位明確檔案人員，建立覆蓋全工程項目的檔案管理網(wǎng)絡。將有關制度、標準及時發(fā)到各參建單位，統(tǒng)一檔案工作的規(guī)范標準、質量要求，以及檔案的收集、歸檔和整理的范圍、分類、編號等。明確總承包單位各部門以及各施工、監(jiān)理等單位的檔案工作職責。
　　2.3項目實施階段實時監(jiān)控?？偝邪鼏挝辉跈z查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單項工程驗收的同時，驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質量。在條件許可的情況下，總承包單位應建立工程項目檔案管理系統(tǒng)，對工程項目進行全息化管理，建立項目檔案編碼體系，將案卷信息輸入計算機數(shù)據(jù)庫，有條件的地方還應與各分包方聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡化的檔案管理系統(tǒng)監(jiān)控和指導各參建單位檔案資料的形成和整理情況，隨時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，要將檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設的計劃管理工作，納入施工管理考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責。建立工地現(xiàn)場檔案室，推行預立卷制度。
　　 監(jiān)理單位除對自身形成的文件材料進行積累、整理、歸檔外，還負責監(jiān)督檢查施工文件材料的形成管理情況，審查竣工文件編制質量。監(jiān)理單位均將竣工文件編制和檔案整理質量作為工程質量監(jiān)理工作的內容之一，對施工單位進行監(jiān)督管理。對施工文件材料出現(xiàn)的問題及時指出，限期整改。工程各階段施工完成后，施工、監(jiān)理等單位應按檔案管理的有關規(guī)定，將收集、整理好的檔案及時向總承包單位檔案部門移交，并經(jīng)檔案部門人員驗收合格后，雙方簽字認可。
　　2.4項目竣工階段總結反饋。由總承包單位將平時積累的工程建設檔案系統(tǒng)匯總，全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時調整和改正，并通過國家檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門組織的檔案專項驗收，進一步檢查發(fā)現(xiàn)檔案中仍存在的問題，進一步完善檔案質量。
　　2.5項目竣工后檔案的移交。工程結束后，由總承包單位按照合同的規(guī)定，將工程建設全部檔案向業(yè)主和生產(chǎn)運行等單位移交，并辦理交接手續(xù)。還應按照本單位要求向本單位移交所需的工程建設檔案，至此，完成工程總承包項目檔案工作全過程的管理。
　　
　　3工程總承包檔案管理體制
　　 ?工程總承包各種門類、載體的檔案應實行統(tǒng)一集中管理，由一位公司領導分工負責，并進行業(yè)務指導，定期或不定期地聽取檔案工作匯報，解決檔案工作的問題。在公司年度工作目標中都應將檔案工作作為一項內容列入計劃和總結。公司要建立健全檔案管理體制，完善各項規(guī)章制度。檔案人員的配備、培訓，設備的購置等工作均應列入公司的統(tǒng)一計劃內，等等。
　　 工程總承包的檔案人員可采取兩種組成方式：1.從公司檔案管理部門派出有經(jīng)驗的檔案人員到工地現(xiàn)場，直接參與工程總承包的檔案管理，并組建檔案室。2.由總承包公司自行聘用人員管理檔案，公司檔案管理部門只負責業(yè)務指導和參與工程總承包的檔案管理，幫助解決檔案管理中的困難和問題，提供檔案管理制度、技術標準，協(xié)助建立檔案管理體制等，不定期地到現(xiàn)場指導和檢查檔案管理情況。
　?。ㄗ髡邌挝唬汉幽鲜‰娏緛砀迦掌冢?011-01-21）