安陽市公路建設路網項目工程檔案歸檔情況調查

　　1調查概述
　　1998年至2007年，安陽市公路局負責新建改建的國道107線（市境段、城區段）、國道106線、東上線（滑縣段、內黃段）、大林線(城區段、吉村至鮑家堂段)、橫水大橋等26個項目，是經河南省發改委、省交通廳、省公路局批準立項的全省路網改建項目，也是安陽市重點基礎設施建設項目。目前，26個路網項目全部通過了河南省交通基本建設質量檢測監督站的驗收，工程質量等級全部為優良。
　　為了較為全面地掌握路網項目工程檔案資料的形成和歸檔情況，我們采取訪問與統計的方式進行了調查，以下是此次統計調查的基本情況。
　　
　　2歸檔情況調查表
　　3調查情況分析
　　從以上調查情況看，按照河南省交通廳豫交辦[2003]1045號文件中所要求的基本建設項目檔案資料應歸檔的八大類目中，有六個類目歸檔文件較為齊全，占總類目的3/4；另外兩個類目，即設計基礎文件和工程科研文件基本沒有歸檔，占總類目的1/4。
　　六個類目歸檔較為完整的原因主要是：在工程項目立項時，市局檔案專業人員同步介入，對重要資料進行收集整理，使工程立項審批、可行性研究報告、招投標、資格預審、合同協議等重要文件得以妥善保存。在工程的施工階段，各項目工程指揮部都要對各施工、監理單位的檔案收集整理工作進行統一安排，建立健全檔案管理制度，要求各施工、監理單位不僅要配備專兼職檔案人員，還要配置相應的檔案柜架和裝具，確?，F場檔案資料的安全存放。同時在交工驗收時，規定檔案資料不齊全的施工、監理單位不得交工，工程款不予結算。市局檔案專業人員還要定期對各施工、監理單位的檔案工作進行督導檢查。
　　在工程的竣工驗收階段，各工程指揮部要求各施工單位必須做好施工、檢驗、交工驗收等記錄，按規定編制好竣工圖，施工單位不按時提交合格竣工圖的，按未竣工對待，并承擔相應的責任。同時，加強了對工程總結、工程決算、質量鑒定、竣工報告等文件的收集，從而保證了工程資料收集的善始善終。
　　從調查表上看，設計基礎性文件類目收集不夠齊全，究其原因：一是工程項目的線路勘察設計時間與開工的時間相隔較長，給資料的收集帶來了一定困難；二是勘察設計人員檔案意識相對薄弱，沒有把水文、地質、勘察設計記錄等文件資料收集納入日常管理；三是缺乏檔案專業人員的介入，形成檔案管理空當，致使這些資料沒有得到妥善保存，造成了不應有的損失。工程科研文件類目缺失嚴重，主要原因是對科研項目管理重視程度不夠，在政策、資金、項目、科研辦公條件改善等方面不到位。
　　
　　4調查結論
　　從以上調查分析來看，公路建設施工存在著點多、線長、野外作業等特點，給檔案的收集整理工作雖然帶來了一定的困難，但是，在工程的各個環節中，不斷強化檔案意識、建立健全規章制度、執行嚴格的管理程序，是做好檔案工作的關鍵。檔案人員的“三參加”(即檔案人員參加重要計劃工作會議；參加科研課題、設計項目及產品評審鑒定會；參加工程竣工驗收和設備的開箱等工作)，檔案管理工作的“四同步” (即下達計劃任務的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度的同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果的同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況；上報等級和評審獎勵科技成果以及科技人員提級考核，檔案部門同時出具專題證明材料)，是保證檔案材料收集齊全完整的切實可行的控制措施。
　　（作者單位：安陽市公路管理局 ??來稿日期：2011-01-18）