高校實(shí)物檔案工作的現(xiàn)狀與思考

　　高校實(shí)物檔案是指在學(xué)校公務(wù)活動(dòng)中受贈(zèng)的具有意義的禮品；黨和政府重要領(lǐng)導(dǎo)人以及重要來(lái)賓視察、訪(fǎng)問(wèn)時(shí)題寫(xiě)或贈(zèng)送的字畫(huà)；學(xué)校更換的印章；學(xué)校更換的舊校牌、旗幟、校徽；學(xué)校各部門(mén)或個(gè)人獲得的有較高保存價(jià)值和社會(huì)意義的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)類(lèi)實(shí)物。它作為高校自身活動(dòng)過(guò)程的歷史見(jiàn)證，是高校檔案的一個(gè)重要組成部分。1993年，教育部下發(fā)的《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》中，高校檔案十大類(lèi)別未將實(shí)物檔案列在其中，然而，隨著教育事業(yè)的發(fā)展，實(shí)物檔案的重要性愈加凸顯。因而，應(yīng)將其與高校檔案十大類(lèi)別并列作為第十一大類(lèi)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
　　
　　1高校實(shí)物檔案管理工作的現(xiàn)狀
　　1.1高校的特點(diǎn)決定了實(shí)物檔案管理工作的輔助性。高校的使命是教學(xué)科研相結(jié)合，傳承人類(lèi)知識(shí)和造福社會(huì)，教學(xué)科研的健康發(fā)展則依賴(lài)于黨政管理的高效和務(wù)實(shí)。教學(xué)、科研、黨政檔案在高校檔案中居于重中之重的地位，而其管理自然為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)重視。實(shí)物檔案是高校從事教學(xué)、科研為主的各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的歷史記錄，有助于人們對(duì)高校的教學(xué)、科研、黨政管理歷史有直觀(guān)的認(rèn)識(shí)。實(shí)物檔案的憑證性功能、教育性功能受高校教學(xué)、科研、黨政管理工作的決定和影響。
　　1.2兼職檔案員實(shí)物歸檔意識(shí)淡薄。高校檔案管理不僅是校（院）辦或檔案館（室）的職責(zé)，而且，與各院系、各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員的協(xié)調(diào)配合密切相關(guān)。高校各院系、各機(jī)關(guān)對(duì)教學(xué)、科研、文書(shū)檔案的重要性歷來(lái)有相當(dāng)程度的認(rèn)同，能較好地配合檔案部門(mén)做好教學(xué)、科研、文書(shū)類(lèi)檔案收集、整理甚至立卷工作，而對(duì)實(shí)物檔案的重要性不甚了解，缺乏實(shí)物檔案歸檔意識(shí)，致使許多有價(jià)值的實(shí)物檔案散落各處甚至丟失、損毀，嚴(yán)重影響了高校實(shí)物檔案的收集。
　　1.3檔案管理者的工作主動(dòng)性差。兼職檔案員實(shí)物檔案意識(shí)淡薄，影響了檔案管理部門(mén)實(shí)物檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量，加上檔案管理部門(mén)“坐等上門(mén)”，不主動(dòng)加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，上門(mén)催要或電話(huà)催要，沒(méi)有加大宣傳、監(jiān)督力度和多渠道主動(dòng)收集，實(shí)物檔案的狀況長(zhǎng)期未能改變。
　　?受習(xí)慣思維的影響，檔案管理者往往消極等待檔案利用者上門(mén)查借閱，缺乏積極提供利用服務(wù)的主動(dòng)性和靈活性，有關(guān)部門(mén)移交實(shí)物檔案積極性受到嚴(yán)重影響。
　　1.4利用者對(duì)實(shí)物檔案的檔案屬性及其價(jià)值缺乏正確認(rèn)知。人們對(duì)高校的教學(xué)、科研、文書(shū)、聲像檔案的利用較為頻繁，而對(duì)實(shí)物檔案的利用價(jià)值不甚了解，長(zhǎng)此以往，使用實(shí)物檔案的歷史記錄性、憑證性、教育性等功能日益萎縮。
　　1.5實(shí)物檔案的庫(kù)容量小。檔案館室的庫(kù)容量小是全國(guó)高校普遍存在的問(wèn)題，用于保存實(shí)物檔案的庫(kù)存量就更是小之又小，這就使得實(shí)物檔案的擺放和保管成為一大難題，加之實(shí)物檔案形態(tài)各異、大小不同，難以統(tǒng)一擺放標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)物檔案的疊加堆放、擠壓碰撞不可避免，嚴(yán)重影響了實(shí)物檔案管理的質(zhì)量。
　　
　　2做好高校實(shí)物檔案管理的建議
　　高校實(shí)物檔案是高校發(fā)展過(guò)程的歷史記錄，因此，必須予以重視，采取措施提升實(shí)物檔案的管理水平。高校檔案工作者對(duì)實(shí)物檔案管理應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)，應(yīng)改變思路，踏踏實(shí)實(shí)管理好實(shí)物檔案。
　　2.1主動(dòng)收集有價(jià)值的實(shí)物檔案。檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與各院、系（部）、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)溝通，強(qiáng)化歸檔部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)物檔案歸檔意識(shí)，主動(dòng)加強(qiáng)與各機(jī)關(guān)、各院系兼職檔案員的溝通和聯(lián)系，指導(dǎo)并監(jiān)督兼職檔案員做好實(shí)物檔案的收集、整理、登記和歸檔工作。同時(shí)，還應(yīng)多方拓展包括校園網(wǎng)在內(nèi)的各種信息渠道，及時(shí)追蹤和掌握實(shí)物檔案的去向，主動(dòng)出擊，盡可能地收集有保存價(jià)值的實(shí)物檔案。
　　2.2加強(qiáng)檔