企業(yè)數(shù)字化檔案館信息資源建設(shè)淺說

　　計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，深刻地影響到企業(yè)的辦事方式和工作模式。信息技術(shù)與檔案館各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的日益融合，改變著檔案工作者的觀念、工作方式和服務(wù)模式。檔案館工作人員必須先期學(xué)習(xí)、研究、掌握與數(shù)字化信息資源的開發(fā)、利用相關(guān)的理論、技術(shù)，并且做到適時更新。能夠熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備，方能推進(jìn)檔案館數(shù)字化信息資源建設(shè)。
　　
　　1前期準(zhǔn)備工作
　　1.1引進(jìn)一定數(shù)量的數(shù)字化設(shè)備。主要需要兩類設(shè)備，一類是數(shù)字化采集設(shè)備，一類是存儲設(shè)備。數(shù)字化采集設(shè)備一般包括：檔案資料和照片的采集設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)；聲音和影像的采集設(shè)備，如采集卡、數(shù)碼攝像機(jī)、錄音機(jī)；其他的數(shù)字化轉(zhuǎn)化設(shè)備，如縮微片掃描儀、底片掃描儀。存儲設(shè)備一般包括磁盤陣列、光盤庫、移動硬盤、U盤、磁帶等。數(shù)據(jù)存儲方式轉(zhuǎn)化就需要光盤刻錄機(jī)、CD—R、CD—RW光盤。
　　1.2引進(jìn)一定數(shù)量和種類的軟件。但凡是電子文件都需要相應(yīng)的計算機(jī)軟件來支持。軟件的發(fā)展周期越來越短，新軟件層出不窮，涉及一些較早版本軟件制作的電子文件有時可能會出現(xiàn)一些意料之外的事情。操作系統(tǒng)的更迭有時對不同版本的應(yīng)用軟件提出了很高的兼容性要求，這就要求檔案館工作人員既要注意新版本軟件的收集，也要留意舊版本的收集。
　　
　　2數(shù)字化信息資源建設(shè)
　　2.1傳統(tǒng)館藏檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)館藏檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的檔案館館藏檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息，經(jīng)整理和組織后存貯在計算機(jī)存貯設(shè)備里，目的是為了快速檢索，提高檔案信息利用率和提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)。
　　成立較早的企業(yè)檔案館面對經(jīng)費不足、館藏較多的現(xiàn)狀，就需要對部分價值較高、比較珍貴、利用頻繁的館藏檔案使用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，通過拍攝、掃描、微機(jī)錄入、光盤刻錄的方法，將其全文或重點部分轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，再通過計算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)將其顯示、保存、打印、傳輸出來。涉及膠片、膠卷、磁帶等載體形式則需要通過一些專業(yè)設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、翻拍、掃描。館藏檔案的數(shù)字化，還需要大容量、高密度、高速度的貯存設(shè)備，如軟盤、硬盤、光盤、磁盤陣列等，防止人為或自然的損害。為了保證性能穩(wěn)定，數(shù)據(jù)安全，還必須符合特定的需求，方便攜帶、運送和安裝。
　　經(jīng)過數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案信息資源可以通過光盤庫、光盤塔、磁盤陣列借助局域網(wǎng)或因特網(wǎng)提供利用。
　　2.2傳統(tǒng)材質(zhì)檔案收集。檔案的數(shù)字化大大豐富了檔案館信息資源，但是，數(shù)字化并不排斥和淘汰傳統(tǒng)的檔案館館藏檔案實體建設(shè)和服務(wù)工作。數(shù)字化信息大多是在傳統(tǒng)館藏檔案實體的基礎(chǔ)上形成的，沒有原始檔案作保障其可提供利用的空間是有限的。進(jìn)行信息資源建設(shè)，要全方位統(tǒng)籌，合理安排，處理好兩類資源的關(guān)系，不能顧此失彼。
　　傳統(tǒng)材質(zhì)檔案在歷史真跡、憑證價值方面具有法律效力上的優(yōu)勢，且不易被篡改，保存起來也較數(shù)字化信息資源長久可靠。傳統(tǒng)材質(zhì)檔案的數(shù)字化構(gòu)成了數(shù)字檔案館信息資源最基本、最重要的核心部分。在目前檔案數(shù)字化水平參差不齊的狀態(tài)下，應(yīng)繼續(xù)加強對傳統(tǒng)材質(zhì)檔案的接收和征集。
　　2.3電子檔案采集。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，信息化戰(zhàn)略的全面實施，使電子文件越來越多地成為文件生成的最初形態(tài)。通過報送碟片和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆绞剑邮蘸驼骷娮訖n案和應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用計算機(jī)使用專門開發(fā)的軟件完成對電子檔案的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定和統(tǒng)計等全過程，使電子檔案成為檔案館可供利用的數(shù)字化信息資源。
　　2.4網(wǎng)絡(luò)信息采集。企業(yè)檔案館數(shù)字化信息資源的利用需要檔案館組建網(wǎng)站，制作、發(fā)布網(wǎng)頁，通過計算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)提供網(wǎng)上信息服務(wù)。搜集、整理一部分來自其他網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的信息資源，經(jīng)過篩選、分類、重組、排序，成為符合用戶需要的信息資源；開發(fā)二、三次信息資源，組織上網(wǎng)，方便用戶使用。網(wǎng)絡(luò)同時也是一種傳播媒介，能夠使信息傳輸速度、效率和質(zhì)量得到空前提高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅使信息資源的類型、媒體形態(tài)、豐富程度發(fā)生了變化，使信息的來源途徑發(fā)生變化，更是突破了時空的限制，使用戶能夠更加方便、更加快捷地利用各種信息資源。
　　
　　（作者單位：中原油田分公司檔案管理處來稿日期：2011-04-15）