妥善處理流動人員檔案的滯留

　　隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步完善及人事檔案目標管理活動的不斷深入，流動人員人事檔案管理工作不斷得以完善和規范。但由于流動人員人事檔案是社會主義市場經濟的產物，所以，它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。從現階段的人事制度改革的進程來看，人事檔案不存在弱化的問題，而且，更應該強化人事檔案的管理，加大資金投入，探索通過現代化手段，采取切實有效的對策措施，從根本上解決人事檔案工作中存在的問題。因此，做好流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現實意義。
　　在傳統計劃體制下，個人依賴單位，單位依賴國家，個人既是“單位人”，又是“檔案人”。人事檔案制度強調的是“人檔不分”、“檔隨人走”的封閉式管理模式。改革開放以來，個人依附于單位的傳統生存格局發生了較大變化，社會流動越來越頻繁，體制內與體制外的人員流動，單位之間的人員流動早已司空見慣。個人與單位之間的雙向選擇也已成為常態，“單位人”逐漸變為“社會人”。在這種情況下，檔案的傳統作用和管理也面臨許多挑戰，越來越多的職場人士把檔案轉到人才中心后就不再問津，有的甚至把檔案放在自己手里保管，全然不顧檔案作用的發揮，甚至認為檔案可有可無，“棄檔族”日增，“人檔分離”、“棄檔死檔”、“檔案克隆”、“虛假檔案”等現象十分普遍。另一方面，現今社會面臨著越來越多的信用危機，各行業、部門及用人單位對于個人的信用記錄和以往經歷無處可查。沒有檔案，一些單位只好由人力資源部通過非正常的方式和途徑去了解用人信息，操作起來很麻煩，且加大了用人成本。
　　造成以上這些狀況的一個重要原因是，在市場經濟條件下，許多單位在招聘人員時，更多看重的是個人的能力，而不是個人的身份，尤其是在引進人才時更是如此。單位對職工的約束主要是靠法律合同或協議，而不是靠個人檔案。但是，盡管如此，作為單位來講，人事檔案的管理意義依然重要，絕對不能掉以輕心。尤其是對廣大事業單位來講，聘用制改革仍然處于“先入軌，后完善”的時期。在這一過渡期內，單位的“老人”或是沒有簽訂聘用合同，或只是形式上簽訂了聘用合同，并不能進行實際操作。因此，目前，階段聘用合同還不能完全作為單位用人的唯一標志，其合同的約束力還不能完全發揮出來。而“人檔分離”或“在編不在崗”的現象，在事業單位中多有發生，而且，幾乎都發生在單位的“老人”中。因此，對流動人員中的“老人”來講，由于聘用制度的不完善和過渡性，使得檔案的傳統管理意義，即以檔案來表明職工是“單位人”的制度意義還沒有完全消失，尤其是在面臨職工個人社會保險的建立、工齡的計算、醫藥費用的報銷等涉及福利待遇方面的問題時。離開單位多年的“老人”，一定會因為檔案還保留在原單位而回來尋求權益，或許會因此與單位發生沖突，引起人事爭議仲裁或訴訟。而單位往往因為其檔案的滯留導致敗訴，承擔起不應該承擔的責任，這樣的案例已經不是個案了。因此，對于流動人員檔案滯留原單位的情況，單位管理者一定要引起高度重視。為減少不必要的人事麻煩和管理成本，可以采取以下辦法：首先，對凡是離開本單位到別的單位就職的職工，務必將其檔案轉出，轉遞的流動人員人事檔案必須完整、齊全，不得扣留材料或分批轉出，并且，檔案的轉遞應通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員自帶。在檔案管理過程中，堅持“管人與管檔并存”的原則，即“人在檔案在，人走檔案走”，檔案與人不能脫節。其次，對因私出國的，或離開本單位無法聯系的職工，應當采取如下措施：一是單位必須履行告知當事人轉移檔案的義務。告知的方式有很多，如電話、郵件（特快專遞或掛號）、電子郵件、傳真等。如果當事人無法聯系，單位應采取登報公告的方式進行告知。如國內無法聯系上的，應在國內主流媒體上進行公告；如出國無法聯系上的，應至少在國內主流媒體的海外版上登報公告。二是注意把握告知的時間。目前，對單位履行這類告知義務的時限尚無相關規定，一般的做法是，可將告知時間限定為：國內告知一般為60天，國外告知一般為90天，自公告之日起計算。三是告知時限期滿單位可執行檔案轉移。其有兩種情況，一種是當事人在公告期內與單位進行聯系，由當事人履行轉移檔案的義務；另一種是當事人知道后拒不轉移，或在公告期滿后沒有與單位聯系，在這種情況下，單位可自行將其檔案轉移出去，一般是轉往具有中介性質的人才檔案服務中心。四是注意保留有關證據。如郵寄發票、回執、電話錄音、傳真原件、通知原件、公告報紙，等等。
　　注意上述環節的目的，一是在于履行單位的人事檔案管理義務，二是有利于可能發生的人事爭議的處理，避免單位處于不應有的不利地位。
　　
　　（作者單位：河南省人民醫院人事處來稿日期：2011-04-18）