高校學生對“學生檔案”了解情況調研

　　為更好地開展學生檔案管理工作，筆者選擇了800名河南師范大學一至四年級的在校學生，以“問卷”的形式，進行了高校學生對“學生檔案”相關內容了解情況的調研。
　　
　　1學生了解“檔案法規”情況的調研
　　此項調研內容為：①《中華人民共和國檔案法》；②《中華人民共和國高等學校檔案管理辦法》；③《河南省大中專畢業生檔案管理若干規定》；④《河南師范大學學生檔案管理實施細則》；⑤最關心的檔案法規。從調查結果看：學生對檔案法規“熟悉”的占答題人數的3%；“了解”的，最多達總人數的20%；“不知道”的占總人數的77%；從“學生最關心的檔案法規”看：學生較關心與自身密切相關的檔案法規，同時，也反映出學生了解檔案法規的渠道較少，以致出現學生對學生檔案管理的基本法規和條例“不知道”、“不了解”的現狀。
　　今后，應多渠道、多手段地進行檔案法規知識的宣傳與普及，使學生通過各種渠道，能夠接觸和學習到檔案法規知識，使學生檔案工作順利開展。
　　
　　2學生了解“學生檔案管理有關規定”情況的調研
　　此項調研，是從檔案的傳遞、查閱、保存和遺失方面，設定了題目和不同的答案選項進行，從調查數據看到，大學生在回答有關此方面問題時，正確率都達到了一半以上，最高的達到了82%。這說明，雖然學生對檔案法規了解甚少，但他們自身的素質還是很高的，如對他們進行檔案法規知識的教育，會起到很好的效果。同時，也反映出學生對檔案的管理條例并不太清楚，只是憑著感覺在揣測答題?！逗幽鲜〈笾袑．厴I生檔案管理若干規定》中指出：“學生畢業后，檔案材料出現意外情況的，學校應根據學生在校期間的記錄，認真補辦?！倍鴮Υ藛栴}作答時，65%的學生認為是可以“部分補辦”，只有28%的認為可以補辦，7%的認為不能補辦。
　　從數據中也看到：學生對檔案部門的“服務質量”、“管理水平”和“業務能力”還不太滿意。如，在回答“畢業后檔案保存的地點”時，選擇“學校” 的為45%，選擇“生源地”的為49%；在問到“為何放在學?！睍r，答“服務好”的只有15%；而問到為什么放在生源地時，答“服務專業”的為39%。
　　在調查中，還感受到：如何提高學生檔案管理的服務質量還需進行深入的調查與探討，只有真正了解學生的實際需求，“想學生之所想、為學生之所需”，才能切實做好學生檔案管理的服務工作，才能使學生達到真正滿意。
　　
　　3學生了解“學生檔案內容、作用”和“對學生檔案管理工作的意見和建議”情況的調研
　　此項調研，分別是從學生了解“學生檔案的內容、作用”和“對學生檔案管理工作的意見和建議”三方面進行的。調查結果表明：學生對“學生檔案內容”和“作用”完全了解的人數不盡如人意。對檔案管理提出“意見和建議”的人數較少，但提出的內容還是較全面和中肯的，具體分為三類：①加大檔案知識宣傳力度方面提出：可以分學院進行有關檔案管理方面的知識講座或設立檔案公共課程普及檔案知識，可不定時地通過印發檔案知識活頁、小冊子等開展檔案法規宣傳活動；②服務利用方面提出：希望檔案管理人員盡快做到“一專多能”、多窗口提供服務，拓寬學生利用檔案的途徑等；③業務管理方面提出：希望能盡快提高業務管理水平，加快檔案信息化進程，使學生能遠程查閱或調取本人檔案。
　　從答卷中，也看出：部分學生對檔案的保管還不太放心。有學生建議：學校應嚴格落實檔案管理制度，增加檔案管理的透明度，不要因某事而更改學生檔案，不要暗箱操作，要保證檔案不丟失、不泄密、不出現失誤等。
　　通過此次調研，我們也感到，在學生檔案管理工作中，應多方位加強對檔案法規和檔案管理知識的宣傳力度，使學生盡快掌握檔案管理的原則和工作流程；應努力提高檔案管理水平、業務能力和服務質量，提高工作人員的整體素質，以學生為本，進行周到而快捷的服務；檔案館應向學生適時適度開放，讓學生了解檔案的內容、作用和管理工作的過程，消除學生對檔案管理工作的種種“顧慮”和“擔心”；加快檔案的信息化進程，使檔案管理提早走上專業化、規范化、科學化、信息化的道路，使學生能遠程查閱和利用。
　　
　　（作者單位：河南師范大學檔案館來稿日期：2011-04-15）