重要檔案異地備份問題

　　滄海一粟：重要檔案異地備份問題，是近期檔案界的一個熱門話題。那么，重要檔案為什么要異地備份？哪些檔案屬于需要異地備份的重要檔案？如何做好重要檔案的異地備份？又如何管理好存放的異地重要檔案的備份呢？
　　王宇靖：《電子文件與電子檔案管理規范》第7款要求：“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝到耐久性的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，第三套異地保存。”《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式二套，一套封存保管(A)，一套供查閱利用(B)。必要時，復制第三套，異地保存。”這些規定，是對異地備份保存必要性的肯定，也為異地備份保存提供了法規依據。2009年10月30日，在上海召開的全國檔案館工作會議指出，為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份。
　　zzgy: 備份可謂是近年來檔案界的焦點話題，國家從上到下大會小會不斷地提，相關文件也是不斷地發，理論界對“備份”的探討亦如“層層剝筍”。但備份終究是個操作問題，是個技術活兒，需要結合當地的具體情況來考慮，不可盲目。
　　韓金昌：為確保重要檔案異地備份工作的順利開展，焦作市以市委辦公室、市政府辦公室的名義下發了《關于做好重要檔案異地備份工作的通知》，對全市需要異地備份保存的重要檔案的范圍、方法步驟、工作要求進行了明確部署和安排，并組織業務指導小組對各縣市區和部分市直重點單位進行了督促檢查。根據各縣市區自查上報的需備份的檔案目錄清單，又下發了《關于加快推進重要檔案異地備份工作的通知》。要求各級檔案部門將重要檔案異地備份作為檔案安全體系建設的重要內容和手段，積極向當地黨委、政府匯報工作進度，爭取政策扶持和資金支持。要本著“對歷史負責、對人民負責”的態度，建立檔案保護的長效機制，確保“形成一批、鑒定一批、備份一批”。
　　lonelywind：開展重要檔案異地備份工作，主要基于以下兩個原因：一是為了降低危害檔案安全的各種災害風險。自然災害、人為災害，甚至社會災害都是威脅檔案安全的潛在因素，災害一旦發生，本地保存的檔案可能會遭受毀滅性的損失。二是為了應對數字時代檔案信息安全的新挑戰。在數字時代，數字化檔案信息與電子文件大量產生，其安全與長久保存問題是檔案界面臨的重大挑戰，為了避免網絡攻擊、操作失誤等帶來的數據失真與損毀，確保檔案信息的真實性、完整性與可用性，必然要開展異地備份工作。
　　志鵬：我認為，各個檔案館實施異地備份的檔案應該包括三類：首先，是本館擁有的具有永久保存價值而且能夠突出本館特色的館藏檔案；其次，是檔案館永久保管檔案中被確定為一級保管級別的檔案，這一類可能跟第一類有所交叉；最后，是除去一級永久保管檔案之外的二、三級永久保管檔案。如果個別檔案館具有一定的經濟基礎、技術基礎的話，還可以考慮對本館所保存的其他重要的檔案進行異地備份。
　　成長中的小樹：關于重要檔案為什么要異地備份的問題，我比較傾向于lonelywind的觀點，即確保檔案實體與檔案信息的安全。關于哪些檔案屬于需要異地備份的重要檔案問題，我比較傾向于志鵬的觀點，屬于需要異地備份的重要檔案主要是館藏永久檔案。要具體問題具體分析，盡力而為、量力而行。
　　小魚兒：關于哪些檔案重要、需要異地備份，本人認為，應根據各地的實際情況而定。比如，館藏精品和特色檔案，館藏婚姻、房地產、醫療衛生、養老保險等重要民生檔案都應列入重要檔案異地備份中。
　　zzia050406220：如何確定“異地”必須有個原則，這是異地備份工作成敗的關鍵。如“異地”選擇不當，等于沒有備份，容災能力幾乎為零。至少，應保證兩地不處在一個地震帶、不處在一個大河流域。
　　錢慧娟：水災、火災、地震等自然災害或人為災害，都是檔案安全保護的大敵，災難何時來臨或許無法預測，但防范措施一定要提前準備。檔案異地備份的提出，是項很有遠見性、防范性的舉措，很有必要。
　　追夢人：如何管理好異地備份的重要檔案，任務很艱巨，不是一接收就了事。對各兄弟單位異地備份的檔案要分門別類進行整理、擺放，要有專人保管，配備專門設備，比如，防磁柜、恒溫設備等。要對重要檔案定期進行抽檢，發現問題及時解決。
　　馬帥章：備份地點的選擇，應與檔案原生地有一定的距離，要保證地域間交流與運輸的便利性；備份技術需要不斷研發，盡量用較少的載體來備份大量的檔案信息，盡量用生命周期長的載體來保證備份體的可讀性和可利用性；需要綜合各種環境因素和備份載體的保護特點，對備份載體認真進行日常維護。
　　花兒睡：檔案異地備份的載體選擇非常重要。磁盤是目前檔案機構廣泛采用的備份載體；縮微膠片具有NqWMJZ2D5FGNrMjk6vbYFTCv9M20znRVC8pJvu9/eDI=很好的安全性，能滿足確保檔案信息長久保存的需求，但縮微膠片成本較高、查看不方便，可用來備份對安全性要求高但現階段利用率不高的重要檔案。
　　80新手：對于異地備份的形式，可歸納以下四種：第一，館際相互備份。這也是預防災害的最好辦法。第二，利用網絡技術建立“異地容災備份系統”，可實現實時備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常的檔案信息服務。第三，采用前館后庫的形式備份。第四，利用移動存儲技術進行離線或在線備份，投入少，簡便易行且機動靈活，方便突發情況下的轉移。
　　張燕鳴：目前，檔案異地備份亟待解決的問題主要有三：一是認識問題。由于突發性、地域性災難發生的幾率不高，許多單位不愿意在這方面花費太多的金錢。另外，檔案館的管理者有“本位”思想，擔心檔案的異地備份保管會造成本館館藏檔案特色的損失。二是機制問題。檔案館與檔案館之間協調機制不健全，不同級別、不同地區以及在多大范圍內檔案館之間進行檔案的異地備份保管，在實際工作中缺乏可操作性。同時，檔案的全文數字化程度方面有欠缺，使檔案的異地備份保管在費用協調方面存在難度。三是資金問題。綜合性檔案館屬于財政全額撥款的事業單位，每年的經費僅夠應付檔案館的日常工作。
　　少敏：如何管理好存放的異地重要檔案的備份，國家檔案局和有關部門還沒有出臺相應的管理辦法和詳細條例。在需要備份的重要檔案文件中，或多或少會涉及國家政策和國防建設文件，會涉及一些商業秘密。這些檔案文件有的還不宜公開或沒到解密時間，如果在異地備份的過程中，出現了由泄密造成不可逆轉的損失怎么辦？這些應急方案要考慮到。所以，我認為，異地備份檔案文件工作要慎重進行，妥善保管，以杜絕違背《檔案法》事件的發生。
　　guodongsheng：重要檔案異地備份，就縣級檔案這一層面而言，我認為，應該備份的一是反映本地區歷史面貌的檔案，其價值體現至千秋萬代；二是直接關乎當前民生的檔案，直接影響社會管理。有兩個難題，比如，反映本地區歷史面貌的檔案大多在縣級綜合檔案館里，基本都是紙質載體檔案。要備份，就要將其數字化，怎么也得花幾十萬，這個費用非常不容易爭取到。直接關乎當前民生的檔案多數在各機關、各檔案室里，基本以紙質檔案為主體，數字檔案應付檢查的不少，但很不完整。機關人手緊張，將紙質檔案數字化較困難。當然，我這里講的是客觀困難。克服困難，還是先要解決思想認識問題。
　　張小寶：我認為，檔案管理部門應與相關部門聯合制定下發檔案異地備份制度的文件，使不同地區檔案館之間的異地備份工作有章可循、有據可依，并形成一套規范的操作方法，以統一思想，促進各地間的合作，共同研究采取什么樣的方式進行檔案異地備份。比如，是館館之間互相保存對方的檔案，還是“財大氣粗”的單位自建或共同建立檔案異地備份基地，抑或是國家投資建立若干檔案異地備份基地，等等。
　　臨溪羨魚：異地備份，現在，普遍的做法是兩個地方的檔案館，互在自己館內為對方建立異地備份檔案庫。從字面上看，與其說是“異地”，不如說是“易地”更準確一點。先把檔案備起來，但這樣備，真的就很安全嗎？現在，很多檔案館并不完全是按檔案館建筑設計規范建設的，即使是所謂的“標準檔案館”，面對大洪水、大地震，以及這些自然災害所衍生的次生災害，如斷電情況下的火災、海嘯、泥石流、有害氣體污染等，能不能防住還是個未知數。如果異地備份檔案庫的選擇是上級檔案部門的“拉郎配”，情況就更不容樂觀。但也有例外，2010年5月，甘肅省檔案館檔案異地備份庫工程在榆中縣銀山鄉開工建設，面積雖然只有3781平方米，但作為備份庫夠了。選好備份地，建好備份檔案庫是非常重要的問題。
　　劉子芳：檔案異地備份工作不能只局限于異地備份上，從長遠來看，這其實是個社會問題。一是備什么的問題。目前，“備什么的問題”一般都是檔案局館說了算，社會各方面根本沒有參與，也不了解，很難引起共鳴。其實，如果我們將檔案異地備份工作放到一個地方文化遺產的傳承和有效保護的高度來考慮，就應當廣泛地征求和聽取社會各方面的意見，以確保異地備份的檔案更能反映一個地方的完整文化。二是要讓社會各界積極地參與進來，不能是檔案局館唱獨角戲。由于檔案館檔案的接收有一定的時間要求，有許多涉及民生的檔案還沒有接收到檔案館（包括一些反映當地文化特色的非國有檔案），這就要求檔案的異地備份工作要有廣泛的社會參與性。三是檔案異地備份后的后期管理問題。檔案異地備份工作目前只是處于初級階段，隨著工作的逐步深入和時間的推移，檔案異地備份的后期管理問題也將逐步呈現出來。如，對備份檔案的轉存、平時的抽樣機讀檢測該由誰做、大量的管理成本該由誰支付等問題，都需要提前進行研究和約定。四是檔案異地備份既然是個社會問題，國家應當在財政上給予支持。在當前檔案異地備份的初級階段，檔案局館還能將就維持，但隨著工作的逐步深入和時間的推移，大量的工作和管理成本問題將凸現出來，將會嚴重制約這項工作的開展。國家檔案局應盡早著手，爭取國家財政資金的支持。
　　
　　（摘自《檔案界》網站）