事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

摘要:隨著當(dāng)今社會(huì)信息化的加速發(fā)展，迎來(lái)了企事業(yè)單位科研、生產(chǎn)和管理活動(dòng)信息化發(fā)展的新時(shí)期。信息化、網(wǎng)絡(luò)化是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，是企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理發(fā)展的方向，檔案管理信息化建設(shè)則是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。結(jié)合工作實(shí)踐就檔案管理信息化建設(shè)方面進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化

中圖分類(lèi)號(hào):F49

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1672-3198(2010)23-0399-01

0引言

以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化管理技術(shù)給檔案管理工作開(kāi)拓了一種與傳統(tǒng)手工管理手段完全不同的視野，這不僅是以機(jī)器代替手工的過(guò)程，而且在檔案管理的模式上、方式上和思維結(jié)構(gòu)上都發(fā)生了巨大的變化。實(shí)際上，檔案信息化管理是一個(gè)以產(chǎn)業(yè)為支撐、信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)、檔案信息資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、信息人才為依托、檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。

1檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然要求

從檔案管理來(lái)說(shuō)，所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體以數(shù)字化信息形式為社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式，不斷加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí)。其次應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案工作人員的工作能力以適應(yīng)新時(shí)代的檔案工作。由于科技的進(jìn)步，檔案管理手段也發(fā)生了變化，這些變化對(duì)檔案工作人員的工作能力都提出了新的要求。要將檔案管理的觸角伸向前端，拓展檔案收集的途徑，提高檔案收集的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，從而保證單位檔案信息資源的完整性。同時(shí)，在后端使檔案信息資源的利用延伸到本單位的信息化過(guò)程中去，擴(kuò)大檔案的利用，提升檔案和檔案工作的價(jià)值。這種前后并進(jìn)的檔案管理理念將令檔案管理系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮。一是要將復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化，將簡(jiǎn)單工作規(guī)范化，堅(jiān)持從信息的源頭上抓起，將文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實(shí)物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，進(jìn)行檔案質(zhì)量監(jiān)控。要加快庫(kù)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以滿(mǎn)足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。二是對(duì)那些重要的、利用頻率高、容易受損的檔案實(shí)行數(shù)字化。三是對(duì)在本單位信息化環(huán)境中形成的電子文件進(jìn)行有效管理，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可讀。

2制訂檔案信息化總體規(guī)劃

檔案信息化總體規(guī)劃的制定，必須服從且服務(wù)于企事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略。通過(guò)分析單位自身特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)行深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出符合自身實(shí)際、切實(shí)可行的檔案信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期計(jì)劃，形成一定規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展。要注重系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)對(duì)企事業(yè)單位信息服務(wù)目標(biāo)的支持，同時(shí)也要重視系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，為未來(lái)的發(fā)展留出足夠的擴(kuò)展空間。

3建設(shè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站，即企事業(yè)單位檔案部門(mén)在互聯(lián)網(wǎng)上建立的信息站點(diǎn)，它以網(wǎng)頁(yè)方式提供檔案信息和相關(guān)服務(wù);實(shí)施檔案信息網(wǎng)上查找、咨詢(xún)、電子文件實(shí)時(shí)歸檔和直接提供利用。它是檔案數(shù)字化的主要目的，也是檔案信息化的重要標(biāo)志和手段。

(1)在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理系統(tǒng)納入單位管理信息系統(tǒng)，建立一體化系統(tǒng)，對(duì)本單位各部門(mén)的信息予以統(tǒng)籌考慮，資源共享，將會(huì)獲得管理的系統(tǒng)綜合效益。

(2)選用適用的具有開(kāi)發(fā)能力和升級(jí)換代能力的檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)的重要條件之一。軟件只有符合網(wǎng)絡(luò)管理的要求，且檢索功能強(qiáng)大，才能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，為不同層次的用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

(3)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備要標(biāo)準(zhǔn)化，所選產(chǎn)品應(yīng)符合國(guó)內(nèi)外有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并是當(dāng)前或未來(lái)的主流產(chǎn)品，能得到國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的軟硬件廠家或公司的支持，以確保升級(jí)換代，避免重新開(kāi)發(fā)。同時(shí)，設(shè)備配置要合理化，應(yīng)考慮網(wǎng)絡(luò)的吞吐能力、傳遞速度、響應(yīng)時(shí)間等因素。

4逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化

檔案信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是保護(hù)檔案原件的重要方式之一，也是構(gòu)建數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)時(shí)首要考慮的重要功能之一。檔案數(shù)字化是通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將檔案部門(mén)各種傳統(tǒng)的物質(zhì)載體形式的檔案(如紙質(zhì)、縮微膠片、音頻和視頻檔案等)加工成數(shù)字化信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上發(fā)布，提供服務(wù)。館藏檔案資源全文數(shù)字化不是所有館藏在近期全都全文數(shù)字化，而應(yīng)該對(duì)館藏檔案資源數(shù)字化作

整體分析，突出重點(diǎn)，逐步解決。同時(shí)，數(shù)字檔案館的建成并不意味著傳統(tǒng)檔案館的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具備適應(yīng)企事業(yè)單位某種需求的特殊優(yōu)勢(shì)，決定了數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館將長(zhǎng)期共存，互為補(bǔ)充，互為依存。

5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化的重要內(nèi)容

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是衡量檔案工作現(xiàn)代化水平的標(biāo)志。事業(yè)單位應(yīng)參照國(guó)家推薦的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的特點(diǎn)和需求，制訂內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并在實(shí)踐中逐步完善。這對(duì)提高檔案信息管理的質(zhì)量，加快現(xiàn)代化發(fā)展速度，減少檔案管理中因人員、設(shè)備、格式、項(xiàng)目等的變化而引起的信息傳遞障礙，起到防范未然的作用。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)既要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又要便于實(shí)際操作。要對(duì)各立檔單位的文件及檔案的著錄項(xiàng)目、內(nèi)容、格式和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等作出統(tǒng)一規(guī)定，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件、硬件數(shù)據(jù)指標(biāo)、文檔格式等加以統(tǒng)一和規(guī)范，以便將來(lái)電子目錄進(jìn)入檔案館后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而解決因軟件不同而造成數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換和不能讀取的問(wèn)題。