對提升院校行政效率的再思考

摘要:要提高院校行政效率，不僅要建立完善的校園網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，而且還必須將網(wǎng)絡(luò)化管理與院校的改革結(jié)合起來，形成一個完善的管理體系。

關(guān)鍵詞:院校;行政效率;管理

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)09-0221-02

提高行政效率不僅是網(wǎng)絡(luò)化院校行政管理活動的出發(fā)點(diǎn)和最終目標(biāo)，也是院校行政管理的生命線。在互聯(lián)網(wǎng)已成為院校行政管理基礎(chǔ)的情況下，按照信息化要求改革院校行政管理模式，已經(jīng)成為提高院校管理效率的根本途徑。

一、提升院校行政效率的基本標(biāo)準(zhǔn)

“所謂院校行政效率，是指在保證院?；顒幽繕?biāo)正確，并給教學(xué)科研帶來有益成果的前提下，行政活動的投入與產(chǎn)出之比率。其公式為:行政效率=行政產(chǎn)出/行政投入?！盵1]目前，全國各院校都通過網(wǎng)絡(luò)化提升行政效率。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，優(yōu)化精簡辦公程序，不僅是加快人才培養(yǎng)，減輕學(xué)生負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)的重要條件，也是提高行政效率的根本方法。由于院校管理是一種極為復(fù)雜的社會活動，構(gòu)成行政效率的各種要素在不同的環(huán)境下，在不同的管理層次上表現(xiàn)形式不同。為使院校管理效率的測定科學(xué)化，應(yīng)從中國院校管理的實(shí)際出發(fā)，逐步建立起規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率評估測量標(biāo)準(zhǔn)體系。

1.網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括網(wǎng)絡(luò)化院校決策質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，網(wǎng)絡(luò)化行政管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，網(wǎng)絡(luò)化院校執(zhí)行工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

行政決策是院校管理的中心環(huán)節(jié)。決策質(zhì)量對整個行政活動的效果有著決定性的作用。網(wǎng)絡(luò)化院校的決策質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)主要包括兩個方面:一是方向標(biāo)準(zhǔn)。即網(wǎng)絡(luò)化院校行政決策是否符合院校發(fā)展目標(biāo)和學(xué)生對教學(xué)的要求。二是優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)。即是否選擇了最優(yōu)的行動方案。與傳統(tǒng)的院校行政決策質(zhì)量要求相比，網(wǎng)絡(luò)化院校行政決策的質(zhì)量更強(qiáng)調(diào)科學(xué)性，更注重決策的定量分析和數(shù)學(xué)模型的運(yùn)用，即由經(jīng)驗(yàn)型決策向?qū)＜抑悄苄蜎Q策轉(zhuǎn)變。

中間管理層工作質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)有:對上級命令執(zhí)行的程度，反饋下層信息的準(zhǔn)確和及時程度，管理系統(tǒng)內(nèi)部協(xié)調(diào)一致的程度，對所屬部門工作的指揮是否正確、有效、靈活，能否及時有效地處理突發(fā)事件等，所有這一切又集中表現(xiàn)在為師生的服務(wù)上。在現(xiàn)實(shí)生活中，師生需要加快與上級的溝通速度，減少中間環(huán)節(jié)也是一種工作質(zhì)量的提高。

院校具體執(zhí)行層大部分是操作性工作，可以按不同崗位，具體制定工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。一般有:服務(wù)態(tài)度好壞;有無嚴(yán)格的工作程序標(biāo)準(zhǔn)，其執(zhí)行程度如何;工作成果是否符合計劃要求;服務(wù)對象滿意程度等。在網(wǎng)絡(luò)化條件下，具體執(zhí)行工作的根本質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是，是否能滿足師生對行政機(jī)構(gòu)的要求，建立以師生為中心的服務(wù)體系。

2.網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作的時效標(biāo)準(zhǔn)?！皶r間是行政效率的重要因素，測定行政效率高低必須有時效標(biāo)準(zhǔn)。” [2] 網(wǎng)絡(luò)化院校時間標(biāo)準(zhǔn)可分為兩類:一是完成某一行政行為的速度標(biāo)準(zhǔn);二是完成某一行政行為的時限標(biāo)準(zhǔn)。在網(wǎng)絡(luò)化條件下，由于采用了大量的信息技術(shù)，行政工作的時間大大縮短，為師生服務(wù)的時限也不斷減少，但網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作的時效標(biāo)準(zhǔn)不僅限于減少時間，而且還應(yīng)該根據(jù)社會的進(jìn)步，盡可能地使師生在生活場所就能完成原來只有到院校機(jī)關(guān)才能辦完的公務(wù)，從根本上節(jié)約師生的時間。在實(shí)踐中，要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化院校的特點(diǎn)和條件，為每項(xiàng)行政工作設(shè)定速度標(biāo)準(zhǔn)和時限標(biāo)準(zhǔn)，并不斷完善。

二、提高行政效率的基本方法

院校行政效率的高低受一系列因素的影響，主要包括組織因素和非組織因素。前者包括機(jī)構(gòu)、人事、程序、方法等因素;后者包括道德、心理、社會、科技等因素。要提高院校行政效率，就必須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化院校的特點(diǎn)，尋找提高行政效率的方法。

1.構(gòu)建電子校園。電子校園集現(xiàn)代院校管理體制的優(yōu)點(diǎn)于一身，是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下世界各國院校行政管理追求的目標(biāo)。構(gòu)建電子校園主要應(yīng)抓好以下幾方面的工作:

“構(gòu)建電子校園平臺。它包括兩個方面:一是網(wǎng)絡(luò)校園的硬件建設(shè)，形成一個完整的院校辦公自動化網(wǎng)絡(luò)體系。二是網(wǎng)絡(luò)校園的軟件建設(shè)?！?[3]它不僅包括院校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應(yīng)用軟件，還包括數(shù)據(jù)的采集、輸入、歸類和應(yīng)用。

按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求，理順院校行政管理與黨組織管理及其他社團(tuán)管理的關(guān)系。明確院校行政管理的職能、職責(zé)和權(quán)限，將院校行政部門不該管、管不了也管不好的事務(wù)，交給社團(tuán)和其他組織，在此基礎(chǔ)上，建立院校行政管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，網(wǎng)上服務(wù)，“一卡通”，以方便師生的學(xué)習(xí)和生活。

按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求重新界定各職能部門的職責(zé)。合理劃分院校各部門的職責(zé)和任務(wù)，確保責(zé)、權(quán)、利關(guān)系的一致性，防止政出多門、權(quán)責(zé)不清，提高行政效率。

按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求科學(xué)設(shè)置行政職位和人員編制，杜絕機(jī)構(gòu)虛設(shè)、機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事。使行政組織在精簡、高效的原則下實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)轉(zhuǎn)，提高組織效率。

按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求健全行政組織的監(jiān)督與保障機(jī)制，確保院校管理目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。同時運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)大師生的管理參與度，在信息互動中使決策更加高效科學(xué)。

2.提高管理科學(xué)化現(xiàn)代化。院校行政管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化是指院校行政機(jī)關(guān)的各種行政管理活動都必須遵循客觀規(guī)律，按照科學(xué)的方法進(jìn)行管理，利用現(xiàn)代化的管理思想和科學(xué)技術(shù)手段，開展行政管理活動?？茖W(xué)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)代化是科學(xué)化的必然追求。

網(wǎng)絡(luò)化院校管理的科學(xué)性、可行性如何，直接影響到行政活動的方向、速度，影響到行政資源的配備，影響到行政管理方法和技術(shù)的合理使用，影響到行政效率，并決定著行政管理活動的成敗。

“堅(jiān)持行政管理科學(xué)化、現(xiàn)代化，必須制定科學(xué)的行政計劃，一切行政管理活動都必須圍繞既定的行政計劃展開。”[4]在構(gòu)建院校行政體系時，還必須統(tǒng)籌全局，遵循科學(xué)的原則，明確行政管理的方向、目標(biāo)、任務(wù)、政策、方法、技術(shù)及其他要求，按照科學(xué)的程序，提高管理水平。

3.開發(fā)人力資源。人是社會之本，人的創(chuàng)造力是社會發(fā)展的重要力量源泉。雖然網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠代替大量人的工作，但在以管人為特征的政務(wù)面前，發(fā)揮人的作用仍然是網(wǎng)絡(luò)化院校建設(shè)首先要考慮的問題。網(wǎng)絡(luò)不僅不能取代人，相反，由于技術(shù)的進(jìn)步，它更需要高科技的人才，更需要在政務(wù)行為中開發(fā)人才資源。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開發(fā)人才資源，一是要利用網(wǎng)絡(luò)化院校的有利條件，把行政人員從大量重復(fù)勞動中解放出來。二是借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高行政人員的工作水平。三是不斷加大對機(jī)關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，全面提高機(jī)關(guān)工作人員的素質(zhì)，尤其要提高各級領(lǐng)導(dǎo)干部的政治理論、業(yè)務(wù)知識和管理技能。

4.強(qiáng)化制度約束。在網(wǎng)絡(luò)化條件下，強(qiáng)化約束機(jī)制主要應(yīng)做好以下幾方面的工作。

●明確崗位、責(zé)任和利益。即以事定崗，以崗定責(zé)，以責(zé)定利。這樣做，減少了傳統(tǒng)體制相互扯皮的現(xiàn)象，每一個工作人員工作的效率和成績?nèi)绾危梢愿鶕?jù)各自完成的任務(wù)，進(jìn)行定性和定量分析，以往進(jìn)行定量分析會遇到很多技術(shù)上的困難，在網(wǎng)絡(luò)條件下，這些困難將不復(fù)存在。由于各行政人員崗位、責(zé)任和利益明確，必將極大地提高行政效率。

●行政管理制度化。即將原來行之有效的零碎管理方法上升為制度，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，每一個人都受這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制約，都按這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范行事，做到有令就行，有禁就止，行動一致地完成行政任務(wù)。

●行政行為法制化。即將院校的行政制度上升為法規(guī)，所有人都必須以法規(guī)辦事。

三、提高行政效率應(yīng)處理好幾個關(guān)系

1.提高院校行政效率必須凸顯以人為本的管理理念。院校行政效率，不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，更需要管理方式革命。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理后，原來由多個部門或?qū)I(yè)人員完成的工作，轉(zhuǎn)由一個人或幾個人組成的“工作小組”來完成，院校行政管理人員將獲得獨(dú)立解決問題的行動自主權(quán)?！皩π姓藛T的管理方式不是監(jiān)督、控制，更多是指導(dǎo)、幫助和支持，考核方式也由部門工作量的考核，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)小組為中心的績效考核?！盵5]由于新的管理流程對行政人員的綜合素質(zhì)和能力要求的提高，行政人員必須具備基于處理多項(xiàng)業(yè)務(wù)、協(xié)同作業(yè)、信息化集成管理等新流程所要求的知識和業(yè)務(wù)能力，因此，在管理過程中，必須突出以人為本的管理理念，包括對被管理者的人性化管理和對管理者本身的人性化管理，全面提升以人為本的管理水平。

2.提高院校行政效率必須與院校信息化建設(shè)同步進(jìn)行。信息技術(shù)是提升院校行政效率的“發(fā)動機(jī)”，而院校行政效率只能在信息技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上才能發(fā)揮效能。院校行政效率就是建立在信息集成原則和信息化基礎(chǔ)上的組織再造。信息技術(shù)應(yīng)用的真正力量不僅僅是使以往的活動做得更好，而是要突破原有的一些默認(rèn)和規(guī)定，創(chuàng)造出一種全新的組織結(jié)構(gòu)與工作方法，使院校的管理模式和服務(wù)質(zhì)量發(fā)生質(zhì)變，這也是院校行政組織再造的基礎(chǔ)所在。

3.提高院校行政效率必須與院校改革同步進(jìn)行。提高院校行政效率，不僅需要管理流程的轉(zhuǎn)換，還涉及“院校行政組織的制度改革、行政組織的結(jié)構(gòu)調(diào)整、行政人員能力的提高以及行政組織文化的再造?！?[6] 具體來說，提升院校行政效率的配套措施至少應(yīng)當(dāng)包括以下幾個方面。

●轉(zhuǎn)變院校管理職能，將非教學(xué)科研的管理行為從原有的行政業(yè)務(wù)流程中剔除出去。

●盡可能做到對現(xiàn)有行政組織和服務(wù)職能的集成化，并以法定化的方式明確院校行政業(yè)務(wù)流程的范圍與邊界。

●根據(jù)優(yōu)化后的行政業(yè)務(wù)流程，調(diào)整、撤并不必要的行政部門，減少不必要的行政層級、裁減不必要的冗員，使行政組織結(jié)構(gòu)扁平化、精干化。

●廢除不必要的規(guī)章制度和煩瑣的程序，簡化辦事手續(xù)，并對基層管理人員擴(kuò)大授權(quán)。

●建立跨部門的管理機(jī)構(gòu)、配備強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)，制定行政業(yè)務(wù)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)則，各行政業(yè)務(wù)之間的關(guān)系規(guī)則，以院校中心工作為主軸，形成新的工作模式。

●建立溝通行政組織內(nèi)外的電子化信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，并通過技術(shù)維護(hù)，確保行政管理信息的暢通與安全。

●行政人員要轉(zhuǎn)變觀念，樹立以服務(wù)為導(dǎo)向的工作意識，并通過培訓(xùn)、信息共享以及構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，全面提升行政人員的綜合知識水平和信息處理能力。

●通過建立一種鼓勵創(chuàng)新、相互溝通、積極協(xié)作、強(qiáng)烈事業(yè)心和使命感、善于自我管理的行政文化，確保行政人員管理責(zé)任的內(nèi)化。

參考文獻(xiàn):

[1]濮小金.對院校信息化體制架構(gòu)的深思考[J].社會主義研究，2009，(12):35.

[2]包玉娥.當(dāng)代中國政治制度[M].北京:學(xué)習(xí)出版社，2000:162.

[3]安德妹.加強(qiáng)管理 強(qiáng)化服務(wù) 加快發(fā)展 提高效益[J].后勤管理，2007，(7):58.

[4]曹晶璞.高校行政管理工作高效性的對策研究[J].商情，2009，(12):61.

[5]濮小金，司志剛.電子政務(wù)[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006，(6):231.

[6]許立一.行政組織再造之探討[R].國政研究報告，2002:2.[責(zé)任編輯 陳鳳雪]