檔案信息化推動(dòng)檔案管理變革芻議

摘要:檔案信息化使檔案管理工作的效率得到大大提高，使檔案信息的獲取與利用更加方便快捷，諸多前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)層出不窮，管理對(duì)象的數(shù)字化，管理手段的現(xiàn)代化，管理模式的多樣化，促進(jìn)檔案管理的理念與方法逐步發(fā)生著變革。

關(guān)鍵詞:檔案信息化;發(fā)展;需求;管理變革

中圖分類號(hào):C939文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)09-0179-02

隨著社會(huì)的發(fā)展和商業(yè)活動(dòng)的繁榮，文字的發(fā)明及運(yùn)用，私有制、國(guó)家的出現(xiàn)，為檔案的產(chǎn)生創(chuàng)造了條件，隨著檔案的形成，檔案管理也應(yīng)運(yùn)而生。檔案與檔案管理是一種普遍存在且意義深刻的社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人類社會(huì)的生產(chǎn)發(fā)展、對(duì)人類歷史文化的傳承和延續(xù)都具有重要的作用和意義。

人類不僅在空間上相互聯(lián)系構(gòu)成社會(huì)，而且在時(shí)間上前赴后繼，不斷延續(xù)，從而成為一個(gè)不可分割的時(shí)空統(tǒng)一體。如果沒有檔案與檔案管理，人類社會(huì)的時(shí)空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性就不能得到很好的維系和發(fā)展，也就難以在現(xiàn)實(shí)層面上充分得到實(shí)現(xiàn)。檔案是檔案管理活動(dòng)的物質(zhì)對(duì)象，而檔案管理又是檔案實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的一種方式，兩者緊密聯(lián)系，相互依賴，對(duì)人類文化和文明的傳承和延續(xù)起著不可替代的作用和意義。

一、檔案與檔案管理的發(fā)展

檔案與檔案管理的歷史同人類社會(huì)的文明史一樣悠久漫長(zhǎng)，其在內(nèi)容、形式和方法上的廣泛性與多樣性也與人類社會(huì)生活一樣豐富多彩而且不斷地變化發(fā)展。最早的檔案與遠(yuǎn)古時(shí)代的社會(huì)一樣，簡(jiǎn)單、粗糙、數(shù)量也不算大，且與后來的圖書、資料等信息沒有清晰的界限，其管理也比較簡(jiǎn)單，隨著社會(huì)的發(fā)展尤其是社會(huì)生產(chǎn)力水平和技術(shù)手段的不斷進(jìn)步，檔案的內(nèi)容、形式、載體越來越復(fù)雜、多樣，且數(shù)量日益增多。昨天的文件可能是今天的檔案，今天的電子文件也許就會(huì)成為明天的數(shù)字檔案，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，兩者可以相互轉(zhuǎn)化。不同形式檔案的增多使檔案信息管理工作變得日趨復(fù)雜，當(dāng)檔案與檔案管理工作復(fù)雜到必須對(duì)其進(jìn)行專門的研究以及實(shí)行有效的管理時(shí)，方能使檔案發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值 [1]。

二、檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的需求

1.檔案信息化的概述

檔案信息化有多種表述，一般來說是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的活動(dòng)。

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)舉足輕重的要素，正逐漸引起各方面的密切關(guān)注。國(guó)家資源戰(zhàn)略已將現(xiàn)代的檔案事業(yè)置于一個(gè)集理念、方法和技術(shù)于一體的綜合環(huán)境之中，對(duì)檔案信息化的前景也越來越看好。

2.推進(jìn)檔案信息化，保證檔案管理工作與社會(huì)同步、協(xié)調(diào)發(fā)展

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)等各種科技手段已在社會(huì)生活中得到廣泛運(yùn)用，人類社會(huì)步入了嶄新的信息化時(shí)代，其顯著標(biāo)志就是幾乎所有的信息都可以轉(zhuǎn)化為可被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的電子文檔，這給檔案工作帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)。為了能應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，使檔案工作更好地與社會(huì)同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)也就成為歷史發(fā)展的必然。建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的目的在于使信息的傳遞網(wǎng)絡(luò)化，信息的檢索智能化，用戶使用共享化，逐步建立起以數(shù)字化信息為檔案管理內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案管理體系，使其更好地為檔案管理服務(wù)。當(dāng)前，檔案部門的工作應(yīng)以電子政務(wù)工程為契機(jī)，把現(xiàn)行公開文件信息納入檔案信息化建設(shè)中來，加快檔案工作的數(shù)字化步伐，有計(jì)劃、有步驟地建立公開的文件目錄信息和全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)公開文件的計(jì)算機(jī)查詢、觸摸屏自助查詢以及網(wǎng)上查系統(tǒng)，同時(shí)，加強(qiáng)區(qū)域公開文件信息共享建設(shè)，構(gòu)建共享信息網(wǎng)絡(luò)。

隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量將會(huì)越來越多，這與庫(kù)房容量的矛盾也會(huì)日漸突出。由于傳統(tǒng)的管理方法落后，檔案信息的加工、存儲(chǔ)、傳遞相對(duì)比較緩慢，使許多檔案長(zhǎng)期沉睡在庫(kù)房中，檔案管理資源沒有得到充分的開發(fā)與利用，而檔案的信息化，不僅提高了檔案信息加工、存儲(chǔ)、傳遞的速度和效率，更增加了其方便性和快捷性 [2]。傳統(tǒng)的檔案工作如果要發(fā)展，檔案管理就需要進(jìn)行變革，檔案事業(yè)就需要?jiǎng)?chuàng)新。因此，檔案現(xiàn)代化管理為檔案信息化提供了需求，檔案信息化也必將由于這一需求而獲得更好的生存與發(fā)展的機(jī)會(huì)。

三、信息化推動(dòng)管理的革新

檔案管理是理論性與實(shí)踐性結(jié)合得非常緊密的一項(xiàng)工作，而現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用對(duì)檔案管理的影響也異常全面而且深刻。身處信息高速發(fā)展的時(shí)代，人們強(qiáng)烈意識(shí)到曾經(jīng)很熟悉的規(guī)則、方法和工作思路已不再像以前那樣奏效，作為檔案管理的特殊群體——檔案工作者已經(jīng)感受到社會(huì)環(huán)境的變化所帶來的巨大挑戰(zhàn)和沖擊力，也逐漸意識(shí)到只有變革才有出路。

1.觀念變革與認(rèn)識(shí)的提升

檔案信息化是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。開展檔案信息化工作，檔案管理者需要改變一些傳統(tǒng)的觀念，在認(rèn)識(shí)上要有一定的提高，檔案管理者對(duì)信息化工作的認(rèn)識(shí)需要從無到有，由淺入深，對(duì)信息化應(yīng)用系統(tǒng)的使用也應(yīng)從初級(jí)應(yīng)用的階段逐步發(fā)展到能夠提出更多、更深檔案工作業(yè)務(wù)需求的研究與發(fā)展階段。

2.行政管理方法的革新

打破檔案?jìng)鹘y(tǒng)的行政管理方法，實(shí)施需求驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略。需求驅(qū)動(dòng)是檔案信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的重要戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)從“分散式”管理向“集中式”管理模式轉(zhuǎn)變，從環(huán)節(jié)式分段管理向無縫式流程管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

檔案信息化工作的有效開展，不僅能夠提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，而且能夠?yàn)闄n案行政管理人員提供新的思路、方法、手段和信息，促進(jìn)行政管理的進(jìn)一步提升 [3]。

3.工作模式的改革——現(xiàn)代化管理方法的應(yīng)用

文檔一體化是現(xiàn)代檔案管理的一種全新工作模式，是適應(yīng)信息化發(fā)展的必然要求。文體檔案一體化管理的最佳實(shí)踐是在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立功能夠涵蓋電子文件生命周期業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)，文檔一體化的實(shí)現(xiàn)使檔案管理日趨成熟。

(1)提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想是文檔一體化管理的基本要求。文檔一體化的實(shí)質(zhì)是將各部門相對(duì)分散獨(dú)立的文件與檔案統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體實(shí)施集中管理，這不僅能夠加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，更加確保了檔案的質(zhì)量。(2)加強(qiáng)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。實(shí)施文檔一體化管理對(duì)電子文件與電子檔案之間的關(guān)系更為密切，二者同處于一個(gè)綜合管理信息系統(tǒng)中，統(tǒng)一地組織和控制整個(gè)文件生命周期的全過程。(3)加強(qiáng)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。文檔一體化管理要求檔案工作者不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)及專業(yè)知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用各種信息技術(shù)工具來使用檔案管理信息系統(tǒng)，不斷調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)提高技能，加強(qiáng)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。

4.人才戰(zhàn)略思維的轉(zhuǎn)變

檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的目標(biāo)是采取各種有效措施實(shí)施人才戰(zhàn)略，造就一支具備現(xiàn)代信息素質(zhì)，具有寬廣知識(shí)背景，能夠掌握新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍。傳統(tǒng)的檔案管理模式及其封閉式運(yùn)轉(zhuǎn)體系造成了檔案行業(yè)內(nèi)部人員在信息技術(shù)方面的技能有所欠缺。因此，適時(shí)引進(jìn)綜合素質(zhì)高，檔案意識(shí)強(qiáng)的信息技術(shù)人員到檔案隊(duì)伍中來，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展會(huì)有很大的促進(jìn)作用，對(duì)提高檔案管理人員的技術(shù)技能也有很好的幫助。正如鄧小平同志曾說過的:“靠空講不能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，必須有知識(shí)，有人才?！?[4] 因此，檔案管理應(yīng)抓住實(shí)施人才戰(zhàn)略的時(shí)機(jī)，引進(jìn)和培養(yǎng)更多的專一型檔案管理人才，切實(shí)地為檔案工作服務(wù)。

總之，檔案信息化過程是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱苦的，專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的過程，而檔案管理的思路與方法也在不斷的推陳出新，無論人類社會(huì)處于哪個(gè)階段，無論采用怎樣的手段來管理檔案，都是為了使檔案得到更好的利用，使它在信息社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮更加重要的作用，讓人類優(yōu)秀的文化和燦爛的文明得以更好的傳承下去，為推動(dòng)人類社會(huì)的發(fā)展做出自己不可磨滅的貢獻(xiàn)!

參考文獻(xiàn):

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論:第2版[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006:1.

[2]朱玉媛.檔案學(xué)基礎(chǔ):第2版[M].武漢:武漢大學(xué)出版社，2008:112.

[3]薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革——數(shù)字記憶之思考[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2008:66.

[4]鄧小平文選:第2卷[M].北京:人民出版社，1983:37.