淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用

摘要:該文簡述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)工具，論述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能，分析了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)，并在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用過程中需要注意的問題，提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞:信息化;辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

中圖分類號:TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號:1009-3044(2010)21-5881-02

隨著當(dāng)代科技的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度更是驚人，在當(dāng)代社會(huì)，各行各業(yè)都廣泛運(yùn)用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從而大大提高了企業(yè)、單位的內(nèi)部管理素質(zhì)與工作效率，它是當(dāng)代社會(huì)一種新型的管理模式。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)工具

系統(tǒng)由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。客戶機(jī)/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)為硬件系統(tǒng)，基礎(chǔ)為Windows NT網(wǎng)絡(luò)、平臺(tái)為Lotus R6構(gòu)成軟件系統(tǒng)。系統(tǒng)的服務(wù)器端:Windows 2000 Server+Lotus Domino6.0服務(wù)器，客戶機(jī)端:Windows2000/98/ME+Lotus NOtes6.0十優(yōu)泰公文批注系統(tǒng)十電子簽章系統(tǒng)。選用VisualBasie，VisualC++作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)工具。visualBasie、Visua1C++是一種由微軟所推出并面向?qū)ο蟮目梢曅攒浖_發(fā)工具，是當(dāng)前所有系統(tǒng)中一種全新的編程工具。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用VisualBasi。、visua1C++的可視化編程方法，改變了原來Windows應(yīng)用程序設(shè)計(jì)的繁瑣枯燥、難以掌控的特點(diǎn)，使其變得妙趣橫生、輕松自如。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)總體以下七大子系統(tǒng)構(gòu)成，各子系統(tǒng)由若干個(gè)功能模塊所組成。

1)主界面:辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的入口點(diǎn)就為主界面，要進(jìn)入各子系統(tǒng)就必須通過主界面才能實(shí)現(xiàn)，它有如下功能:用戶身份的驗(yàn)證;各個(gè)子系統(tǒng)的進(jìn)入;定制頁面可以根據(jù)個(gè)人喜好進(jìn)行;對所需處理事務(wù)的瀏覽;個(gè)人ID資料和密碼的修改;系統(tǒng)的退出。

2)公文處理子系統(tǒng):發(fā)文與收文就構(gòu)成了公文處理子系統(tǒng)。文件的流轉(zhuǎn)與審批在辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過程中是整個(gè)系統(tǒng)的核心，發(fā)文自下而上、收文自上而下的在系統(tǒng)用戶之間按照流程定義的基本順序進(jìn)行的任意流動(dòng);公文處理子系統(tǒng)能夠并行處理多人同時(shí)處理的文件;同時(shí)，只做一份副本以確保文件的一致性;要對每一次的流轉(zhuǎn)結(jié)果進(jìn)行保留，以便對文件的流向和結(jié)果進(jìn)行有效地跟蹤和查詢。采用優(yōu)泰全文批注系統(tǒng)作為正文的批注;為保證文件的安全性和可靠性，這就需要采用優(yōu)泰電子簽章技術(shù)運(yùn)用于發(fā)布的文件。在整個(gè)公文處理結(jié)束后，將公文移交歸檔進(jìn)行數(shù)據(jù)庫存檔，經(jīng)過一段時(shí)間后，為確保辦公系統(tǒng)正常工作和日后工作的查詢與檢索，可以采用光盤對所累積的歸檔進(jìn)行數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)和備份處理。

3)個(gè)人辦公子系統(tǒng):存儲(chǔ)用戶個(gè)人的一些資料和信息主要依靠個(gè)人辦公子系統(tǒng)，對于辦公的一些工具，例如日程安排、待辦事宜、電子郵件等起到輔助的作用。該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是在用戶計(jì)算機(jī)上所做的保存，這樣就防止其他人查看到這些信息。

4)基本辦公子系統(tǒng):日常辦公事務(wù)主要由基本辦公子系統(tǒng)所完成。例如，領(lǐng)導(dǎo)日程安排:秘書對領(lǐng)導(dǎo)日程安排進(jìn)行詳細(xì)的整理之后，并定期將根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)的日程安排表發(fā)布出來。會(huì)議管理:該系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄會(huì)議內(nèi)容、追蹤任務(wù)執(zhí)行情況、反饋信息。委托代理:運(yùn)用該系統(tǒng)功能可以讓用戶在無法及時(shí)處理公文時(shí)，運(yùn)用本模塊中委托給其他用戶，且委托人回來后，這些公文的處理情況委托人也能查看。用戶使用日志:用戶在登錄進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主界面后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄用戶的登錄時(shí)間。

5)公用信息子系統(tǒng):詳細(xì)的資料信息是由本子系統(tǒng)所提供平臺(tái)。最新的分類信息由專人進(jìn)行收集，為提供用戶查閱，并將其進(jìn)行發(fā)布。

6)公文檔案管理子系統(tǒng):由于檔案管理系統(tǒng)的接口由系統(tǒng)所提供，這就便于對于公文處理中己歸檔的文件進(jìn)行導(dǎo)入，便于對公文檔案的立卷、檢索和查詢。

7)管理和維護(hù)子系統(tǒng):管理和維護(hù)子系統(tǒng)主要包括用戶管理、系統(tǒng)日志、軟件更新、群組管理、流程設(shè)置等。主要是完成系統(tǒng)的基本配置與初始化工作。

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)

1)工作流技術(shù):工作流管理系統(tǒng)的核心技術(shù)就是工作流技術(shù)，它是對整個(gè)業(yè)務(wù)過程的完成進(jìn)行監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)，并跟蹤信息流。運(yùn)用工作流技術(shù)可以使得綜合辦公能力大幅度的提高，并提供先進(jìn)的手段給層次組織管理。該技術(shù)，不僅使得效率得到大大的提高，還可以節(jié)約成本。

2)基于工作流技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模型:為改善傳統(tǒng)辦公工作模式和管理模式，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就要實(shí)現(xiàn)信息的采集和自動(dòng)整理，此外，還需要在領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中開發(fā)和利用信息輔助作用。因此，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)具備多種辦公信息處理功能的綜合系統(tǒng)。現(xiàn)代企業(yè)或單位辦公的工作項(xiàng)目較多，例如，信息的記錄、文件的收發(fā)、文件的編輯、報(bào)表的制作、文件及信函的歸檔和查詢、郵件的發(fā)送、會(huì)議的安排、領(lǐng)導(dǎo)的日程安排等。多個(gè)辦公人員根據(jù)辦公流程共同協(xié)作完成一項(xiàng)工作是其特點(diǎn)。設(shè)計(jì)一個(gè)基于工作流技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模型，以滿足辦公的特點(diǎn)和系統(tǒng)的要求。

3)辦公自動(dòng)化軟件設(shè)計(jì)體系結(jié)構(gòu):整個(gè)軟件開發(fā)過程中的關(guān)鍵點(diǎn)為軟件體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)。不同的結(jié)構(gòu)體系需要配對不同類型的系統(tǒng)，體系結(jié)構(gòu)的選擇通常由系統(tǒng)的設(shè)計(jì)所取決。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中采用基于B/S網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系進(jìn)行開發(fā)。

4)安全防范備份系統(tǒng)技術(shù)選擇:同時(shí)要建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防病毒墻、安全防火墻、安全備份系統(tǒng)等安全保護(hù)，以確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。

4 辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，為各行各業(yè)為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化提供了良好的條件，尤其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與普及，讓許多企業(yè)和單位紛紛建立了屬于自己的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，并連接Intemet，從而形成完善的信息流轉(zhuǎn)通路。加上Microsofofice、Lotus Notes為代表基礎(chǔ)軟件的全方位開發(fā)和廣泛應(yīng)用軟件，大大提高了企業(yè)和單位的工作效率，為其管理提供了很大的方便。然而，要使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)揮其最大的作用，完全依靠辦公的自動(dòng)化是不可能提高辦公效率的，因此，在辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)設(shè)施完成之后，要提高人的主觀動(dòng)性。這就需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:

1)處理好自動(dòng)化與手工操作的矛盾:在辦公過程過程中采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對現(xiàn)行的辦公體制就必然會(huì)產(chǎn)生很大的影響，特別是長期都是實(shí)行手工公文處理方式，已經(jīng)逐漸形成了一套完善制度和行之有效的方怯，且機(jī)關(guān)工作人員也適應(yīng)了這種公文處理方式。若要突然采用辦公自動(dòng)化模式來取代原有的工作方式和習(xí)慣，就會(huì)使得一部分工作人員產(chǎn)生疑問和抵觸心理，從而就妨礙辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用。因此，首先就要做好做好辦公自動(dòng)化的宣傳工作，讓工作人員改變原來的傳統(tǒng)觀念，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化給辦公帶來的便利條件。

2)建立和完善與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的規(guī)章制度:

為便于對辦公工作人員進(jìn)行管理，以確保辦公系統(tǒng)的正常運(yùn)行，就要建立和完善與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的規(guī)章制度，讓工作人員接受和熟練使用軟件。因?yàn)椋粲嘘P(guān)的工作人員沒有對數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，或所記錄的的數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的，都會(huì)對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用帶來嚴(yán)重影響。

3)領(lǐng)導(dǎo)的重視和員工的支持:

企業(yè)、單位領(lǐng)導(dǎo)的直接指導(dǎo)和基層部門的傳統(tǒng)阻力，是辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化所面臨的雙重壓力。因此，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持實(shí)施辦公自動(dòng)化重要保障。

4)提高全員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平:

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是工作人員通過計(jì)算機(jī)來完成大部分的辦公工作。因此，企業(yè)或單位的領(lǐng)導(dǎo)和其下的工作人員都要熟練使用計(jì)算機(jī)，這樣才能確保辦公自動(dòng)化的順利進(jìn)行。

總之，企業(yè)或單位運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅可以使得工作制度規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)辦公工作自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)化，還可以使得事后分析與監(jiān)督能力得到加強(qiáng)，最終大大提高了辦公效率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙贏。

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