論校園檔案管理信息化建設

注:本論文為黑龍江省雞西市社會科學聯合會立項課題論文

摘 要：校園檔案信息化是學校檔案管理部門及管理人員應用現代信息技術，對學校的教學、科研、人事及辦公室檔案信息資源進行管理和利用。學校檔案館（室）作為國家檔案事業的重要組成部分，是學校檔案管理信息化建設的主體，要切實搞好校園檔案管理信息化建設，就必須正確認識這些問題和困難，加強理論指導，以求少走彎路，不斷提高其建設效率。

關鍵詞：檔案信息化；存在問題；對策；學校

作者簡介：許貽斌，女，黑龍江省雞西大學文法系文秘教研室主任，講師，研究方向：文秘、寫作、檔案管理

校園檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，學校檔案管理部門及管理人員應用現代信息技術，對學校的教學、科研、人事及辦公室檔案信息資源進行管理和利用。校園檔案管理信息化的最終目標就是實現檔案管理模式從檔案實體保管向檔案信息資源為學校師生、為社會提供服務的轉變。目前，很多高校的檔案管理部門都在積極開展檔案信息化建設，但各高校開展檔案信息化建設的速度還不夠快，還存在著種種困難和問題，學校檔案館（室）作為國家檔案事業的重要組成部分，是學校檔案管理信息化建設的主體，要切實搞好校園檔案管理信息化建設，就必須正確認識這些問題和困難，加強理論指導，以求少走彎路，不斷提高其建設效率。本文從高校開展檔案管理信息化建設的實施情況展開論述，指出其存在的問題、原因并提出解決對策。

一、學校檔案管理信息化建設的實施情況

（一）學校教學業務工作檔案管理信息化建設的實施情況

學校教學工作檔案，包括教師教學教案、教學大綱、授課計劃、教學日志、學生成績單等教學文件是學校師生在教育教學實踐中積累起來的經驗教訓的總結。它們對提高學校教學質量，有效開展教學評估工作提供了重要信息依據。以我校為例，我校從2005年起，所有的學生成績錄入、學分統計、開設課程統計等均在網上進行，形成電子文件，學生及用人企業均可上網查詢學生的各項信息。2008年起，教師的個人信息、授課情況、人才培養狀態、師生互評等也陸續上網。從而為教育主管部門檢查現有的教學、實驗、科研設施情況提供信息依據。

（二）學?？蒲袡n案管理信息化建設的實施

高?？蒲袡n案管理信息化建設，是高?？蒲袡n案工作發展的大勢所趨。高校的科研檔案是掌握高?？蒲心芰徒M織開展科研項目研究、保持合理的人才結構的重要信息源?？蒲谢顒拥脑龆啾厝皇箍蒲袡n案管理的工作量加大，但是有相當一部分高?？蒲袡n案管理工作還是依賴人工進行，從而造成信息失誤率高、傳遞速度慢。我校近五年來，一直致力于科研檔案管理信息化基礎設施建設，包括軟硬件基礎設施和高?？蒲袡n案信息網絡、信息資源建設、完善科研檔案信息化建設的政策、標準和法規，培養科研檔案管理信息化人才，并已取得初步成效。

（三）學校人事檔案管理信息化建設的實施

學校的師資檔案既為掌握學校人才信息，了解人才知識結構、保持合理的人才結構提供重要信息源，又是學校進行職稱評審、工資晉升的重要信息依據。目前我校檔案管理部門及人事部門聯合開展人事檔案信息的建設工作，建立學校教師考評檔案信息庫、職稱評審檔案信息庫、績效工資檔案信息庫、外聘教師、工勤人員檔案信息庫等信息建設工作。

二、學校檔案管理信息化建設的存在的問題及原因分析

盡管很多高校檔案管理部門陸續開展檔案信息化建設并已取得初步成效，但總體上，各高校檔案信息化建設的速度還不夠快，其原因是多方面的下面就高?，F狀談談高校檔案信息化建設中存在的問題及其原因。

（一）學校的領導和師生缺乏對檔案管理信息化建設的認識，沒有形成檔案管理信息化的理念。

首先，學校的領導及師生不了解信息化管理到底要解決哪些問題，為什么進行信息化建設，以為只要購置了幾臺電腦放在那里就實現了信息化管理。其次，沒有形成檔案管理信息化的理念。很多學校的領導對檔案管理信息化的重視程度還不夠，沒有真正從戰略高度認識檔案管理信息化的重要性，認為檔案工作不過是簡單的收集、整理、保管和利用，人工管理完全能夠應付，根本用不著實現信息化，況且，實現信息化需要大量資金投入，而學校經費普遍不足，檔案工作的信息化難以提到議事日程。因此出現疏于指導、政策上不予傾斜、經費缺乏必要的支持等問題，以上問題，是當前高校檔案信息化建設的最大障礙，使檔案管理信息化成為一句空話。

（二）學校檔案管理信息化基礎設施建設相對比較落后，阻礙了檔案管理信息化進程。

高校檔案管理信息化基礎設施主要包括軟硬件基礎設施和檔案信息網絡。軟硬件基礎設施是高校檔案管理信息化建設的基本條件和物質基礎， 檔案信息網絡是高校檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段及核心。但是經過調查發現，很多學校檔案管理部門的基礎設施較差，缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件以及專門的磁介質檔案存儲設備，不能適應信息化技術對信息處理的要求。而學校檔案館（室）所保存的大部分檔案都沒有進行規范的歸檔與著錄，這為學校檔案信息化管理提高了難度。盡管一些高?；蛸徺I或研發了一些教學、人事、科研等方面的檔案信息化管理軟件，但大多都難以適應學校的實際檔案信息管理要求，還未充分創造出使檔案工作適應社會發展需要的新的工作模式，大大影響了檔案信息化工作的順利開展。

（三）缺乏高素質的從事檔案管理信息化工作的專業人員

各高校普遍缺乏從事檔案信息化工作的專業人員是一個不爭的事實，目前，高校檔案工作人員，大多數是非計算機專業畢業，因此對信息化技術的掌握和運用信息技術解決檔案管理工作的能力方面很差。而專業信息技術人員又缺乏對檔案基礎業務工作的系統了解，致使學校檔案管理信息化工作人員和設備的潛能沒有得到充分的發揮和利用，不能實現優勢互補。

（四）資金短缺是制約高校檔案工作信息化建設的主要障礙

資金不足，檔案信息化建設沒有很好的軟硬件基礎設施配備，技術就得不到很好的提高，檔案工作的信息化建設如果缺乏相應的信息化設備投入，必將使高校檔案管理工作仍處于較原始的手工操作階段，不能適應當前形勢，達到微機調檔、信息傳輸等，大大制約了檔案工作的發展，影響了工作效率，阻礙了檔案工作信息化的進程。

三、對校園檔案管理信息化建設的建議

（一）基礎設施建設現代化

高校檔案管理信息化基礎設施建設是高校檔案信息資源開發利用和信息技術應用的物質基礎。是實現檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。因此，學校要加強對檔案信息化基礎設施建設的投資力度，添置先進的計算機等成套硬件設備，為檔案系統中大量數據的快速處理、文字圖片的掃描及聲像資料的錄入、網絡系統的建設等提供物質保障；同時，要開發一套功能強大的信息系統軟件，以滿足檔案信息化建設的基本要求，以盡快實現高校檔案的信息化。

（二）檔案信息數據化

目前高校要加強檔案信息數據庫建設，加快現有檔案的歸檔、著錄工作，加強對電子文件的系統設置和數據維護等環節的監督指導工作，做好電子檔案的安全、保密和防護工作，以保證歸檔電子文件的完整。盡快形成檔案信息數據規模，使計算機檢索系統實用化，才能把館藏檔案信息進一步深入開發出來，使我們的服務水平和服務能力得到提高。數據庫的建設，必將使信息的查詢、檢索、統計、分析等從過去傳統的手工模式向現代化方式轉變，檔案利用的效率和質量大大提高。

（三）檔案管理信息化工作的規范化、標準化

科學規范的管理檔案是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案利用價值的最大化和全宗完整性。在實際工作中，要做到：第一，要準確把握文件立卷歸檔的時效性；第二，要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；第三，在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展。

（四）檔案信息管理人員專業化

人才是保證高校檔案管理信息化建設持續發展的關鍵及成功之本。高校檔案管理信息化建設需要一大批既具有豐富高校檔案經驗、又能熟練掌握現代信息技術的人才，只有盡快培養結構合理、高素質的信息化人才隊伍，才能適應高校科研檔案管理信息化建設的需要。因此，各高校檔案管理部門既要重視對原有管理人員的培訓和提高，又要大量吸收那些既懂檔案專業又懂計算機管理、熟知法律法規的復合型人才，以適應高校檔案信息化、數字化管理的需要，為實現信息網絡化服務。

（五）服務利用網絡化

檔案信息化建設的最終目的在于最大限度為廣大師生提供利用。當前，多數高校建立了自己的校園網，而且同教育科研網和國際互聯網進行了鏈接，這無疑提供了一個對外服務的窗口，也為信息資源共享提供了契機。運用現代化信息技術建立檔案信息庫，逐步實現檔案信息數據化，提高信息利用率是當務之急。這就要求我們利用計算機和網絡技術，建立學校檔案網絡化管理系統，為查閱人員隨時查詢、傳遞信息和檔案提供服務，不斷拓展服務功能，進一步提高校園檔案服務水平。加強校園檔案信息化建設、推進校園檔案現代化管理就是對傳統檔案管理方式的革新，是適應信息化發展的需要，因而它是新時代高校檔案管理的必由之路，是新時期高校檔案事業發展的必然趨勢。以檔案信息化建設來帶動高校檔案工作的開展，這是促進檔案管理現代化水平全面提高的一項重大措施。

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