淺議通過改進公司OA系統提高工作效率

［摘要］近年來，由于計算機技術、網絡技術以及數據庫技術的廣泛應用，公司OA（辦公自動化）系統取得了長足發展，極大地提高了工作效率。但隨著經濟社會的發展和現代企業管理理念的不斷發展更新，傳統的OA系統已不能完全適應現代商業競爭和工作方式的需求。為此，我們認真分析和探討了公司OA系統存在的問題與不足，積極尋找應對政策與措施，以推動單位工作質量和工作效率的提高。

［關鍵詞］改進 OA系統提高效率

近年來，OA系統在各行各業中得到了廣泛應用，并在實現信息處理和提高工作效率方面發揮著巨大作用。但隨著經濟社會的不斷發展，傳統的OA系統在實際應用中的問題與不足也逐漸顯現。

一、淺析傳統OA系統的問題根源

1.傳統的OA技術已不能適應現代商業競爭及工作發展的要求。當今時代，OA系統已成為現代公司管理的重要支持和保障，OA技術水平的高低直接決定著公司核心競爭力的強弱。但在實際工作中我們看到，一些公司的OA技術應用仍然停留在傳統的文字處理、印刷、排版、輸出及存檔等初級階段，無法實現信息的共享、交換、傳遞，難以對非文本的聲頻、視頻、圖形、OLE對象、掃描圖象等多媒體信息、超文本信息進行有效的處理，或通過電子郵件實現對工作流程的跟蹤服務處理，無法提供協同工作的工作平臺，因此不能有效地實現信息共享、交換、組織、傳遞、監控等功能。

2.傳統的OA管理模式已不能適應現代商業競爭及工作發展的要求。傳統的辦公自動化只是自動化設備的簡單使用，容易被員工接受，加之根本利益格局改變不大，資金投入不多，容易被決策者采納。而現代的辦公自動化，是一個系統工程，需要管理者的高度重視，需要在組織機構上有所保證，需要落實所需的經費，需要進行相關計劃的制訂和執行。辦公自動化的層次越高，工作模式的改變越大，利益格局的改變越大，實現起來也更難，需要在制度、人員等方面給予大力的支持。而很多公司的OA系統建設還停留在口頭上。

3.傳統的OA人機操作模式已不能適應現代商業競爭及工作發展的要求。傳統的辦公自動化是個別人的自動化，它不要求所有的辦公人員都要懂得辦公設備的使用，懂得電腦的操作，懂得電腦打字，它只要求秘書或個別操作人員會計算機網絡技術來完成交辦任務即可。而現代的辦公自動化系統則是通過計算機網絡將所有員工聯系起來，將整個信息化處理過程密切聯系在一起，通過網絡來完成大部分的辦公工作，實現了全員辦公的自動化。因此要求所有人員，上至管理者，下至各級員工，都通曉計算機與網絡技術，都能熟悉使用其他辦公自動化設備。而現狀是由于人員素質的參差不齊，導致現代OA系統難以普及。

二、構建現代OA系統的對策建議

1.建立健全現代OA系統技術平臺。一方面要加強OA系統軟件建設。一是廣泛推廣和應用Lotus Notes 、Microsoft Exchange等辦公自動化軟件，逐步實現結構和非結構化的建設。二是要抓好辦公事務處理軟件的應用。可將文字處理、電子排版、電子表格等常用數據庫，做成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以提高辦公事務處理的效率。二是要抓好OA系統運用。如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。另一方面要加強OA系統硬件設施建設，要購置與當前OA系統建設相適應的計算機網絡設備，構建快速、安全的信息交互網絡，配齊配全打印機、掃描儀、投影儀等音像設備。

2.建立健全現代OA系統管理體制。建立信息管理型的辦公系統，把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。

3. 建立健全現代OA系統人機交互模式。一是突出軟件設計的人性化。傳統的OA系統功能比較單一，過程簡單。未來OA的系統建設要更加強調人性化，強調易用性、穩定性、開放性，強調人與人溝通、協做的便捷性，強調對于眾多信息來源的整合，強調構建可以拓展的管理支撐平臺框架。二是突出軟件設計無線化。利用新技術，促使信息終端應用正在全面推進融合，融合了計算機技術、通信技術、互聯網技術的3G無線移動技術在中國的應用，它將給傳統OA帶來重大的飛躍。三是突出軟件設計智能化。隨著網絡和信息時代的發展，用戶在進行業務數據處理時，面對越來越多的數據，如果辦公軟件能幫助用戶做一些基本的商業智能(BI)分析工作，幫助用戶快速的從這些數據中發現一些潛在的商業規律與機會，將對用戶產生巨大的吸引力。

因此，通過辦公自動化系統的實施，對于企業提高運作效率與快速反應能力，加強企業的制度化、規范化管理，增強企業的市場競爭能力具有重要的意義。

參考文獻：

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