網絡環境下檔案編研工作的深化與拓展

檔案編研工作是檔案管理的一項重要工作，它直接影響著檔案利用工作的開展。是實現社會檔案信息共享的重要途徑。網絡環境下的檔案編研工作是計算機網發展與檔案編研相結合的產物，它可以通過對檔案信息的加工，通過網絡以電子文獻的形式提供給利用者，是檔案工作的新生事物。要適應發展的要求，就必須認清檔案工作所面臨的形勢，找準工作對策，深化和拓展檔案編研工作。

一、網絡環境下促使傳統的檔案編研工作受到沖擊

網絡環境下檔案編研工作產生條件主要有兩個：一是館藏檔案信息數字化。

檔案數字化的重要內容之一便是檔案數據庫建設，包括文件級、案卷級、檔案原文數據庫的建設，通過互聯網實現己開放檔案信息資源共享，數據庫中的檔案信息是開展數字檔案編研工作的主要資料來源。檔案數字化使檔案編研工作對象存在方式發生變化，這使檔案編研工作更具自動化和現代化，編研成果載體形式更具廣泛化，使檔案編研成果傳播更加快捷，利用面更廣，能更好的滿足用戶需求：二是電子檔案的接收和管理工作。對電子檔案的編研是數字檔案編研工作的一個重要組成部分。在接收電子檔案時，應注意保持其原始性和真實性，特別是要檢查軟件的兼容性。對接收進館的電子檔案要做好管理工作，特別是要編制出實用的檢索工具，以保證接收來的可公開的電子檔案可以順利的檢索與利用。當今世界科技高速發展，網絡技術、數字通訊技術等在一定程度上變革著各領域的工作方式和工作手段，因此檔案的編研也必然面臨著與現代技術的接軌。

現代信息技術的發展，使檔案工作的各方面都發生了全新的變化。如：檔案載體由以紙質為主變為以電子文件為主：檔案編研的載體及傳播媒介從有形的實體向虛擬的網絡轉變；檔案管理方式由人工管理變為機械化、自動化管理與人工管理并存；檔案利用方式由必須到檔案館查閱變為到檔案館(室)查閱或網上查閱。由于檔案用戶類型日趨多樣化，檔案數量和社會對檔案信息的需求量都急劇增加，檔案編研的任務越來越重。人們對編研信息的利用需求出現了新的發展趨勢，在利用編研信息的過程中已不足于只利用本單位的檔案資源，需要跨單位、跨區域了解檔案信息內容的越來越多，全方位利用信息資源的愿望日益迫切．傳統封閉式編研工作方式已無法滿足新的需求。作為開發檔案信息的重要手段的檔案編研部門，應審時度勢，迎接信息網絡化帶來的變革契機，轉變傳統的檔案編研方式，積極探索網絡時代檔案編研的新特點、新思路、新方法。

二、網絡環境下檔案編研的特點

網環境下檔案編研工作與傳統檔案編研工作相比，其主要具有五大特征。

(一)檔案編研更具社會性

檔案信息的數字化，加速了檔案編研工作由專業型向全力位社會化的擴展，使檔案編研更具社會性的特征。首先，是從事檔案編研工作的機構和人員，在整個檔案編研活動過程中，編研主體占有主導和支配地位。從事檔案編研的機構、人員不局限于檔案部門內部或檔案專業人員，而是包括了社會上各行各業、各類人員。檔案編研工作的網絡化擴大了檔案的閱讀范圍，通過網絡，人們可以不分時間和地點，通過百度、google等搜索引擎快速的搜索到需要的信息，特別是隨著數字檔案館的建成與投入使用，利用者可以直接登陸數字檔案館查詢所需信息，并可及時方便地下載、復制和編輯。

(二)選題廣泛性

隨著數字化技術的發展，數字檔案館的建立和發展，檔案編研工作者可以通過計算機瀏覽已開放的檔案，這在一定程度上拓展了選題的范圍，也使選題的方式更為靈活。首先，借助于網絡選題，擴大選題范圍。在選題時，通過網絡查尋信息，通過網絡搜尋當前的工作熱點和難點，尋找被學術界和社會所忽視的某些重要問題，組織選題，推出編研成果，這樣的成果問世，必將產生引領學術研究方向的轟動效應。其次，有些在傳統檔案編研工作中難于完成的工作如要編百萬字的大資料，在傳統工作下要查到上千萬字的資料才能編成，工作難度大，不容易完成。而在計算機幫助下，可以輕松完成相關材料的檢索，這樣的“大題”是可以選擇的，這就增加了選題的范圍。第三，可以借助于選題數據庫或各種專題數據庫進行選題。雖然目前還沒有在全國普遍開展檔案選題數據庫的建立工作，但這將成為檔案選題的一個新的發展方向。這樣，既可避免重復編研，又能加快選題速度，從而促進整個檔案編研工作的開展。利用網絡向檔案部門發出利用檔案信息的請求，根據這種請求，有關檔案館(室)進行定題編研服務，以滿足社會不同需要。

(三)選材手段的現代化

檔案編研工作的基礎性工作是材料的收集。網絡環境下，檔案編研工作收集材料是以在本館收集為主要途徑。由于熟悉本館館藏，能熟練應用本館的各種檢索工具，遇到問題可以及時協調相關部門進行解決。同時，可以針對數字檔案館建成較早運行較好的檔案館，充分利用其館藏的檔案信息，提高查全率。在相關部門網站和互聯網上進行檢索。在互聯網上進行資料收集時，要注意選擇比較有權威的網站，并要仔細辨別材料的真偽。可見，在數字化和網絡化環境中，編研人員只需輸入要查找信息的關鍵詞或分類號等檢索標識，就可以方便快捷的檢索出分散于各個信息中心、各全宗、各案卷中的某一專題的檔案資料或相關的主要內容、資料存放地及現存狀態等信息。依靠計算機等現代化技術手段，可以使檔案編研人員從大量的事務性勞動中解脫出來，更多地進行諸如選題策劃等創造性的勞動，提高了檔案編研工作的質量和層次。借助于現代技術，可以方便快捷的獲耿大量信息，在對這些信息進行選擇時，應謹記多選擇權威的網站(最好是官方網站)或數字檔案館發布的資料，少用或不用誠信度較差的網站發布的資料。初選結束后，可借助于計算機，新建若干個文件夾，將不同類別的文件材料分別存放在其中，然后根據相關標準和要求，剪除不適應的部分材料，進行復選和定選，要真正做到“全面查找、寧多勿漏、博約得當”。

(四)編研過程更加自動化

檔案編研過程的自動化主要體現在檔案編研管理軟件的應用上。運用檔案編研管理軟件，計算機在接受到檔案編研工作者的指令后，可以在數據庫中查找與主題相關的數據，并對檢索到的數掘進行自動篩選，剔除與主題無關的數據，并將數據轉換成合適的表現形式，自行編輯一些簡單的檔案資料。對于一些復雜的檔案編研題目，并不能完全依靠檔案管理軟件完成，仍要主要依賴檔案編研人員多方收集、選擇信息，最后形成編研成果，但總的來說，數字檔案編研工作的自動化程度較之以往有所增強，編研工作的效率也在不斷提高。

(五)編研成果形式多樣

網絡環境下檔案編研工作的成果更具多樣化。計算機多媒體技術的廣泛應用，使檔案編研人員可以對文字、聲音、圖像等各種載體形式的信息進行統一處理和存儲，變為視、聽、讀的多維信息，將文字、圖片、圖像等多種形式的信息用不同的方式整合起來，呈現出生動立體的多樣形式。可以是通過彩色打印機輸出制作成圖文并茂的紙質載體，用于保存和傳播利用：又可以以數字形式存于網絡設備；也可刻錄成光盤等電子介質脫機保存；還可以制作成可以通過音頻、視頻傳播的音像制品。

三、深化和拓展檔案編研工作的對策

檔案事業正處于改革與發展、機遇與挑戰并存的歷史時期，與時俱進、創新發展成為檔案事業發展的永恒主題。為了使檔案編研工作真正發揮出其服務功能，面對當前信息需求的新形勢，調整思路，擴大視野，徹底打破封閉式編研及獨享資源的局面，把封存的歷史變成現實的資源，充分利用現代化技術手段，積極開展橫向聯合，拓展檔案編研服務內容和形式-要從編研內容、方式、手段的選擇上做出合理的選擇與應用，使其健康、持續發展，從而促進檔案工作的可持續發展。

(一)打破傳統的封閉模式，走聯合編研道路

充分認識網絡環境下檔案編研工作的現狀，系統開發檔案信息資源使檔案編研工作適應新時代的客觀要求，才能有效地服務于經濟建設，才能體現出高層次信息資源開發的編研工作。

已向全社會開放的數字檔案信息，各級檔案部門應積極做好檔案編研基礎工作，充分調動社會各界力量，讓他們積極參與進來，使之自行編研，形成更多的檔案編研精品，更好的服務于社會。走社會化檔案編研之路。法國國立檔案學院教授羅伯特·亨利·鮑蒂埃指出：“檔案工作者所掌握的潛在情報不能僅僅貯藏起來就行了。檔案庫房不光是貯藏文件夾的場所，也不簡單地像被人稱呼的那樣‘歷史的糧倉’。這聽起來更像是詩，卻不夠真實。檔案工作者應該盡最大可能把所有文件材料提供給盡可能多的人來利用。”檔案編研工作者要不斷開發檔案信息資源，將豐富而珍貴的檔案資源以喜聞樂見的方式呈現于利用者面前。“在信息時代，從封閉到開放，從編輯到開發，從資料觀念到信息觀念，從主要為歷史研究或為本單位服務到為社會各面服務。中國檔案文獻編纂的基本態勢發生了革命性轉變。”檔案編研工作應適應這種革命性轉變，積極與有關部門聯合，走社會化檔案編研之路。在信息時代，檔案事業的發展取決于與社會發展的接軌程度。檔案編研工作自身也面臨著檔案信息服務的進一步社會化問題。如服務對象從為領導決策和學術研究的狹小范圍向為大眾服務轉變，服務方式從只講社會效益向社會、經濟效益兩兼顧轉變等。檔案工作發展的社會化，使檔案部門迎來了前所未有的發展機遇，檔案部門不能再關起門來小打小鬧，而應與相關部門進行廣泛合作，共同創造檔案編研工作發展的新局面。

目前雖然各級各類檔案部門都非常重視檔案編研工作，并已進行了相應的實踐，但是由于種種原因檔案館際之間的檔案信息交流還很有限，相互之間尚處于半封閉狀態，缺乏合作意識和條件等，存在諸多問題沒有真正發揮其應有的作用。檔案編研的目的，不僅在于豐富檔案館藏，更在于通過深層次的信息資源的開發，實現社會信息資源的共享。在原有的編研工作方式上，與其他檔案部門、歷史研究單位等不同方面的編研力量實行橫向聯合。通過檔案信息資源的共建與共享，打破當前各自為政的局面，樹立協作觀念。在進行檔案編研工作合作時，可以借鑒國外檔案館一些成功的經驗。如新加坡檔案館、莫斯科檔案館在合作開發檔案信息資源方面已經作了有益的嘗試，他們的成功經驗值得我們借鑒。新加坡檔案館檔案工作者認為，“檔案工作者必須學著與其他專業人員和競爭對手合作，以獲得支持和資金。”在過去幾年里，新加坡檔案館按照這一理念，積極與信息產業和其他信息提供者進行合作，解決了長期困擾檔案編研工作的資金、技術等諸多問題，獲益不小。莫斯科檔案館則積極與科學院和地方志學者合作，通過檔案資源+知識+專業學者的合作模式，組成檔案聯合體，檔案編研工作得到大規模的發展。這樣既能加強編研力理，提高編研工作的時效性，更有助于全面提升編研的質量水平，更大程度地滿足用戶對高質量檔案信息的需求。例如在公元前3000年以前，當時兩河流域出現了數以萬計的泥板文獻，圖書館界稱之為泥板圖書，而檔案界稱之為泥板檔案；還有我國出土的甲骨文，圖書館界稱之為甲骨圖書，而檔案界稱為甲骨檔案。圖書館界與檔案界同樣是信息服務部門，數字圖書館的建設要早于檔案館，也更成熟些。數字圖書館的建設與投入使用使圖書部門擁有了海量信息，作為對檔案信息進行二次加工的檔案編研部門應抓住當前有利時機，充分利用數字圖書館的相關信息資料，編制檔案編研精品。

(二)樹立創新意識，拓展編研思路

現代網絡技術的快速發展和廣泛應用。檔案編研工作的網絡化擴大了檔案的閱讀范圍，通過網絡，人們可以不分時間和地點，通過百度、google等搜索引擎快速的搜索到需要的信息，特別是隨著數字檔案館的建成與投入使用，利用者可以直接登陸數字檔案館查詢所需信息，并可及時方便地下載、復制和編輯。檔案信息的有效性與適用性，取決于檔案信息對社會的滿足程度，滿足程度高，說明檔案信息的開發工作的質量越高，反之亦然。檔案編研作為一種復雜的智力型投入，本身就帶有研究性質。要根據不同用戶的利用需求特征，才能編出編研精品。檔案編研選題應該做到時效性、針對性、信息性和超前性相結合，不能片面強調數量而無質量。要善于抓住社會熱點，在資源共享的基礎上體現館藏特色、地方特色。利用館藏檔案的優勢，經過分析加工與現實工作緊密結合，為領導決策、科學研究、經濟建設提供超前服務。只有體現館藏特色，提供有價值的檔案信息，才會具有生命力。因此，編研策略應該與時俱進，戰略突出對社會檔案信息總資源的補充，實現檔案文獻資源的合理布局以服務于社會。從而更好體現出地方特色，為地方文化建設和地方史志的研究提供參考。只要開拓思路，勇于創新，就可以把編研工作推向一個新的高度，跟上社會的發展，編出豐碩的果實，滿足人們的需要。深圳市近年來通過廣泛征集歷史檔案資料，相繼整理、編纂、出版了《明清兩朝深圳檔案文獻演繹》、《民國時期深圳檔案文獻演繹》、《深圳創業者肖像攝影集》及反映深圳百業狀況的《深圳典藏》CD-ROM等，均獲得了很好的社會效果。

(三)充分利用網絡資源，優化檔案信息網絡服務

計算機網絡的主要作用就是實現資源共享，網絡功能資源的共享，使檔案編研工作發生了翻天覆地的變化。局域網、遠程網、到公眾信息網、國際互聯網，已經成為各級檔案部門向用戶提供檔案編研成品的重要渠道。檔案編研工作者利用網絡資源，可以方便快捷的查找到所需要的信息，并根據需要編輯出圖文并茂、載體各異的檔案編研成果。“檔案信息網絡服務是指通過計算機通訊網絡向利用者提供檔案數字信息的一種服務形式，其提供的數字文獻是利用計算機的快速運算能力及相關輸入設備來進行記錄和存貯的，通過計算機通訊網絡進行傳遞的。其存在的方式則脫離開原來的物理載體。”檔案信息網絡服務的出現，表明檔案部門又多了一種面向檔案用戶服務的便捷手段，由于網絡傳遞信息快，使檔案信息的傳遞數量大大增加。可以實現24小時全天候服務，“永不閉館”。檢索和傳遞速度快，可方便下載，大大提高了利用者查找檔案資料的速度。

(四)充分利用現代科技，創新檔案編研方式

網絡不僅給檔案利用者帶來便利，同時也給檔案編研工作開辟了一條通往外界的綠色通道，充分利用網絡這個橋梁，有助于檔案編研工作實現質的飛躍。首先，通過網絡檢索所需資料。主要是通過網絡查尋其他檔案部門、圖書館、博物館等部門所保存的相關原始信息。網絡中的資源巨大，檢索速度快，“一點即達”，大大減少了檔案編研工作者的等待時間。通常采用的檢索方式有索引檢索、模糊檢索、文獻同期檢索、關鍵詞檢索等，檢索到所需信息后，檔案編研工作者可以在線閱讀、全文下載，提高了檔案編研工作的質量和效率。其次，通過網絡提供選題思路。檔案編研如果能充分利用正在逐步完善和擴大和各種國內外公共信息網絡，實現編研信息全方位、立體化的雙向傳播，其覆蓋面和社會影響之大是不可言喻的。運用現代化技術手段對檔案信息進行分析、加工，制作數字化檔案信息編研產品，提高檔案編研工作的效率和檔案信息的質量。用計算機實現檔案信息的海量存儲，并且充分運用計算機網絡傳遞檔案編研成果，實現檔案信息資源的共享。在檔案編研手段上，傳統與現代相結合，運用光盤和縮微膠片等載體存儲和發行。改變編研工作的條件，敢于運用計算機等現代化技術和設備，及時、有效地實施開發，縮短加工與傳遞時間，提高利用的時效性。

以往抄纂的檔案史料匯編，出版的館刊，拍攝的電視專題片，稍加改變使之適應電腦、網絡的要求，可以通過網絡走遍世界各地，出現在熒屏之上，有更多的機會為需要的人們服務。利用各種現代化的手段，實現編研成果的載體由紙質材料向紙質材料與磁性材料、感光材料等并存的轉化，極大地豐富編研成果的類型，還可以建立編研數據庫，實行編研成果微機網絡管理。運用網絡技術使檔案編研工作突破時空限制，編研的諸多環節得以優化，使定題、選材、考證、加工和出版公布等過程更具效率，利用者可以輕易實現對檔案編纂成果的異地查詢，為利用者提供了多種編研成果平臺，而且有利于激發編研人員的能動性以及對信息資源分析、綜合和重組的潛能，提高編研成果的信息含量。

(五)加強檔案編研人員培訓，提高檔案人員的綜合素質

檔案編研是對檔案信息資源進行高層次和開發利用的一項事關檔案工作根

本目的重要工作。在網絡環境下，檔案編研工作的自動化、現代化等特征，對檔案編研人員提出了特殊的要求。作為數字檔案編研人員，不僅應符合政治修養高、綜合素質好、編研能力突出等一般傳統要求，還要具備操作現代化科研技術設備、工具和軟件的能力，具有一定的信息素質和經營管理能力。長期以來，我國檔案編研工作雖然也堅持“以人為本”，但現階段我國檔案編研工作者素質仍舊相對較低，良莠不齊，還存在些一些亟待解決的問題。目前檔案編研工作者隊伍中，高層次的專業人才很少，綜合性人才緊缺。有些人懂檔案，但不懂計算機，有些人懂計算機，但不懂檔案。人員結構比較單一，人員流向不盡合理，檔案工作缺乏專家型人才，這些在兼職檔案工作者身上表現的更為明顯。由于受傳統檔案工作思想的束縛，不能接受檔案管理新思想、新技術和新方法，嚴重阻礙了檔案工作的發展。提高數字檔案編研人員素質勢在必行。首先，要提高業務素質。《全國檔案信息化建設實施綱要》中要求要加強檔案管理人才隊伍建設，這說明國家已將檔案專業人才隊伍建設放到一個相當重要的位置。由于數字檔案在管理中還存在原始性確認、檔案信息的可讀性、檔案信息保存的長久性等諸多問題，數字檔案的編研工作較紙質檔案復雜得多。它不僅要求檔案編研工作者掌握檔案專業業務知識，還要善于捕捉信息，提高對信息的收集、理解、分析處理能力。要掌握計算機技術，充分利用網絡資源，能獨立完成檔案信息資源的提取、鑒別選擇、提煉加工、制作目錄、網上傳輸，最后制作出用戶可直接利用的電子刊物、數據文件等可視資料。第二，要提高創新能力。創新是人類社會發展的不竭動力，也是信息時代對檔案部門的新要求。隨著科學技術的日新月異，信息科學方面的各類新知識、新觀念、新方法、新技術層出不窮。面對諸多挑戰，檔案編研工作者要觀念創新，進一步解放思想，實事求是，從轉變觀念上下功夫，把創新真正變為每一位檔案編研工作者的自覺行為，用科學的態度研究新情況、新問題，積極的調整自己，要不斷學習，有針對性的閱讀相關書籍，如檔案宣傳刊物，國家檔案局、中央檔案館的一些重要文件，檔案專業書籍等，提高檔案業務知識和編研知識。與此同時，要加強學習相關學科知識。如圖書館學、情報學、信息科學等，了解相關行業數字化建設情況。主要是到數字檔案編研工作突出的檔案館學習，學習先進地區的選題、編排、網絡出版發行的先進經驗，學以致用，更好的促進本地的數字檔案編研工作的發展。另外，要提高外語素質。在進行數字檔案編研時，往往會遇到一些外文資料，由于語言不通，這些外文資料不能得到及時的翻譯。許多珍貴的外文資料不能真正發揮其應有的價值。所以，檔案部門要通過自學和送出去學相結合的方法，提高每個檔案編研工作者的外語素質。

總之，檔案編研工作作為檔案信息開發與利用的主要工作方式，在網絡環境中必將發揮更大的作用，我們要準確把握網絡帶給檔案編研工作的機遇，及時調整編研觀念，認清未來檔案編研工作的格局，大力開發檔案信息資源為社會服務，為檔案編研工作開創一個全新的局面。