“即時通訊”為信息化添翼

“工欲善其事必先利其器”。實踐表明，“即時通訊”是一個值得推廣的辦公軟件，方興未艾，“為信息化添翼”，我們要抓住時機，為我所用。

隨著IT技術的高速發(fā)展，面對新的經(jīng)濟形勢，國內(nèi)企事業(yè)單位加快了信息化建設的步伐。特別是處于快速成長中的中國企業(yè)，信息化工程需要能立竿見影，求得實現(xiàn)其投資效益最大化。因此，信息化解決方案必須是功能貼切、易學易用、快速實施、穩(wěn)定安全，能確保其核心業(yè)務和關鍵管理需求的率先解決，并提供充分的擴展性以適應企業(yè)成長的需要，才能將企業(yè)實施信息化的風險最小化而功能最大化。

美國市場咨詢公司Radicati Group日前公布了關于面向企業(yè)的“即時通訊”(EIM)市場的調查結果顯示，北美約85%的企業(yè)在業(yè)務及個人交流中使用“即時通訊”，而全球的比率也高達40%。專家預測，到2013年底全球約有85%的企業(yè)將使用“即時通訊”。

企業(yè)導入“即時通訊”的目的，主要是促進公司內(nèi)部溝通，節(jié)省大量電話費用和差旅費，防止企業(yè)的商業(yè)秘密和客戶資料外泄，提高員工工作效率，從而營造一種新的企業(yè)溝通文化。

當前企業(yè)信的息窗口雖然“看上去很美”，但缺乏“目標尋的”之功能，難于“協(xié)同工作”和“統(tǒng)一處理”。

目前，許多企業(yè)信息傳遞，面臨著“協(xié)作和溝通”的新挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)為:

人員分散，各自為戰(zhàn)，影響內(nèi)部協(xié)作效果。

隨著企業(yè)業(yè)務不斷地發(fā)展，企業(yè)本身的組織結構逐步擴大，分支機構也越來越多;有的企業(yè)的用戶散布在全國甚至是全球各地;地域之間的距離限制了人員之間的溝通和協(xié)作效果。如果需要在這樣一個廣泛的區(qū)域內(nèi)舉行會議、進行有效的溝通，除了要花費更多的時間外，通常會帶來繁重的后勤(如會議的組織、人員時間的協(xié)調、交通食宿安排等)工作和不必要的大筆財務負擔。而溝通效率低下可導致辦事延遲、差旅和通訊成本提高、決策不明智以及個人和工作小組效率低下等諸多問題。因此企業(yè)急需一個方便、快捷的溝通方式，而這種溝通方式不僅需要價格低廉，還不會受到地理位置的束縛。

“人找事”的工作模式影響企業(yè)工作效率。

目前企業(yè)為了加強內(nèi)部管理、規(guī)范操作流程，一般都建設有各種業(yè)務系統(tǒng)，如:OA、ERP等等。這些系統(tǒng)大部分都是以B\\S結構為主，并且屬于分時業(yè)務系統(tǒng)。這類系統(tǒng)中的諸多信息，大都需要工作人員時刻關注，并不斷地刷新頁面，才能及時獲取;如果不及時刷新頁面就很難及時獲取需要處理的業(yè)務信息，往往一些重要事情無法及時通知相關人士，而得不到及時的處理，長此以往將造成事務越積越多，嚴重影響了辦公效率;且當用戶并發(fā)數(shù)量大時，對業(yè)務系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫來說也造成了相當大的壓力，嚴重的甚至會造成系統(tǒng)崩潰。因之如何能夠改變現(xiàn)有工作模式，讓事務信息能夠主動、快速、準確地“印址”工作人員，將會很大程度地提升企業(yè)的工作效率。

業(yè)務信息分散難于按需求采錄利用率低。

企業(yè)中往往不會有一套業(yè)務系統(tǒng)，按現(xiàn)在的工作模式，工作人員一上班就需要打開諸如郵件、OA、KM等各類系統(tǒng)。傳統(tǒng)的工作模式中，各個業(yè)務系統(tǒng)的信息是分散在各個業(yè)務系統(tǒng)中的，工作人員一上班就相當忙碌，需要到各個業(yè)務系統(tǒng)中進行業(yè)務待辦的查詢。如果在整個業(yè)務系統(tǒng)上還有一個系統(tǒng)能夠集中顯示所有業(yè)務系統(tǒng)的各項信息，則將大大方便工作人員的繁瑣工作。

先進通信系統(tǒng)無法用到日常業(yè)務辦理中。

現(xiàn)在的通訊手段多種多樣，有短信、傳真、網(wǎng)絡電話、電話或視頻會議等，但是這些通訊手段都是獨立運行的，并沒有和業(yè)務系統(tǒng)進行集成，因之使這些先進的通信設施不能夠有效發(fā)揮其用途。如果業(yè)務消息可以用短信提醒，傳真可以用電子網(wǎng)絡傳真的方式發(fā)送，員工出差能夠方便地撥打網(wǎng)絡電話與公司和用戶溝通，這樣，既能夠提高效率，又能夠降低溝通的成本。

打造“即時通訊”溝通平臺，共享信息資源，目標尋的，各取所需，協(xié)同工作，統(tǒng)一處理，提高工作效率。

如今，鑒于在企事業(yè)單位中遇到的問題，業(yè)界通過“即時通訊”軟件(EIM)則能很好地構建統(tǒng)一通訊平臺，運用插件擴展功能，通過接口整合業(yè)務應用，為用戶構建一個實時協(xié)同、統(tǒng)一信息、集中處理事務的工作中心則可盡如人意。主要特點是:

統(tǒng)一信息，資源共享，群體協(xié)作。

一般來說，信息整合都是通過采用數(shù)據(jù)交換的方式進行處理，主要是為了建立一必須通過多個業(yè)務系統(tǒng)中進行信息整合后再進行使用的系統(tǒng)。諸如領導決策系統(tǒng)就是屬于這一類型;還有一些基礎信息資源，例如人口信息系統(tǒng)等，也是需要與其它業(yè)務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換的。這一類型的信息必須采用數(shù)據(jù)交換的方式整合。

但是，也有相當一部分信息和資源共享，實際上不需要數(shù)據(jù)整合，而僅僅需要信息分類整合就可以了。例如:公文系統(tǒng)、審批系統(tǒng)等。這類型的系統(tǒng)主要是用來處理工作流程和審批流程的。基于信息門戶的應用和群組之間資料共享的應用，EIM平臺為用戶提供了信息門戶、信息提醒、業(yè)務處理和資源共享等應用模塊。

EIM平臺利用即時消息傳遞、群組協(xié)作、視音頻會議以及集成的豐富的業(yè)務系統(tǒng)消息和通信功能，實時地將人員和信息連接起來。這些解決方案為組織帶來了重大的好處，諸如提高個人和團隊的工作效率、促進協(xié)作、改善關系、提高安全性和企業(yè)的可伸縮性。通過向位于不同地理位置、時區(qū)和組織邊界的小組成員、合作伙伴、供應商和服務對象授予“即時通訊”的能力，信息就可以在上述團體之間及時、迅速和有效地流動起來。組織可以通過利用實時協(xié)作，更快和更有效地共享建設性的信息，從而改進提高政府和企業(yè)的效率，從而直接降低了成本，同時加快了政府和企業(yè)決策的速度。

消除地域限制，提高工作效率。

EIM平臺在計算機上提供了一個集中的辦公場所，所有的工作人員都能夠在同一個平臺上辦公，工作人員能夠很方便的在這個平臺上找到要找的人和部門。不用再為找不到人而發(fā)愁，相互之間的協(xié)作變得容易了。

這種實時協(xié)作通過消除通訊延遲和提供豐富的信息共享功能，提高了工作人員的工作效率。改進的流程和信息交流方式提高了團體和個人的工作效率。通過采用視頻會議、群組協(xié)作的方式來替代原來面對面的會議，避免了因出差而導致的工作效率低下，并且得以提高了關鍵的業(yè)務標準。通過利用實時協(xié)作解決方案來改進業(yè)務流程和通訊，生產(chǎn)效率也得到了提高，因為這些解決方案使得各個小組可以更加頻繁地舉行會議和交流，從而使得解決問題和共享信息的速度更快。

“事找人”提高處理業(yè)務敏捷度。

“即時通訊”平臺提供的業(yè)務系統(tǒng)信息的集成應用，將信息發(fā)送的方式從過去被動地“拉”轉變到現(xiàn)在主動地“推”。工作人員再不用每天上班到所有的業(yè)務系統(tǒng)中去尋找需要處理的業(yè)務，也不用隔段時間就去刷新頁面，搜索是否又有待辦的事務信息。

這樣既減少了由于分時系統(tǒng)固有的延時性問題，而造成的任務延期情況的出現(xiàn);又能夠讓工作人員安心地去處理當前的工作，而不用不間斷地刷新頁面。因此人們有更多的時間去分析問題、商討對策，做出更加明智的決策。這能使處理任務的時間周期縮短和組織效率的提高，從而增加企業(yè)效益。

和諧環(huán)境，促進協(xié)作和改進關系。

“即時通訊”平臺提供的多種協(xié)作手段，促進了人與人之間的溝通，增進了工作人員之間的交流，加強了相互之間的信任，為構建和諧的工作環(huán)境，改進工作關系奠定了基礎。

改善運營，精簡程序，節(jié)約成本。

通過更快的響應速度、可訪問性和及時的決策過程與信息共享，部署“即時通訊”平臺后，促進實時協(xié)作的組織業(yè)務流程得到了極大的改善，從而提高運營能力。采用低廉的網(wǎng)絡通訊服務，降低差旅費用，節(jié)約成本。對于聯(lián)機會議、培訓或活動，視頻會議是有效的會議方式，人們不必離開辦公桌就可以和各支團隊進行協(xié)作。由于每個人都通過他們的PC參與進來，員工們就可以同時啟動一個項目、集體討論、編輯文件、在屏幕前進行協(xié)作。

“工欲善其事必先利其器”。企業(yè)的實踐表明，“即時通訊”(EIM)是一個值得推廣的辦公軟件，方興未艾，“為信息化添翼”，我們要抓住時機，為我所用。