工程項目管理中應加強溝通與協調

［摘 要］ 在企業管理中，項目經理一般不直接控制資源和具體工作，而是由項目經理部中的職能人員具體實施控制，這就使得項目經理和職能人員之間以及各職能人員之間存在溝通和協調。本文針對項目經理在項目管理中應如何與技術專家、企業管理層、發包人、監理機構及設計單位加強溝通與協調進行探討。

［關鍵詞］ 項目管理 溝通 協調

在項目管理中，溝通與協調是進行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯系，它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。溝通與協調可使矛盾著的各個方面處于一個系統中，使系統結構均衡，使項目實施和運行過程順利。

一、項目經理與技術專家的溝通

項目經理應積極引導，發揮技術人員的作用，同時注重全局、綜合和方案實施的可行性。

建立完善、實用的項目管理系統。明確各自的工作職責，設計比較完備的管理工作流程，明確規定項目中正式溝通方式、渠道和時間，使大家按程序、按規則辦事。

建立項目激勵機制。由于項目的特點，項目經理更應注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如：采用民主的工作作風，不獨斷專行；改進工作關系，關心各個成員，禮貌待人；公開、公平、公正地處理事物；在向上級和職能部門提交報告中，應包括對項目組織成員的評價和鑒定意見，項目結束時應對成績顯著的成員進行表彰等。

形成比較穩定的項目管理隊伍。以項目作為經營對象的企業，應形成比較穩定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的，但項目小組卻相對穩定，各成員之問相互熟悉，彼此了解，可大大減小組合摩擦。

建立公平、公正的考評工作業績的方法、標準，并定期客觀、慎重地對成員進行業績考評，在其中排除偶然、不可控制和不可預見等因素。

二、項目經理部與企業管理層關系的協調

項目經理部與企業管理層關系的協調依靠嚴格執行領導管理目標責任書。項目經理部受企業有關職能部門、科室的指導，兩者既是上下級行政關系，又是服務與服從、監督與執行的關系，即企業層次生產要素的調控體系要服務于項目層次生產要素的優化配置，同時項目生產要素的動態管理要服從于企業主管部門的宏觀調控。企業要對項目管理全過程進行必要的監督調控，項目經理部要按照與企業簽定的責任狀，盡職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實施。

三、項目經理部與發包人之間的協調

發包人代表項目的所有者，對項目具有特殊的權利，要取得項目的成功，必須獲得發包人的支持。

項目經理首先要理解總目標工作和發包人的意圖，反復閱讀合同或項目任務文件。對于未能參加項目決策過程的項目經理，必須了解項目構思的基礎、起因、出發點，了解目標工作設計和決策背景，否則可能對目標工作及完成任務有不完整的甚至無效的理解，會給工作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發包人的預期要求不同，發包人將會干預，將要改變這種狀態。所以，項目經理必須花很大力氣來研究發包人的意圖，研究項目目標工作。

讓發包人一起投入項目全過程，而不僅僅是給他一個結果一竣工的工程。盡管有預定的目標工作，但項目實施必須執行發包人的指令，使發包人滿意。發包人通常是其他專業或領域的人，可能對項目懂得很少，解決這個問題比較好的辦法是：使發包人理解項目和項目實施的過程，減少非程序干預；項目經理作出決策時要考慮到發包人的期望，經常了解發包人所而臨的壓力，以及發包人對項目關注的焦點；尊重發包人，隨時向發包人報告情況；加強計劃性和預見性，讓發包人了解承包商和非程序干預的后果。

項目經理有時會遇到發包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導項目的情況，這是非常棘手的。項目經理應很好地頃聽這些人的忠告，對他們做耐心的解釋說明，但不應當讓他們直接指導實施和指揮有關組織成員。否則，會有嚴重損害整個工程實施效果的危險。

項目經理部協調與發包人之間關系的有效方法是執行合同。

四、項目經理部與監理機構關系的協調

項目經理部應及時向監理機構提供有關生產計劃、統計資料、工程事故報告等，應按《建設工程監理規范》的規定和施工合同的要求，接受監理單位的監督和管理，搞好協作配合。項目經理部應充分了解監理工作的性質、原則，尊重監理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙方目標一致的原則，并積極主動地工作。在合作過程中，項目經理部應注意現場簽證工作，遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應及時得到監理人員的認可，并形成書面材料。盡量減少與監理人員的摩擦。項目經理部應嚴格地組織施工，避兔在施工中出現敏感問題。與監理人員意見不一致時，雙方應以進一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進行協商，項目經理部應尊重監理人員或監理機構的最后決定。

五、項目經理部與設計單位關系的協調

項目經理部應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗收等環節上與設計單位密切配合，同時應接受發包人和監理工程師對雙方的協調。項目經理部應注重與設計單位的溝通，對設計中存在的問題應主動與設計單位磋商，積極支持設計單位的工作，同時也爭取設計單位的支持。項目經理部在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層次交流，準確把握沒計，對設計與施工不吻合或設計中的隱含問題應及時予以澄清和落實；對于一些爭議性問題，應巧妙地利用發包人與監理工程師的職能，避兔正面沖突。

綜上所述，完成一個成功的項目，除了能承擔基本職責外。項目經理還應具備一系列技能。他們應當懂得如何激勵員上的士氣，如何取得客戶的信任；同時，他們還應具有堅強的領導能力、培養員上的能力、良好的溝通能力和人際交往能力，以及處理和解決問題的能力。工程項目管理中協調工作涉及面廣且又瑣碎，突出了各專業協調對項目順利實施的重要性，項目經理要加強這方面的管理，同時做好每一部分工作，才有可能把問題隱患消滅在萌芽狀態，保證圓滿完成工程項目目標。