論專業實踐教學檔案管理的信息化

摘要:實踐教學的檔案管理的信息化對教學尤為重要。而現實中對實踐教學檔案的管理卻得不到重視。先分析了實踐教學檔案管理的重要性后，然后指出現實中存在的主要問題，最后再有針對性的提出實現專業實踐教學檔案管理信息化的有效途徑。

關鍵詞:實踐教學;檔案管理;信息化

中圖分類號:G642文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)15-0260-02

專業實踐教學體系有廣義和狹義之分。廣義的專業實踐教學體系是由專業實踐教學活動的各要素構成的有機聯系整體。具體包括實踐教學活動的目標、內容、管理和條件等要素。狹義的專業實踐教學體系則是指專業實踐教學內容體系，即圍繞專業人才培養目標，在制訂教學計劃時通過合理的課程設置和各個實踐教學環節(實驗、實習、實訓、課程設計、畢業設計、創新制作、社會實踐等)的合理配置，建立起來的與理論教學體系相輔相成的教學內容體系。通常在教學中我們對專業的實踐教學是從狹義來理解的，也就是說與理論教學相對的實踐教學[1]。每次實踐教學的經驗與成果對以后的實踐教學和系部學科建設都具有重要意義，因此，建立實踐教學檔案是必不可少的。

眾所周知，信息化已是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，它在各個領域展現出其獨特的魅力，成了現代社會和現代生活不可缺少的工具。實踐教學的檔案管理也應該與時俱進，實現實踐教學檔案管理的信息化，充分發揮其為專業的師生服務應有的作用。

一、專業實踐教學檔案管理信息化的重要性

實踐教學檔案管理信息化是指運用現代化信息技術加強高校實踐教學檔案資源的收集、整理、開發和利用，是同一種教學信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程[2]。將信息技術應用于高校教學檔案管理的各個環節，采用計算機技術處理和保存檔案信息，利用計算機網絡技術提供更好的服務方式，進一步提高檔案的利用價值，為高校的教學改革服務，已經成為教學檔案管理必然的發展趨勢。伴隨著信息量的不斷遞增，如何利用信息技術提高教學檔案管理工作效率，創新高校檔案管理模式，是高校檔案管理工作者應當關注的問題。

1.實踐教學檔案管理的規范化能促進教學的日益規范化。信息技術強大的數據儲存功能和完善的數據庫系統為教學檔案管理的高效、規范、準確與安全提供了可靠保證，大大提高了檔案管理工作效率。實踐教學檔案信息化管理有利于將各種實踐教學資料按照教學管理目錄進行分檔歸類管理，特別是電子數據的易保存、易核對的特點，有利于對電子數據進行及時更新和修改，保證整個實踐教學資料規范管理。同時有助于檢查實踐教學及其活動過程的工作是否完善，對現在的理論教學進程起到隨時的監控作用，并根據監督的結果進行及時的補缺填漏、揚長去短[3]。

2.實踐教學檔案的充分利用，能豐富專業的教學內容和教學手段。完善的實踐教學檔案管理的信息系統，能夠滿足學生、學校和社會不同群體對檔案的需求，只要權限許可，通過檔案的信息檢索、查找，就能實現高校教學檔案資源的共享。將各種資料、數據以電子數據的方式存貯，并借助電腦進行加工整理，加大了教學內容信息量，同時可以將各種動作和要領攝錄下來，借助現代化的多媒體視頻技術和網絡工具向學生展示，使整個枯燥的講解變成了精彩的多媒體演示。將室外教學和室內教學、現場演示和視頻展示有機地結合起來，滿足學生對現代職業技能學習的要求。

3.加強實踐教學檔案管理有助于培養學生的職業能力和創新能力。專業實踐教學檔案管理有助于培養學生的職業能力和激發創新精神，是培養學生創新能力的有效形式。如學生在酒店實踐教學環節中，從親自動手的過程中，掌握了基本技能的操作手段，加深了對理論知識理解和實際操作的應用，提高了他們的實踐操作技能水平，就可以自覺地去發現問題，對酒店服務實踐中出現的問題提出大膽的猜想，提出解決問題的思路和見解并付諸實施，能更好的促進酒店服務業的良好發展。

二、當前專業實踐教學檔案管理信息化過程中的主要問題

1.檔案管理人員的素質不夠高，不能勝任現代檔案管理信息化的要求。檔案管理現代化需要高管理水平和高素質的專業化檔案人才隊伍。但從檔案管理人員狀況來看，檔案管理現代化意識不強，普遍缺少現代化管理的基本知識和缺乏操作現代化設備的技能，導致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上，不能從信息化的角度去提高檔案管理水平。有些地方還是停留在保存紙質檔案的基礎上，對實踐教學的檔案管理更是缺乏。另外，很少有專職的實踐教學檔案管理人員，通常是由教學秘書兼任，而檔案管理工作十分煩瑣，這自然影響到對實踐教學檔案的有效利用。

2.領導不夠重視，缺乏對實踐教學檔案建設的重要性、緊迫性缺乏認識。從現今的現狀來看，很多的學校的領導對實踐教學的檔案管理僅僅是停留在應付教學評估的層面上，通常是在評估檢查組來臨時隨便拿幾個紙質的實踐教學檔案應付評審組成員，對實踐教學檔案的重視管理程度不夠，對實踐教學檔案的信息化的更是欠缺戰略性的眼光。

3.缺乏必要的財力物力支撐。要把實踐教學檔案信息化需要有大量的財力物力的投入。首先是用于檔案信息化軟硬件設備及輔助設施的投入，但現實是用于這方面的經費緊缺，基礎設施建設無法加強，因而要實現實踐教學檔案的信息化便無從談起。另外，檔案信息不能真正實現資源共享，而且建成的數據庫在與外界網站聯網時很少從信息安全的角度考慮，未采取保密措施和檔案數據庫的信息安全管理措施[4]。

4.實踐教學的檔案歸檔制度不健全、不系統。系統、完整是實踐教學檔案工作的基本要求，只有完整的檔案材料，才能真實準確地反映歷史、延續歷史，否則只能是一些支離破碎的記憶。這些問題具體表現在，一是文件材料收集不及時，從而導致材料遺漏、材料收集不全面、不系統。二是各種教學檔案中的記錄不一致。比如，統計數據出處甚多，不一致現象嚴重。三是收集、歸檔制度未能落實到教學、科研等各個環節。如在實踐教學檔案積累中，實踐教學日志是一個重要組成部分，它能全面、準確、具體地反映教學情況，包括實踐教學課程安排的形式、實踐教學內容和效果、學生的參與程度和動手能力、實踐教學的進程、實踐教學單位反映意見、存在的問題等等。四是實踐教學檔案的編研工作滯后，很多院校根本沒有意識到這項工作的重要性。

5.許多實踐教學的檔案應當信息化的而沒有信息化或者是信息化的資源相對分散。由于工作人員的計算機技術水平參差不齊，因而存在著一些教師不能把應該電子化的檔案電子化，還有的教師對檔案電子化認識不足，沒有及時把應該電子化的檔案電子化，這就給檔案館工作人員加重了工作負擔，遲滯了教學檔案信息化的進程，甚至丟失掉珍貴的檔案資料。另外，隨著教學辦公自動化系統的建設，產生了大量的電子公文，這些都需要及時、準確、有效地被檔案管理系統所接收，但是很多教學檔案館的檔案管理系統無法與學校的整體自動化系統兼容，其結果是各部門產生的越來越多的電子文件資源分散在各個部門，致使信息化檔案接收的任務變得越來越重，那些電子文件資源不能在檔案館保存和共享。

三、實現專業實踐教學檔案管理信息化的途徑

1.在思想上高度重視，建立專門的檔案管理機構，健全相關的檔案管理信息化的制度。實踐教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先是領導要重視實踐教學檔案的信息化管理，對檔案管理工作中的實踐教學管理工作要落實到專門有人負責，同時擬定出相關的制度，便于規范化管理。專業教師應該嚴格遵循相關的制度，及時對相關實踐教學資料和內容進行信息化歸檔，要求資料翔實完整。檔案管理人員更要重視對實踐教學資料的信息化管理，明確自己的責任，嚴格按照規范和標準對相關資料進行編碼、輸入、貯存、借出歸還登記。同時對部分內容進行有效的保密工作。

2.加大對檔案信息化的基礎設施的投入力度，完善檔案信息化必要的硬件設施和軟件設施，做到檔案管理信息化裝備的現代化。加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化即實現實踐教學檔案信息的數字化、實踐教學檔案工作的網絡化、實踐教學檔案管理技術的自動化[5]。

3.提高實踐教學檔案人員的專業素質。教學檔案管理人員是系部的重要資源，在檔案工作中應高度重視人的因素，必須盡快培養出既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為加速檔案管理現代化提供人才保障。因此，檔案工作人員首先需要提高科學素質，熟練掌握檔案專業知識，時刻關注檔案管理的新動向、新趨勢，掌握一定的檔案現代化管理知識，不斷更新管理技術和方法;其次是努力提高檔案管理人員的人文素質、政治素質和具備較強的責任感，這是做好檔案工作的根本保證。

4.利用現代化管理手段和科技技術推進實踐教學檔案管理信息化建設。抓好檔案信息化建設的基礎性工作，盡快建立實踐教學檔案信息資源數據庫。實踐教學檔案業務工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源數據庫。對于專業而言，相關技能操作與運用，實習基地的基本情況，以往學生的實踐表現等一系列的信息必須趕緊建立一個內容全面方便可查的信息數據庫，可為學校節約不少的信息搜集費用，同時將不可控因素盡量降到最低。只有加快檔案數據庫建設，盡快形成數據規模，使計算機檢索系統實用化，才能對館藏檔案信息作進一步深入開發，從而提高師生的實踐教與學的能力。當前，應重點解決信息化建設的“瓶頸”問題，廣泛開展檔案的文件級著錄標引并錄入微機，以建立檢索系統為突破口，實現實踐教學檔案信息的深入開發利用，實現實踐教學檔案由實體管理向信息管理轉變。

參考文獻:

[1]呂妍.專業實踐教學體系構建探析[J].經濟研究導刊，2009，(32).

[2]劉萍，楊俊.高校教學檔案信息化管理分析[J].管理觀察，2009，(5).

[3]姜翠峰.淺析高校體育教學檔案的信息化管理[J].山東商業職業技術學院學報，2008，(2).

[4]李美艷，鄧利華.高校教學檔案管理的現狀及對策[J].衡陽師范學院學報，2009，(12).

[5]張凱茹，張學先.高校檔案管理現代化建設初探[J].科技情報開發與經濟，2010，(5).[責任編輯 陳鳳雪]