基于成本效益原則的中小企業(yè)內(nèi)部控制研究

摘要:內(nèi)部控制是企業(yè)做大做強(qiáng)的基本保障，通過(guò)對(duì)中小企業(yè)內(nèi)控意識(shí)淡薄、基本的內(nèi)控建設(shè)薄弱等原因分析，權(quán)衡因內(nèi)部控制產(chǎn)生的成本與效益的關(guān)系，研究基于成本效益原則下中小企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)，以合理保證中小企業(yè)穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞:成本效益原則;內(nèi)部控制;內(nèi)部審計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào):F27文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)27-0037-02

中小企業(yè)對(duì)中國(guó)經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)、構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮了重要作用，然而中小企業(yè)在內(nèi)部管理上也存在著許多問(wèn)題，表現(xiàn)突出的諸如內(nèi)部控制意識(shí)淡薄、基本的內(nèi)控建設(shè)薄弱、控制職能的相關(guān)部門(mén)設(shè)置較少甚至不設(shè)等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在，不僅制約中小企業(yè)的發(fā)展，而且對(duì)中小企業(yè)的生存構(gòu)成嚴(yán)重威脅。建立和實(shí)施內(nèi)部控制，意味著許多企業(yè)正在或即將支出一定的成本，尤其是資金缺乏的中小企業(yè)，如何合理權(quán)衡成本與效益的關(guān)系，爭(zhēng)取以合理的成本實(shí)現(xiàn)更為有效的控制，是中小企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)。

一、中小企業(yè)內(nèi)控現(xiàn)狀及原因分析

1.中小企業(yè)內(nèi)控現(xiàn)狀。中小企業(yè)一般有較少的業(yè)務(wù)范圍，并且每一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)只有較少的產(chǎn)品;其銷(xiāo)售渠道、拓寬的地域和市場(chǎng)銷(xiāo)售量相對(duì)集中;管理層集權(quán)管理色彩比較濃厚，在重大項(xiàng)目的決策方面占據(jù)主導(dǎo)地位甚至存在長(zhǎng)官意志辦事;管理的層級(jí)、控制的環(huán)節(jié)相對(duì)較少;有相對(duì)簡(jiǎn)單的交易處理系統(tǒng)和規(guī)程;因經(jīng)營(yíng)規(guī)模小，人員配置上有時(shí)往往一人身兼數(shù)職，造成崗位設(shè)置缺乏牽制性;現(xiàn)有的人員素質(zhì)、職業(yè)道德水平參差不齊，且很少或沒(méi)有員工正式培訓(xùn);具有控制職能的相關(guān)部門(mén)設(shè)置較少。

2.中小企業(yè)內(nèi)控弱化原因分析。中小企業(yè)內(nèi)控薄弱有諸多原因，其中成本是其中重要原因之一。內(nèi)控是一種有成本的制度設(shè)計(jì)，而且從某種程度上說(shuō)，中小企業(yè)內(nèi)控的設(shè)計(jì)，將花費(fèi)不小的成本，中小企業(yè)的管理層自然會(huì)充分考慮內(nèi)控的設(shè)計(jì)與實(shí)施產(chǎn)生的連環(huán)反映，尤其是那些將控制看做是增加企業(yè)管理負(fù)擔(dān)的管理者會(huì)核算成本帶來(lái)的效益和效率問(wèn)題。往往管理者只看到內(nèi)部控制成本的付出，而因內(nèi)部控制的實(shí)施帶來(lái)的諸如避免或減少風(fēng)險(xiǎn)及損失等帶來(lái)的效益卻報(bào)以懷疑的態(tài)度，因?yàn)檫@些損失或效益畢竟在很大程度上其發(fā)生與否具有相當(dāng)大的不確定性，因而在考慮建立和實(shí)施內(nèi)部控制時(shí)，期盼在不設(shè)置相應(yīng)控制措施或盡可能少的內(nèi)控成本下獲得預(yù)期的收益。

二、成本和收益的權(quán)衡

內(nèi)控是要付出成本的，而且可能是成本不菲的制度設(shè)計(jì)，中小企業(yè)的管理層和其他利益相關(guān)者，會(huì)對(duì)遵從內(nèi)部控制條款產(chǎn)生的成本倍加關(guān)注，畢竟對(duì)遵從成本帶來(lái)的收益難以估計(jì)。從眼前看，只有當(dāng)內(nèi)控帶來(lái)的收益大于它所發(fā)生的成本時(shí)，內(nèi)控才似乎具有存在價(jià)值。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，加強(qiáng)內(nèi)部控制不僅能夠敦促企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法、合規(guī)，也能保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資安全、完整;不僅能夠提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效果，提高企業(yè)交易機(jī)制的速度和可靠性，也能使提供的財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)、完整，使管理者利用可靠且及時(shí)的信息作出明智的決策;不僅能使企業(yè)立于不敗之地且能持續(xù)發(fā)展，也能合理保障中小企業(yè)做大做強(qiáng)。

三、基于成本效益原則的內(nèi)部控制的建立

內(nèi)部控制的建立與實(shí)施需要成本付出，但是中小企業(yè)基本的內(nèi)控措施和運(yùn)行相應(yīng)也會(huì)減少企業(yè)錯(cuò)誤和損失的發(fā)生，而這些減少或避免的錯(cuò)誤和損失也就意味著給企業(yè)帶來(lái)了收益。因此中小企業(yè)可根據(jù)自身的情況，在成本效益原則下，主要從以下幾方面著手內(nèi)部控制制度的建設(shè)。

1.內(nèi)部控制環(huán)境的營(yíng)造。企業(yè)整體上的價(jià)值觀、職業(yè)操守、內(nèi)控意識(shí)是控制環(huán)境的必要因素，道德規(guī)范和行為規(guī)則有時(shí)會(huì)影響內(nèi)控意識(shí)，內(nèi)控意識(shí)也會(huì)影響員工的價(jià)值觀。在許多情況下，員工可能不知道自身行為錯(cuò)誤或錯(cuò)誤地認(rèn)為其行為符合企業(yè)利益，而有時(shí)是出于某種動(dòng)機(jī)或誘惑并有機(jī)會(huì)而做出不恰當(dāng)?shù)男袨椋@些行為必然造成企業(yè)的損失甚至損失是巨大的，因此提高全員內(nèi)控意識(shí)自然是一個(gè)低成本高效益的手段。

內(nèi)部控制由人來(lái)設(shè)計(jì)并由人來(lái)執(zhí)行、操控、考核和評(píng)價(jià)，是針對(duì)在該企業(yè)環(huán)境下的所有人，沒(méi)有人能脫離該系統(tǒng)而自由運(yùn)作。內(nèi)部控制是否有效，在一定程度上與企業(yè)管理層是否重視密切相關(guān)，提高企業(yè)管理層內(nèi)控意識(shí)，使他們不僅認(rèn)識(shí)到建立內(nèi)部控制制度的重要性和必要性，還要樹(shù)立任何人不得凌駕于內(nèi)部控制制度之上的思想。由于中小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)層級(jí)較少，各級(jí)溝通影響比較直接，因此管理當(dāng)局的行為潛移默化地影響每一個(gè)員工，如果管理層能夠以身作則、遵守法律、法規(guī)、規(guī)則以及公司政策并形成榜樣，中小企業(yè)內(nèi)部控制自然會(huì)順利地得以正常發(fā)揮。離開(kāi)企業(yè)管理層的高度重視，再好的控制體系也會(huì)顯得軟弱無(wú)力而流于形式。企業(yè)中的每一個(gè)員工也要有內(nèi)部控制制度的概念和意識(shí)，畢竟內(nèi)部控制制度的牽制和約束關(guān)乎企業(yè)中的每一個(gè)人。

2.建立完善的用人制度。企業(yè)用工需要支付成本，因?yàn)槠髽I(yè)也要為其支付工資、獎(jiǎng)金等，但是每一位員工也為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)，提升企業(yè)價(jià)值，如何在人工成本及其帶來(lái)的效益間合理安排人員數(shù)量及結(jié)構(gòu)，需要建立完善的用人制度。企業(yè)應(yīng)對(duì)用什么樣的人、其做什么事、事情怎樣做、做得如何等問(wèn)題有正確的判斷和考核，企業(yè)應(yīng)在建立與實(shí)施人力資源政策內(nèi)部控制中，根據(jù)崗位職責(zé)和任職要求，科學(xué)擬定人力資源需求計(jì)劃，人員聘用和使用過(guò)程中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，篩選和留住適用的人才，通過(guò)培訓(xùn)，提高員工道德素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)勝任能力。

3.內(nèi)部控制活動(dòng)的設(shè)計(jì)。控制活動(dòng)因與企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理水平及人員素質(zhì)等相關(guān)而具有復(fù)雜性，企業(yè)的控制活動(dòng)根據(jù)需要可采取人工控制，也可采取自動(dòng)控制。復(fù)雜的活動(dòng)只有在嚴(yán)密的控制中方能減少錯(cuò)誤和損失，也能提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和效果。

對(duì)人工控制來(lái)說(shuō)，以下控制措施必不可少:(1)財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制。財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制要做到日常管理、定期清查，采取財(cái)產(chǎn)記錄、實(shí)物保管、定期盤(pán)點(diǎn)、賬實(shí)核對(duì)等措施。(2)分工的控制。分工的控制重點(diǎn)關(guān)注不相容職務(wù)分離控制，建立各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制。(3)授權(quán)審批控制。授權(quán)審批控制應(yīng)區(qū)分常規(guī)授權(quán)、特別授權(quán)，對(duì)重大的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策審批或者聯(lián)簽制度。(4)績(jī)效指標(biāo)控制。績(jī)效指標(biāo)的控制切記不要靠人去控制人，而是要靠制度去控制人，在這個(gè)制度里面依靠指標(biāo)，把定性的問(wèn)題定量化，把定量的問(wèn)題考核化，考核結(jié)果跟部門(mén)利益和個(gè)人掛鉤。

對(duì)于自動(dòng)控制，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)崗位責(zé)任制，系統(tǒng)分析、編程、測(cè)試、程序管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)據(jù)控制、終端操作等崗位職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)當(dāng)明確規(guī)范，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。

不管人工控制還是自動(dòng)控制，均需滿(mǎn)足各自運(yùn)行的需要，并將人工控制和自動(dòng)控制有效結(jié)合，最終提升內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與運(yùn)行的有效性，降低企業(yè)的損失和浪費(fèi)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

4.內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)的控制。中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)的控制，在實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制時(shí)，通過(guò)關(guān)鍵點(diǎn)的控制使內(nèi)部控制制度滲透到企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和各個(gè)操作環(huán)節(jié)，捋順中小企業(yè)整體管理工作，使各部門(mén)之間得到有效的溝通、協(xié)調(diào)和牽制。只有抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)，可以避免較大的錯(cuò)誤和損失的發(fā)生。

中小企業(yè)可以重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):(1)資金控制。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，建立資金授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度。(2)采購(gòu)循環(huán)的控制。企業(yè)應(yīng)在采購(gòu)、驗(yàn)收、付款、審批與執(zhí)行等重大采購(gòu)業(yè)務(wù)方面確保不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督，存貨的保管、發(fā)出及處置的申請(qǐng)、審批與權(quán)限應(yīng)予以明確。(3)銷(xiāo)售循環(huán)的控制。建立客戶(hù)信用管理制度、制定企業(yè)信用政策，加強(qiáng)銷(xiāo)售合同協(xié)議的審批、簽訂與辦理發(fā)貨的不相容環(huán)節(jié)的控制，關(guān)注銷(xiāo)售貨款的確認(rèn)、回收，建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。(4)投資的控制。中小企業(yè)規(guī)模較小，極易受市場(chǎng)變化的影響，且船小好掉頭，為追求較高的利潤(rùn)，有可能改變投資方向或投放新的投資項(xiàng)目，但一旦投資失誤，會(huì)對(duì)中小企業(yè)產(chǎn)生致命影響甚至是毀滅性打擊以至破產(chǎn)，所以企業(yè)對(duì)重大投資應(yīng)建立集體決策制度。(5)企業(yè)信譽(yù)控制。為保證融資渠道通暢，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立籌資業(yè)務(wù)決策環(huán)節(jié)的控制制度，根據(jù)企業(yè)籌資預(yù)算要求，明確籌資規(guī)模、籌資用途、籌資結(jié)構(gòu)、籌資方式和籌資對(duì)象，向銀行提供真實(shí)、透明的財(cái)務(wù)信息，贏得銀行信任，并對(duì)籌資時(shí)機(jī)選擇、預(yù)計(jì)籌資成本、潛在籌資風(fēng)險(xiǎn)和具體應(yīng)對(duì)措施以及償債計(jì)劃等作出安排。

5.內(nèi)部控制監(jiān)督職能的設(shè)置。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部的一種獨(dú)立客觀的監(jiān)督、評(píng)價(jià)和咨詢(xún)活動(dòng)，通過(guò)對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性和有效性進(jìn)行審查、評(píng)價(jià)和提出建議，促進(jìn)改善企業(yè)運(yùn)行的效率效果、實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。企業(yè)應(yīng)將內(nèi)部審計(jì)作為企業(yè)內(nèi)部控制制度的一個(gè)重要組成部分，然而有部分中小企業(yè)為了節(jié)約開(kāi)支沒(méi)有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，即使有的企業(yè)設(shè)置了內(nèi)審部門(mén)，但其職能的發(fā)揮很大程度上取決于企業(yè)最高層的主觀意愿，使內(nèi)審流于形式。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)直接對(duì)企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)，也應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立性。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)建立、健全有效的質(zhì)量控制制度，并積極了解、參與企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)，熟悉企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和內(nèi)部控制，內(nèi)部控制中可能存在偏離特定目標(biāo)的差異或缺陷，這種差異或缺陷在特定環(huán)境下可能會(huì)影響管理層的判斷或決策以及企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，內(nèi)審人員需定期或不定期向管理層匯報(bào)重大控制缺陷等問(wèn)題，對(duì)偏差和缺陷及時(shí)糾正可以挽回企業(yè)的損失。

總之，內(nèi)部控制是因企業(yè)的基本業(yè)務(wù)需求才存在，應(yīng)與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)交織在一起，將內(nèi)部控制納入企業(yè)的基本建設(shè)之內(nèi)，成為企業(yè)機(jī)體的一部分，雖然建立和完善內(nèi)部控制需要成本的代價(jià)，但是當(dāng)處理好成本與效益的關(guān)系，內(nèi)控帶來(lái)的收益會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)其所付出的成本。

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