人事檔案信息化管理存在的挑戰和策略

文/山東省高密市社會保險事業管理中心 鐘明娟

?

人事檔案信息化管理存在的挑戰和策略

文/山東省高密市社會保險事業管理中心 鐘明娟

【摘要】近年來，信息技術在各個領域均得到廣泛應用，對人們的生活方式影響極大。為了順應時代的發展，事業單位的人事管理不斷向信息化管理推進。檔案管理采用信息化管理方式，極大提高了檔案管理的質量水平。本文主要探究信息化管理在人事檔案存在的挑戰，并提出相關的解決策略，以期促進人事檔案的信息化管理。

【關鍵詞】人事檔案；信息化管理；對策

企業在人事管理活動中，會產生人事檔案。人事檔案內容主要包括個人的學歷、工作經歷、獲得獎項以及工作績效等，多以個人的姓名為檔案名稱。人事檔案是企業事業單位進行人力資源管理的重要資源，是國家檔案完整性的必要基礎。檔案管理具有重要的作用，在信息時代背景下，信息技術在人事檔案管理中的應用，能夠提高資源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的應用與發展。

一、人事檔案信息化管理的作用

（一）促進檔案信息時效性的提高，推動制度的革新。在傳統的人事管理工作中，多采用實體管理方式，這種方式在信息的搜集以及整理上比較困難，后期的檔案編排管理也需要人工完成。而人事檔案管理的信息化，能夠顯著提高檔案管理的質量水平和工作時效性，能夠推動企事業單位人事制度的不斷改革，首先是從思想層面更新員工的理念，在人才選拔工作中有效應用信息技術，能夠明顯提高選拔的效率。同時，在考核機制中有效應用信息技術，能夠不斷提高人力資源的管理水平，提高人才創新積極性。通過實時性的信息更新，能夠實現對員工的有效監督，進而有助于改善員工的工作積極性。

（二）不斷改善紙質檔案的保護水平，提高資源利用率。人事檔案是企事業單位中應用比較多的一種檔案形式，在員工考核、人事調動等環節中具有重要的應用作用。人事檔案的信息化管理為用人單位提供了有效的查詢途徑，能夠不斷改善人事檔案管理水平，同時可以有效減少紙質檔案所面臨的損壞。信息化管理提供了一個有效的查詢方式，可以從數據庫中很快查詢到所需要信息，進而能夠提高工作的效率，降低資源的管理成本，提高資源的利用率。

二、信息化管理在人事檔案存在的挑戰

（一）基礎設施配備不完善。人事檔案的信息化管理，能夠顯著提高人事檔案的管理水平，需要高水平的信息技術作支持，因此，需要完善的基礎設施配備。部分單位檔案信息化管理的基礎設施配備，存在嚴重不足，功能種類比較匱乏，嚴重制約著信息化管理水平的發展。

（二）未形成有效的監督制度。在不少企事業單位中，尚未建立起有效的監督制度，未形成有效的認識，在人事檔案信息化管理工作實施中，出現不少差錯，不利于工作的有效實施。部分檔案管理人員并未認識到人事檔案信息化管理的重要性，也沒有合理運用法律監督等方式，提高檔案管理的安全性，使得實際的檔案管理監管工作中存在有阻礙作用。

（三）數據庫建設不完善。部分企事業單位的人事檔案信息數據庫建設不完善，由于不了解認識檔案信息數據庫建設的具體內容，因此在數據庫的具體建設中，數據信息的完整性比較低，或者信息數據的后期維護工作存在差錯等問題時有發生。同時，信息數據庫的建設中還有不少安全風險，例如計算機病毒、網絡黑客等多種網絡風險，未形成有效的風險防范機制。

（四）檔案管理存在重錄入輕管理現象。在人事檔案的信息化管理中，常常會出現重錄入輕管理現象，數據管理普遍流于形式，未能及時發現問題、解決問題，導致信息數據存在更新不及時、不準確等現象。另外檔案管理人員的專業素質水平直接影響到檔案信息化管理的正確實施與否，不少檔案管理人員缺少必要的專業知識，不具備所需的計算機操作技術，不利于人事檔案信息化管理的有效實施。

三、人事檔案信息化管理的改善對策

（一）完善基礎設施的建設。在企事業單位中，管理者應該重視人事檔案管理工作，加大對基礎設施的建設水平。基礎設施的完善程度是信息化管理實施的必要前提，同時也是基本的技術載體，企事業單位應該在加大基礎設施建設力度的同時，不斷促進基礎設施的維護，同時不斷促進檔案信息化管理的優化。

（二）建設完善的數據管理系統。在利用信息技術的基礎上，有效應用信息技術的優勢，構建出完善的檔案信息數據管理系統，同時利用網絡技術實現對數據管理系統的實時監測與維護，不斷促進數據管理系統的優化。企事業單位應該針對人事檔案進行分類處理，并根據信息內容進行主題分組，以便提高檔案信息的及時處理速度。

（三）推進數據庫建設水平。在人事檔案的數據庫建設中，應該保證人事檔案內容的完整性基礎上，構建內部檔案信息管理平臺。通過對相關設備穩定程度以及性能的實時監測，促進數據庫建設水平的提高，進而不斷優化數據庫建設，構建出高效的數據庫服務系統，提供多種人事檔案管理功能。

（四）提高檔案管理人員的素質水平。采用多種培訓方式，不斷促進管理人員素質水平的提高。企事業單位應該積極舉行相關的培訓活動，同時針對培訓效果，制定相應的考核機制，提高企事業檔案管理人員的培訓積極性。企事業單位的檔案管理人員應該樹立起正確的檔案管理意識，培養專業素質，提高自身的管理水平。

四、結束語

信息技術在各個領域得到了廣泛的應用，對人們的生活方式造成了較大的影響。事業單位的人事管理不斷向信息化管理推進，提高了檔案管理的質量水平，具有重要的應用價值，相關人士應該積極探索有效改進策略，不斷促進檔案信息化管理水平的提高。

【參考文獻】

[1]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2011,02(05):174-175.

[2]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協論壇(下半月),2013,11(07):148-149.