高職院校建設辦公自動化系統勢在必行

自從大規模擴招以來，為了適應發展需要，多校區辦學已經成為我國當代高職院校發展的一個特征。我國高職院校教育在計劃經濟體制下形成的條塊分割、辦學分散、效率低等弊端，以及目前高職院校多校區辦學存在的運轉成本高、工作效率低等問題，在高校實行辦公自動化后將得到有效解決。所以全面利用校園數字網絡系統，在高職院校中加強辦公自動化建設，實現和推進辦公自動化系統是高職院校管理信息化、網絡化的必然趨勢。

一、高職院校辦公自動化系統的主要職能

高校辦公自動化是指利用先進的科學技術，盡可能充分地利用信息資源，提高工作效率。其基本特征是采用計算機文字處理技術、存儲各種文檔，使用復印機、傳真機或網絡等其他先進設備復制、傳遞文檔。因此，辦公自動化系統主要職能為:公文管理、會議管理、部門事務管理、領導日程管理、文檔資料管理、人員權限管理、業務信息管理等。高校辦公自動化系統的建設著眼于順應現代行政辦公的需要，總體上體現出操作方便、信息共享、切合實際、功能完整、安全高效、設置靈活、智能決策等特點。

二、高職院校建設辦公自動化系統擁有優越條件

高校擁有大量的計算機，校園網聯網率較高，傳真機、復印機、速印機、電話全面普及，具有良好的基礎設施條件，實現了大量的數據共享、網上信息傳遞。高校是知識和信息集散地，人員素質較高，接受新知識、新事物較快，具有良好的計算機應用水平。在高校，使用辦公軟件、收發電子郵件已經成為人們工作、交流的重要手段，這為辦公自動化系統的推廣奠定了良好的人員隊伍。辦公自動化系統引入多媒體技術，使之處理語音、圖形、圖像功能加強，更能夠滿足辦公要求，提高辦公信息處理的應用范圍和價值。高職院校校園卡主要具有儲蓄、取款、消費、身份認證、個人信息查詢等功能，其應用覆蓋綜合消費系統，包括收、繳費及各類款項支取，校內熱水收費及其它小額消費;信息查詢系統，包括身份認證，門禁、考勤、圖書借閱、計算機房上機、管理信息查詢及統計分析等。整個系統還可與銀行系統、校內原有的軟件系統與學校管理信息系統進行良好的銜接。高校應把推進辦公自動化和數字化校園建設結合起來，進一步健全網絡基礎設施，讓網絡覆蓋學校管理和服務的方方面面。

三、高校辦公自動化是自身建設的需要

當前，我國高職院校教育快速發展，辦學規模日益擴大，辦公工作的新情況、新問題不斷出現，如何保障管理信息的公開與暢通，管理關系的協調與統一，已成為管理者必須著手解決的主要問題。與此同時，許多高職院校存在幾個校區，且地理位置各異，傳統辦公方式明顯不能適應遠程辦公的需求，這就要求校區間的新型的網絡化辦公方式出現。若采用傳統方式進行跨校區辦公，文件的批閱和簽發都非常麻煩。利用公文辦公系統，辦公人員只需在網頁上點擊幾下鼠標就能及時將公文傳送到各處理部門，并及時跟蹤事務的處理情況，極大地提高辦事效率，同時保證資料的完整性和連續性，做到有據可依。實施公文辦公自動化也減少了紙張和墨盒的消耗，為學校節約了大量的辦公經費和資源。

四、高職院校建設辦公自動化系統策略

1.傳統辦公系統與辦公自動化系統的銜接。

辦公自動化系統源于傳統辦公系統，并應逐步取而代之。在推行辦公自動化系統的初期甚至相當長的時期內，為保證正常的辦公秩序，必須將傳統辦公系統和辦公自動化系統并行。現代辦公手段取代傳統辦公手段，必須是一個長期的、漸進的過程，必須充分認識高校辦公自動化建設的價值、地位、作用和意義。防止形式主義，盲目追求的思想，一步一個腳印地先抓傳統辦公系統規范化建設，再將自動化流程與傳統辦公系統相結合，如此才能使辦公自動化逐步擴展到辦公室的各個工作領域，實現辦公手段的變革。另外，各級領導和工作人員提高認識和更新觀念，可采取參觀學習的方法，不定期地組織人員到辦公自動化建設較成功的兄弟院校參觀學習，讓他們有一個感性的認識，提高他們辦公自動化的意識和觀念，在增強他們改變傳統辦公手段信心的同時，在技術上采取多方面的措施，確保辦公自動化系統安全可靠。

2.要注意處理好建設、管理與維護的關系。

辦公自動化系統的建設、管理與維護三者相輔相承。同樣的系統和設備在有的學校運行良好，而在有的學校卻無法得到廣泛的應用，其關鍵在于管理的原因。建立辦公自動化系統不難，難的是如何使系統運轉好并且發揮最大效用，這就需要管理和維護工作了。辦公自動化建設的目的是優化服務流程、革新工作手段，沒有管理和維護工作，系統就只能是一堆毫無用處的程序代碼。在推進過程中必須成立專門管理機構、培養專業技術隊伍、建立健全管理制度等方式，將管理和維護工作落到實處，使辦公自動化建設科學、長效地進行。

3.做好用戶培訓工作。

辦公自動化包含三大重要因素，即自動化的人、自動化的設備和自動化的系統，這三者是缺一不可的。自動化的人是前提，自動化的設備是基礎，自動化的系統是在自動化的人和自動化的設備基礎上建立起來的。在辦公自動化中，人是決定因素。如果校園網建立后，大家都不積極利用，這樣再好的設施又有什么作用呢?因此，要使辦公自動化系統得到很好的推行，并使系統運行后達到預期的使用效果，就需要提高辦公人員的思想認識及業務素質。進行用戶培訓是很關鍵的一步。培訓可根據不同層次的人員在內容上有所側重，但最終目標是使領導和群眾都具有現代意識和觀念，對辦公自動化系統持積極態度，辦公人員能熟練地操縱現代化的辦公設備，使辦公自動化系統得以實施及高效率運轉。

4.避免“重硬件、輕軟件”的問題。

辦公自動化系統的硬件與軟件互為補充、缺一不可。但是硬件看得見、摸得著，各單位都愿意花巨資購買配置;而軟件是一種無形資產，加上盜版軟件的泛濫，給人一種可有可無的錯覺。因此，在軟硬件的資金投入和隊伍建設上存在嚴重的不平衡，導致系統出現“投建—閑置—報廢—重投建”的惡性循環。要解決這個問題，首先應把“軟件使用”擺在辦公自動化建設的突出位置，組織高職院校教師進行軟件使用的討論、培訓。

總之，隨著計算機及網絡通信等技術的廣泛應用，高職院校要處理好學校內外部的工作、交流，保障學校辦公的順利運行，發揮整體實力并發揮優勢效果，就必須擁有現代化的高校辦公自動化系統。建立一套方便快捷的自動化辦公系統，是高職院校在新的形勢下進一步轉變工作職能、工作方式和工作作風，提高工作質量和效率的一項重要手段，也是衡量學校辦學水平的重要標志。