小小E-mail,升職有玄機(jī)

收發(fā)郵件可不是容易事兒，你要注意啦。

公司最近有個跨部門的大型活動正在緊鑼密鼓地操作，銷售部和市場部作為配合最為密切的兩個部門，分別派出了Rebecca和Annie負(fù)責(zé)跟進(jìn)。現(xiàn)在的狀況是。銷售部要在7月31日之前拿到市場部的活動策劃完全方案才能進(jìn)一步展開工作，但Rebecca遲遲沒有拿到Annie的來信。眼看最后期限臨近，Rebecca讓手下的銷售助理Jenny草擬了一封郵件，打算發(fā)送給Annie作為催促和提醒。看完了Jenny的初稿，Rebecca皺皺眉頭，又改了一遍。

Jenny草擬的郵件：

Hi Annie，銷售部要的市場活動策劃方案做好了嗎?上次我們說好7月31日之前要的。這次的銷售推廣很重要，如果市場活動跟不上的話，我們很擔(dān)心效果。

Rebecca修改后的版本：

HI Annie，上次會議上，謝謝你們?yōu)槲覀兲峁┝四敲春玫氖袌龌顒觿?chuàng)意，銷售部同事都表示十分感謝。如果7月31日策劃案完成之前還需要銷售部提供任何支持，歡迎隨時跟我們聯(lián)絡(luò)!

Rebecca的做法：

以自己的名又發(fā)送至Annie，并抄送自己的上司和市場部總監(jiān)。

Rebecca解釋了這樣做的原因：

1 綿里藏針地再度強(qiáng)調(diào)了該工作完成的時間節(jié)點，卻又客氣得叫人抓不到話柄：2 抄送給銷售部上司，完全撇清了自己的責(zé)任，如果他愿意為你出面，那自然更好；3 抄送給對方的上司，表明該知會的人都已知會到位，如果市場部到期拿不出方案，有文字證據(jù)存檔。至于為什么要以Rebecca的名義而不是Jenny的名義發(fā)送呢?因為從職位上說，Rebecca和Annie才是同級，這點也有講究!

由此可見，郵件的功能不容小覷。在辦公室里，有時可謂成也郵件，敗也郵件。那么，關(guān)于郵件有哪些需要特別當(dāng)心的呢?我們?yōu)槟阋灰涣_列。

Tip1 弄清TO、CC、BCC

TO比較明了，也就是收件人，這封郵件的主要閱讀者。

CC，也就是抄送。需要了解相關(guān)情況的人員都應(yīng)該被CC，比如你找直接主管(尤其是喜歡事必躬親的)，其他部門的主管(牽扯到部門合作時，他十有八九不會是你的直接合作對象，但抄送給他不僅能夠讓他對進(jìn)度心中有數(shù)，更能幫你監(jiān)督合作對象)。一件事但凡需要得到領(lǐng)導(dǎo)支持的，就必須記得CC，他們是否會看是他們的事情，但你不做，領(lǐng)導(dǎo)就不會知道你做了多少事情，出了狀況更不會出來挺你。總的來說，CC有3個功能：一是表功：二是找人分擔(dān)責(zé)任，撇清責(zé)任：三是隱形告狀。

BCC，密送，顧名思義，秘密發(fā)送。舉個例子，你需要發(fā)送郵件給其他部門同事，又需要得到老板的支持而CC給他，然后再CC一份給執(zhí)行工作的同級同事或下屬，讓他的名字和老板的名字顯示在同一欄，這是多么不恰當(dāng)呀——這時如果你用了BCC，那么，這一矛盾就迎刃而解了。

Tip2：不要濫用群發(fā)

企業(yè)郵件系統(tǒng)通常會顯示所有員工的郵箱地址，因此群發(fā)起來特別順手。于是我們時常會收到這樣的郵件：“Dear all，我的手機(jī)換號為137********”，請更新你的通訊錄”(需要找你的話我去問前臺就可以了)：“從明日起，本人開始休假，有事郵件聯(lián)系”(呃，我的工作跟你完全沒有交集)：“親愛的們，很高興與你們共事，因為私人原因，我將離開大家”(事實上，這個人是誰我都搞不清楚)。

哪些郵件需要群發(fā)?通常來說，只有人事任命通知，行政安排、主管會議通知、總經(jīng)理室公文以及重要人員的離職，如果你不在這些范疇之內(nèi)，還是不要濫用群發(fā)功能。曾經(jīng)在網(wǎng)絡(luò)上傳得沸沸揚揚的“秘書門”事件恐怕是這個話題最生動的案例——那位為逞一時之快，將對上司的指責(zé)群發(fā)給所有同事的“史上最牛女秘書”，一時間把自己置于尷尬的風(fēng)口浪尖，她的前車之鑒，你可千萬謹(jǐn)記。

Tip3：養(yǎng)成回復(fù)與自動回復(fù)的好習(xí)慣

郵件中涉及的所有人都應(yīng)該回復(fù)在相應(yīng)的位置，并且要包含原文。只回復(fù)一個人是非常不禮貌的，細(xì)節(jié)決定成敗，千萬不要疏忽了：

另外，不少人會在離開辦公室期間給郵件設(shè)置自動回復(fù)，這是個很好的習(xí)慣，你什么時候回來，不在的時候誰可以接替你的工作，除了郵件，還有怎樣的方式可以聯(lián)系到你……有了自動回復(fù)，你也不用盲目地群發(fā)休假郵件了，需要找你的人自然能夠了解你的去處。

Tip4：主題的重要性

在你給上級領(lǐng)導(dǎo)寫郵件匯報工作的時候，永遠(yuǎn)要記得他的郵件接收量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大過于你，相應(yīng)地，他的信息儲存量也大到驚人。主管們通常都會將文件存檔，然后需要時使用主題搜索功能來找出過往郵件記錄。了解了這一點，你就會知道沒有主題的郵件是多么遭人厭惡了。如果因為一次小小的偷懶輸?shù)袅祟I(lǐng)導(dǎo)對你的第一印象，實在得不償失。

還有一個細(xì)節(jié)需要注意，，很多人在寫英文主題時喜歡用大寫字母，但這在商務(wù)郵件中并不是個好主意，大寫字母的擴(kuò)張感給人強(qiáng)勢的心理暗示，就好像被人指著大聲咆哮一樣。這樣的小細(xì)節(jié)，其實影響著領(lǐng)導(dǎo)和客戶對你專業(yè)度的評判。

TipS 怎樣處理郵件最能保證工作效率?

對上與老板的匯報，對內(nèi)與同事的交流，對外與客戶的聯(lián)絡(luò)……如今在許多公司，幾乎所有溝通都依賴電子郵件。那么，當(dāng)郵件紛至沓來，你該如何高效處理它們呢?

●上班的前1個小時不收郵件，先理清楚一整天的工作計劃。

●一天安排2次集中回復(fù)郵件的時間(緊急郵件另當(dāng)別論)，上午10點和下午3點各一次。

●一封一封機(jī)械地往下看郵件是不聰明的做法，在處理它們之前，你應(yīng)該明確主次輕重。臺理的順序是：先處理老板的郵件(他肯定不是找你說無關(guān)緊要的話)，再處理其他部門同級同事和對外聯(lián)絡(luò)人員的，最后是同部門的來信。

編輯 張秀格