企業人事制度的法律規范與程式

將管理標準化

企業構建人事管理制度必須要勞動法規的法源依據，幷且經過員工認可簽字，才不致於違法或處于法律風險之中。

蕭新永

作者為遠通國際經營管理顧問公司總經理

《臺商》月刊企管顧問團首席顧問

海基會臺商財經法律顧問

人事管理作業是企業組織中關於人力資源的管理與服務工作，包括了員工招聘、任用、培訓、試用、考勤、請(休)假、工資、績效、離職等日常業務，是勞動關系管理的日常性、重復性、復雜性工作，這些工作必須有規范性、標準化的作業程式，這些程式都有一定范圍的勞動法規之約束，亦即企業構建人事管理制度必要有勞動法規的法源依據，才不致於違法或處於法律風險之中，徒增日常管理作業的困饒。

一、勞動法律對企業制訂人事管理制度的規范

大陸《勞動法》第4條規定:「用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。」

《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條指出:「用人單位根據《勞動法》第4條之規定，通過民主程式制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。」

《勞動合同法》第4條第1款規定:「用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。」

由以上的法律條款可以看出，依法制訂的人事管理制度具有充分的法律授權的效力，其效力表現在企業的人事管理制度對員工具有約束力，也是處罰違紀員工的依據。

所謂依法有兩層意思，一是規章制度內容合法，不能與法律法規相抵觸;二是制訂程式要合法，企業應該依法完成通知討論與公示的必要的程式。依據《勞動合同法》第4條第2款的規定(詳看下述「(二)法律對人事管理制度制訂的范圍與程式」之說明)

二、法律對人事管理制度制訂的范圍與程式規定

法律對人事管理制度，要求企業制訂時程式要完成的規定，《勞動合同法》第4條第2款規定:「用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。」

換句話說，只有上述的八大項目，企業必須完成通知討論與公示的程式，這是法定的程式，否則就是程式違法。

雖然企業只限上述的范圍的程式要合法，然而企業經營管理是要讓員工有參與感，才會認同公司的作法，因此有些規章制度雖非上述限定的范圍，仍然要視制度性質與管理需要，如實告知員工。

這些法定的程式是生效條件，這當中包含了兩個程式要合法，其一為程式合法，經民主程式制定并向員工公示或者告知;其二為內容合法，不與法律法規相抵觸。

三、企業立法權的法律特性

有關企業制訂的人事管理制度，是企業立法權的體現;企業有權根據自己的經營狀況及管理的需要，依法制訂有關規章制度，是企業執行用工制度和員工管理的依據。然而企業的立法權也有其局限性，那就是企業制訂的規章制度，必須符合法定程式，且內容不得與法律法規的強制性規定相抵觸。

再者企業制訂的人事管理制度，是企業立法權的延展性，這些規章制度是對法律法規的細化與量化，是企業根據法律法規制訂的實施細則，所以我們一般稱人事管理制度為「小法」，國家及地方制訂的法律、法規與規章為「大法」。

人事管理制度的訂立，也體現了企業立法權的權威性:合法有效的規章制度是司法機關審理、裁判勞動爭議案件的法律依據。

四、企業如何完成人事管理制度制訂的程式

按照《勞動合同法》第4條第2款的規定(如前述)，企業制訂程式如下圖所示:

(一)規章制度需要的形成和議案提出

人資部門或總經理室負責制度管理單位可根據企業的狀況和制度實施現況，發現需要在哪些方面設立或修改規章制度，哪些方面需要利用制度推動企業的發展，哪些制度需要變革，提出規章制度立、改、廢的議案，提案應說明理由。在這個階段，企業也可借助外部專家顧問的專業諮詢，協助診斷目前的規章制度。

(二)審查、立項

人資部門或總經理室提出，權責部門就提出的議案在各自的職權范圍內對提案進行審查，認為確有必要的，應組織有關人員或部門起草。在這個階段，除非一些特別簡單的制度可由企業自己製作外，宜聘請規章制度設計的專業人士介入。

(三)現況檢討與起草

負責的部門與人員、專家先進行制度現況檢討后，應仔細研究提案說明，明確要設立的規章制度的目的。根據事先擬定的原則與方式，應用製作技巧，起草規章制度。在這個階段，用人單位應予以配合，提供必要的材料。

(四)通知討論與協商確定

草案完成后交有關部門初步討論后，還要符合《勞動合同法》所規定的通知討論之程式要件，亦即規章制度應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。否則就有可能被認定為不合法的規章制度，在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動爭議案件的依據。

因此，企業制訂規章制度之過程當中，必須完成上述的法律程式，企業人資部門要保留開會討論的會議記錄與簽名記錄。

企業實際在打仲裁官司時，對方律師通常發現員工觸犯公司員工手冊被解除合同是明確的，因此只能想方設法在仲裁庭或是法院上，推翻掉規章制度的合法性。所以企業制訂人事管理制度的民主程式，要取得工會通過的制訂會議紀錄，沒有工會的中小企業要取得全體員工徵詢意見書。

(五)制度呈核

規章制度的呈核手續，是指企業內部的核決權限，把前述的通知討論與協商確定手續完成確認的程式。

(六)公示

經批準后的規章制度，如涉及到職工的權益，應採取合理的方式向職工公示，以便員工遵守執行。如果缺少這個程式就有可能被認定為不合法的規章制度，在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動爭議案件的依據。規章制度的公示方法很多，根據實踐經驗，可採如下公示方法:

1.員工手冊發放(將規章制度編印成冊，每位員工發放一本，要有員工簽領確認);

2.內部培訓法(將員工集中培訓，包括培訓時間、地點、與會人員、培訓內容、與會人員簽到記錄);

3.勞動合同約定法(例如合同條款約定:本人已充分閱讀公司規章制度，愿意遵守執行);

4.考試法(組織員工進行開卷或閉卷考試，要讓員工簽名以示負責)。

下表為員工手冊的簽收確認函或規章制度公示培訓簽到單:

員工手冊的簽收確認函

一、員工手冊簽收單

本人謹此確認收到《員工手冊》(編號:__號)，并已認真閱讀，作為企業的一員，本人愿意遵守這些規章制度。

簽名:

日期:

(注意:此簽收單經員工親自簽名后，存入員工檔案內)

二、規章制度公示培訓簽到單

本人已經接受公司有關規章制度的培訓，并且認真閱讀學習，作為企業的一員，本人愿意遵守這些規章制度。

培訓日期:

簽名:

(注意:此簽到單經員工親自簽名后，存入員工檔案內)

(七)實施

「徒善不足以為政，徒法不足以自行」，規章制度貴在執行，否則就淪為貼在墻壁上的口號。人資部門或總經理室應該隨時了解執行情形，如遇有不合時宜或管理需要時，應即提報反應，最好於實施半年后，至少檢核一次，以了解異常原因，尋求改善對策，以后則視實施情形不定期進行檢核作業。