電算化會計的內部控制措施分析

[摘 要]現行的財務、會計制度中關于內部控制制度的制定主要以手工操作環境為基礎。電算化會計信息系統的迅速發展給會計工作帶來了全新的變革。文章分析了會計電算化的內部控制措施。

[關鍵詞]電算化 管理 措施

現行的財務、會計制度中關于內部控制制度的制定主要以手工操作環境為基礎。電算化會計信息系統的迅速發展給會計工作帶來了全新的變革。從形式上看，它改變了數據的核算手段，引進了計算機進行數據處理；改變了數據的存儲方式，導致賬簿概念的重新定義和分類。當前，掌握信息勝于掌握貨幣與財政，對信息的及時性、安全性、保密性要求給無紙化、信息化和網絡化的會計數據的發展提出了新的課題。因此，盡管有關會計信息系統內部控制的研究還處于初級階段，但是，強化和突出電算化環境下會計信息系統的內部控制制度建設，不斷探索適合電算化環境的內部控制措施應當是當前會計理論界和實務界面臨的首要問題。

1 為什么要實行內部控制

1.1 電算化環境下會計工作質量有賴于計算機軟、硬件系統自身的可靠性及會計人員本身的操作水平手工會計信息系統易于保持經濟業務的連續性，而在電算化會計信息系統中，一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓；手工會計信息系統下，會計核算的質量取決于會計人員的業務水平、職業道德及對會計有關法規的理解和執行效果，傳統會計在大量實踐的基礎上，積累了豐富經驗并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統中，操作環境的改變使傳統的管理控制方式失去了發揮功能的土壤。為了減少誤操作，提高輸出會計信息質量，電算化會計信息系統必須具備嚴密的內部控制功能和手段。

1.2 網絡財務是電算化環境下的新型管理模式，其安全性和保密性有賴于建立、健全有效的內部控制制度網絡財務是一種充分利用網絡資源，將會計處理和財務管理有效結合起來的管理模式，網絡財務與傳統會計電算化不同的關鍵在于利用網絡進行財務管理。網絡技術在會計領域的應用與發展，使會計電算化進一步跨越到會計信息化階段，網絡技術大大提高了會計工作的效率，但同時由于網絡的開放性、數據存儲介質的脆弱性等特點，給會計信息系統的安全帶來了隱患，病毒、黑客、軟件自身的缺陷都會使用戶的信息安全受到威脅。因此要加強組織控制。

2 電算化內部控制的措施

2.1 嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證無論手工會計信息系統還是電算化會計信息系統，其內部控制的目標都是一致的，即健全機構、明確分工、落實責任、具有嚴格的操作規程，充分發揮內部控制的作用。只是在電算化環境下，控制的重點由傳統的財務部門轉移到電子數據處理部門，控制的要求更加嚴格，控制的內容更加廣泛。以下將從不同的角度認識電算化會計信息系統內部控制制度的內容。

從電算化會計信息系統內部控制制度的方式看，內控制度具體包括：①組織控制，即在電算化會計系統中劃分不同的職能部門；②授權控制，就是規定電算化會計系統有關人員業務處理的權限；③職責分工控制，是規定同一人不能處理“職責不相容”的業務；④業務處理標準化控制，就是規定有關業務處理標準化規程及制度；⑤軟件的安全保密控制，就是規定軟件維護、保管、使用的規程及制度；⑥數據文件的安全保密控制，即規定數據維護、保管、使用的規程及制度；⑦運行控制，即應用控制，包括輸入、處理和輸出控制3個方面；⑧會計檔案管理制度，主要是建立和執行會計檔案立卷、歸檔、保管、調閱、銷毀等管理制度。

按電算化會計信息系統組成結構可以分為一般控制系統和應用控制系統兩個部分：①一般控制系統為應用程序的正常運行提供外圍保障，分為組織控制和系統開發控制兩部分，包括組織和操作控制、硬件和系統軟件控制、安全控制、系統開發和系統文書控制等內容；②應用控制系統是針對具體的應用系統的程序而設置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制3個方面。

2.2 電算化會計內部控制措施。以上是從控制方式和系統構成對電算化會計信息系統內部控制內容的認識，下面將從電算化會計信息系統的構成探討實施內部控制的方法與措施。

電算化會計信息系統的一般控制(普通控制)由于會計電算化知識與功能相對集中，必須制定相應的組織和管理制度，部門之間實施組織控制，部門內部實施崗位分工控制，明確部門內部各崗位相關人員的職責權限和維護人員的職權是不相容的，必須分工明確，不得兼任，同時，各崗位人員要保持相對穩定。

專職系統操作員只能使用經編譯并加密的程序，不能再接觸系統設計文件、程序流程圖及源程序清單，不能兼任會計及審核工作；系統軟硬件維護人員不能擔任系統操作和會計工作，但可以兼任系統開發工作；會計軟件維護必須經過批準并在監督下執行。

電算化會計信息系統的運行控制是為了使電算化會計信息系統能適應會計處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。運行控制不同于一般控制，它是為保證整個系統的安全、可靠地運行而建立的控制制度和措施；運行控制是針對某個具體應用子系統的控制，依子系統或應用項目和具體數據處理方式的不同而不同。在批量數據輸入時，其主要控制方法包括審核輸入前后的數據、編號順序檢驗、邏輯關系檢查、數據界限檢查、關鍵字核對以及錯誤更正等。在聯機實時處理系統中，輸入控制除了采取上述方法外，還包括設立參照文件和后批量控制等。處理控制的主要目的是保證數據計算的準確性和數據傳遞的合法性、完整性和一致性，主要是對業務處理程序、方法進行控制，包括軟件控制和硬件控制。軟件控制是審查軟件對數據的計算等處理是否正確，是應用控制的關鍵。主要的控制方法有程序審核、數據有效性測試、數據完整性測試、短點技術控制和設置處理上機日志等。硬件控制是通過計算機硬件系統本身控制數據的準確性、完整陸，一般由計算機硬件制造商進行設置。輸出控制是對系統的輸出結果進行控制，其主要目的是保證輸出數據的準確性，輸出內容的及時陸和適用性，如用已結賬數據打印賬簿應給予必要的標識等。常用方法為檢查輸出數據是否準確、合法、完整；輸出是否及時，能否及時反映最新的信息；輸出格式是否滿足實際工作的需要；數據的表示方式等是否符合工作人員的習慣。

電算化會計信息系統的系統開發過程控制系統開發控制是為了防止系統在開發過程中可能出現錯誤和偏差以保證系統的內部控制和審查線索，使系統設計合理、正確。系統開發控制分為系統開發階段的控制和系統設計階段的控制。系統開發控制是針對進行會計軟件開發的單位實施的控制，在系統準備、分析、設計、實施以及系統正式投入運行后，對系統進行有效維護等所應制定的控制制度和措施。只有搞好電算化會計信息系統的開發與維護控制，才能保證開發出來的或維護的系統能合規、合法，滿足用戶的要求，才能及時發現和修正錯誤及防止舞弊行為、保證會計信息的準確完整。對于直接購買商品化會計軟件實現會計電算化的企業而言，制定內部控制制度時則可以不予考慮。

系統的安全控制電算化會計信息系統的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施來保證系統安全、可靠地運行。系統的安全控制主要包括系統的接觸控制、后備控制和環境安全控制等內容。

小結

綜上所述，會計電算化系統的產生和發展，極大地提高了會計的工作效率，但是任何計算機系統都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應順應會計電算化的發展潮流，建立和完善企業的內部控制制度，才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性，確保企業財產的安全，為企業經營決策提供完整的信息，創造更高的效益。