A企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制面臨的問題及對策

[摘 要]隨著信用社會的到來，我國絕大多數(shù)競爭性行業(yè)的企業(yè)都面臨”銷售難、收款更難”的雙重困境。適度的應(yīng)收賬款，是企業(yè)適應(yīng)市場競爭、擴大銷售、節(jié)約存貨資金占用和降低存貨成本的需要。但過高比例的應(yīng)收賬款，導(dǎo)致銷售收入的增長只能給企業(yè)帶來賬面利潤，不能帶來維持經(jīng)營、擴大生產(chǎn)規(guī)模所必需的現(xiàn)金流入，使企業(yè)的菅運能力和償倩能力下降。建立系統(tǒng)、有效的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度是企業(yè)加強資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效益，保護財產(chǎn)的安全完整的重要手段。本文根據(jù)內(nèi)部控制理論和應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的目標(biāo)分析了應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的具體方法，目的是發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款控制的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)而加強企業(yè)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制 應(yīng)收賬款 壞賬損失 信用政策

1 內(nèi)部控制／應(yīng)收賬款壞賬損失等相關(guān)理論

1.1 COSO委員會提出的《內(nèi)部控制一，整體框架》中對內(nèi)部控制作了如下的描述：內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理階層和其他員工實施的，為營運的效率效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標(biāo)的達(dá)成而提供合理保證的過程。內(nèi)部控制主要是由控制環(huán)境、風(fēng)險評價、控制活動、信息溝通及監(jiān)督等五個方面構(gòu)成。

1.2 應(yīng)收賬款是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中因銷售商品或提供勞務(wù)而應(yīng)向購貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項。應(yīng)收賬款是由于企業(yè)賒銷而形成的。

1.3 無法收回的應(yīng)收賬款稱為壞賬。由于壞賬而產(chǎn)生的損失稱為壞賬損失。

2 A企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

2.1 行業(yè)背景：A企業(yè)是一家制藥企業(yè)，近幾年來，由于該行業(yè)的特殊性和最近幾年來醫(yī)藥行業(yè)的大幅度改革、國外大的醫(yī)藥集團陸續(xù)進(jìn)入中國市場，制藥企業(yè)應(yīng)收賬款難以回籠的問題越來越嚴(yán)重，已成制約各大醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展的最大隱患。

2.2 A企業(yè)不良應(yīng)收賬款形成的主要原因

2.2.1 控制環(huán)境不理想：三角債關(guān)系嚴(yán)重；另外一些醫(yī)藥公司缺乏商業(yè)信用，以各種理由(如改制、更換負(fù)責(zé)人)故意拖欠，也導(dǎo)致不良賬款形成。

2.2.2 缺乏有效的信息溝通及必要的過程控制，在應(yīng)收賬款管理當(dāng)中權(quán)責(zé)不夠明確使部分銷售人員只重視的是銷售額而忽略應(yīng)收賬款回款率的控制，一旦壞賬發(fā)生卻無法終究責(zé)任；銷售部門和財務(wù)部門之間信息無反饋，財務(wù)部門對買方的信用狀況不了解，導(dǎo)致壞賬產(chǎn)生。

2.2.3 風(fēng)險意識薄弱。目前大多數(shù)企業(yè)沒有建立一套完善的賒銷制度，對形成的逾期應(yīng)收賬款能否收回、收回多少沒有底數(shù)，不對應(yīng)收賬款進(jìn)行風(fēng)險評價，為了搶占市場擴大銷售，在事先未對付款人資信度作深入調(diào)查、對應(yīng)收賬款風(fēng)險進(jìn)行正確評估的情況下，通過賒銷吸引客戶，雖產(chǎn)生了較高的賬面利潤，但忽視了流動資金不能及時收回的問題。

2.2.4 應(yīng)收賬款的會計監(jiān)督相當(dāng)薄弱。監(jiān)督是管理者確保經(jīng)濟活動按設(shè)計的目標(biāo)有效運行的重要手段。首先，沒有建立應(yīng)收賬款臺賬管理制度對應(yīng)收賬款進(jìn)行輔助管理或按賬齡進(jìn)行輔助管理。其次，財務(wù)部門沒有專人負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款定期、定向的清欠；沒有建立應(yīng)收賬款定期清查制度。

3 加強企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的對策

3.1 明確應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的目標(biāo)，做到保證應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)會計核算資料準(zhǔn)確可靠；保證應(yīng)收賬款及時回收；應(yīng)收賬款真實正確；減少壞賬損失的發(fā)生，建立銷售回款一條龍責(zé)任制作。

3.2 嚴(yán)格銷售合同的管理。銷售合同在簽定前應(yīng)當(dāng)由適當(dāng)?shù)娜藛T對相關(guān)信息和條款進(jìn)行審核，審核無誤后方可簽定銷售合同；銷售合同印章應(yīng)當(dāng)交給專人保管，并且在簽定前應(yīng)當(dāng)經(jīng)過審批，印章保管人依據(jù)審批記錄給予蓋章。定期由專人從ERP系統(tǒng)中提取未完成銷售訂單的清單，分析尚未完成的原因，屬于未及時發(fā)貨的，應(yīng)詢問倉庫是否需要發(fā)貨；屬于未及時生成發(fā)票的，應(yīng)當(dāng)通知市場部及時開具發(fā)票；屬于需要取消的訂單，通知相關(guān)業(yè)務(wù)人員及時取消訂單。

3.3 完善與客戶的應(yīng)收賬款對帳程序，要求應(yīng)收會計每季度末收回對賬函，以確保所有正常客戶都核對帳目。并保留對帳記錄。

3.4 建立信用管理部。立規(guī)范的信用管理部門，制定合理的信用政策制定科學(xué)合理的信用政策就是要在實際情況中具體地確定信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件和收賬政策。一個企業(yè)信用政策對其應(yīng)收賬款管理起著決定性的作用，但有些企業(yè)在這方面缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識，信用管理部門的運作不夠規(guī)范，有的甚至沒有設(shè)置專門的信用管理部門，只是由財務(wù)處或銷售部門的個別人員代理負(fù)責(zé)，這樣應(yīng)收賬款的風(fēng)險就很難得到控制。在案例中，A企業(yè)從銷售部門和財務(wù)部門中抽調(diào)業(yè)務(wù)能力較強的人員，同時聘用了部分專門的管理人員成立了專門的信用管理部門。首先，對客戶建立資信檔案，設(shè)基本資料和往來資料兩部分。往來資料包括客戶的交易時間、金額、付款情況等，同時采用動態(tài)更新管理制，及時錄入新的信息資料，實行對客戶信用的動態(tài)管理；其次，對客戶資信進(jìn)行風(fēng)險評估。客戶的資信度取決于以下五個方面：信用品質(zhì)、償付能力(流動比率)、資本實力、抵押品的變現(xiàn)能力、經(jīng)濟狀況，即常說的“5C”評定法。對此A企業(yè)成立專門評信小組，運用專門的信用分析技術(shù)和模型，通過對客戶所有相關(guān)財務(wù)及非財務(wù)信息和交易記錄進(jìn)行整理、分析、評定信用等級；最后，根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果制定科學(xué)合理的信用政策。同時，企業(yè)的信用政策要根據(jù)市場情況及客戶信用情況的變化進(jìn)行必要的動態(tài)調(diào)整。

3.5 客戶資信管理的控制。定期對客戶進(jìn)行評審，對那些經(jīng)常發(fā)生銷售業(yè)務(wù)的客戶，應(yīng)當(dāng)定期審閱該客戶的信用情況。總廠應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的程序，明確參與評估的部門、評估的數(shù)據(jù)、評估的標(biāo)準(zhǔn)等，對需要調(diào)整信用額度的客戶在系統(tǒng)中調(diào)整信用額度；對那些長期不開展業(yè)務(wù)，或者已經(jīng)破產(chǎn)、關(guān)閉的客戶進(jìn)行鎖定，避免向這些客戶發(fā)貨。在接受到來自不活躍客戶的新訂單的情況下，應(yīng)該執(zhí)行明確的審批程序以艦避相關(guān)風(fēng)險。定期對客戶進(jìn)行評審，對那些長期不開展業(yè)務(wù)，或者已經(jīng)破產(chǎn)、關(guān)閉的客戶進(jìn)行鎖定，避免向這些客戶發(fā)貨。在接受到來自不活躍客戶的新訂單的情況下，應(yīng)該執(zhí)行明確的審批程序以規(guī)避相關(guān)風(fēng)險。

3.6 完善控制點和控制措施。(1)財務(wù)部是應(yīng)收賬款的主管部門，各分支機構(gòu)是應(yīng)收賬款的責(zé)任單位，發(fā)生應(yīng)收賬款時，使每個環(huán)節(jié)都處于其他相關(guān)部門的監(jiān)控之下。(2)信用部與銷售部、財務(wù)部應(yīng)有效貫徹職務(wù)不相容原則，科學(xué)劃分職責(zé)權(quán)限，將應(yīng)收賬款的決定權(quán)、監(jiān)控權(quán)、考核權(quán)、核銷權(quán)徹底分離，形成相互制街機制。(3)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的溝通主要通過信息系統(tǒng)，建立良好的應(yīng)收賬款內(nèi)控信息系統(tǒng)，提供有效信息給相關(guān)人員，通過溝通，使員工能夠知悉其責(zé)任。(4)運用掌握的應(yīng)收賬款的信息監(jiān)督和評估內(nèi)部控制制度的設(shè)計和運作情況。監(jiān)督活動由持續(xù)監(jiān)督、個別評估所組成，其可確保公司內(nèi)部控制能持續(xù)有效的運作。

3.7 加強回款控制力度，層層落實責(zé)任，把回款作為考核銷售人員的一個重要的指標(biāo)，與銷售人員、銷售主管人員的工資獎金掛鉤。將收賬責(zé)任層層細(xì)分，落實到各分支機構(gòu)、各銷售人員，對回款工作做得好的銷售人員給予獎勵，相應(yīng)的對那些所負(fù)責(zé)地區(qū)醫(yī)藥公司回款差的銷售人員，在經(jīng)濟上給予一定的處罰，只有這樣才能充分調(diào)動銷售人員的積極性和創(chuàng)造性，提高應(yīng)收賬款的回籠率。