關于加強干部人事檔案管理和利用的幾點做法與對策思考

[摘 要]這篇論文以安徽省博物館人事檔案管理和利用為例，提出了干部人事檔案管理中存在的問題，對加強和改進干部人事檔案管理方法提出了相應的觀點、并結合實際提出了對策與做法。

[關鍵詞]加強干部人事檔案管理和利用做法 對策

干部人事檔案管理工作是干部工作的基礎，隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案管理工作面臨著許多新情況、新問題。如何適應新形式下干部工作的需要，不斷加強和改進檔案管理的新方法，進一步提高干部人事檔案管理水平，使其更好地為干部工作服務，成為干部人事檔案管理部門需要研究解決的重要課題。近年來，安徽省博物館堅持以服務為中心，以提高干部人事檔案管理水平為目標，不斷加大基礎設施和規章制度建設，使干部人事檔案管理工作達到了規范化、標準化和制度化。

1 主要做法

1.1 抓機構，領導重視到位

安徽省博物館領導非常重視干部人事檔案管理工作，親自了解情況、指導工作，把干部人事檔案工作列入議事日程，當作一項經常性的工作來抓，建立健全組織機構，館長親自抓，人事科科長側重抓，人事干部具體抓，形成上下齊抓共管的良好氛圍。對檔案建設中的重大問題討論研究并及時解決。在領導重視下，一是加強了干部人事檔案隊伍建設，嚴格按規定配備檔案管理人員。選拔了政法、業務素質好的人員從事干部檔案工作，歷屆干部檔案工作者都做到了黨性強，作風正，遵守黨的紀律，嚴守黨的機密，熱愛檔案工作，工作踏踏實實，責任心強，有一定工作能力和科學文化知識，并于2007年底又選調了一名檔案專業畢業的人員專職從事干部人事檔案管理工作，老的檔案工作者對新的檔案人員耐心地進行了業務培訓。二是加大資金投入，為更好地存放干部檔案，特別配備了專門的檔案庫房，購買了計算機、打孔機、新的檔案盒等辦公設備，為干部人事檔案工作提供了必要的條件，提高了工作效率。

1.2 抓規范，基礎工作到位

2008年初到2009年中旬，安徽省博物館檔案人員利用一年半時間集中精力，按安徽省文化廳新的要求，對干部人事檔案進行了重新整理。因原有的檔案線裝訂不方便插進新增的檔案，全部要換成金屬夾裝訂。檔案人員不辭辛苦，細致地對每卷人事檔案進行拆線，檢查每頁檔案，對不符合標準的洞眼進行裱糊，再重新打眼裝訂，對有損壞的紙張進行托裱，不符合規范用紙的一律裁剪或折疊，對不清晰的檔案進行復制，進行了多項必要的技術處理，并把歷年來未插進的檔案全部歸進，重新按十大類嚴格分類編目。此項工作是一種耗時長的細32'陵活，檔案人員全身心投入，精心處理，經過重新換盒換裝訂夾，重新編目和技術加工，安徽省博物館干部人事檔案面貌煥然一新，便于今后的利用。

1.3 抓效率，管理現代化

為提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性，安徽省博物館對干部人事檔案實行計算機輔助管理。計算機最基本的功能就是對干部檔案的查詢、檢索、統計、分析和生成所需的各種表格。安徽省博物館檔案人員把檔案目錄及一些統計分析的資料輸入計算機，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。由于計算機存儲量大，可以進行各種分類，提高了查詢的效率，新增的檔案目錄在計算機上也好添加進去，彌補了手工的不足，解決了手工解決不了的問題。用計算機對所貯存的干部檔案信息進行某一方面或多方面的統計分析，既迅速又準確。

1.4 抓標準，管理工作制度化

1.4.1 根據干部人事檔案目錄管理制度，堅持做好目錄和底帳的管理工作。

1.4.2 根據干部人事檔案材料收集歸檔制度，建立干部材料收集轉遞和缺少、催要登記表等簿冊，使收集材料和歸檔的情況一目了然。

1.4.3 根據干部人事檔案整理制度，及時建立和整理干部檔案。

1.4.4 根據轉遞制度，建立<發文登記簿》、<檔案移交清單)<檔案轉遞單)等簿冊。

1.4.5 執行干部人事檔案查閱制度。規定借閱人事檔案的原則“根據工作需要，館領導和人事科可以借閱有關人員的檔案”，并具體規定了借閱手續和注意事項。

1.4.6 執行干部人事檔案安全保密制度。張貼《保密規定)、<閱檔須知)、《干部檔案工作人員守則)，

1.4.7 按照干部人事檔案檢查核對制度，每年對庫存檔案與“檔案登記冊”檢查核對一至二次，“檔案登記冊”與干部名冊核對一次，并以“干部人事檔案變化情況核對表”進行記載，發現問題及時糾正和處理。

1.4.8 按干部人事檔案統計工作制度規定的內容，做好統計和數據分析工作。

1。4，9按干部人事檔案資料積累的制度做好干部檔案工作資料的積累，以備查考。

1.5 抓服務，加強檔案的研究和利用

檔案人員認真學習常的路線、方針、政策和干部檔案管理業務知識，結合干部人事檔案工作的實際，研究利用工作中的新特點新情況，解決利用中的新問題。檔案人員在日常工作努力做到“主動、熱情、耐心、細致、準確、及時，并處理好利用和保密的關系”。

2 存在的問題及對策思考

安徽省博物館干部人事檔案也同其它單位一樣存在一些尚待進一步改進和完善的問題，例如：一些年久的檔案不全，涉及到查閱提供信息時，有時難以提供全面的檔案資料，在部分已故人員的檔案中缺少了證明其去世的檔案，如仆告，悼詞等。這些都影響了檔案的質量。降低了檔案的利用率。干部人事檔案的功能還可以加大，使其記錄內容更全面、客觀、動態。另外，有些檔案材料制作還存在不規范的問題。干部人事檔案管理已輔助使用計算機，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，無紙化閱檔基本沒有實施。為此，提出幾點對策：

2.1 加大收集力度

收集工作是一項政策性強、艱苦細致的工作。這要求干部人事檔案管理人員必須業務熟、信息靈，堅持執行有關制度，做到手勤、口勤、腿勤，充分發揮自己的主觀能動作用，及時全面地完成收集任務。疏通材料來源的渠道，掌握材料形成規律，建立和健全收集歸檔工作制度，建立送交、定期檢查索要制度、登記制度，要及時、保質、按量，實際工作中可以實行普遍收集和定向收集相結合。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.2 改進和完善檔案功能

一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵可以進一步豐富和擴大，如增加涉及養老保險、醫療保險、失業保險等內容；增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業特長等方面的材料，使所具有的功能更加適合館對人才的需求，

2.3 解決檔案材料制作不規范的問題

干部人事檔案材料，須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。安徽省博物館老的檔案和新進檔案中時有A4紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》、《晉升職稱審批表》、《先進工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。這就需要在收集時作出規定，盡量要求送交的檔案規范用紙。

2.4 加強檔案管理現代化和信息化建設

檔案管理部門可以考慮進一步提高工作效率，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機。通過相應的技術處理，將文字、圖片等資料轉變成數據資料，實現干部人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。