IT環(huán)境下企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制問題研究

[摘 要]隨著企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化和會計(jì)信息化程度的提高，人們對信息系統(tǒng)的依賴性日漸加深，企業(yè)除了傳統(tǒng)意義上的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等之外，與信息系統(tǒng)的安全性、可靠性相關(guān)的信息和信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)日益增長。會計(jì)信息化的發(fā)展使企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容、手段等發(fā)生了變化，為了有效地保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整，保證會計(jì)信息的真實(shí)、可靠、提高經(jīng)營效益，企業(yè)迫切需要針對信息技術(shù)所帶來的會計(jì)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制。本文介紹了IT環(huán)境下網(wǎng)絡(luò)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險(xiǎn)，從企業(yè)組織與管理角度探討了會計(jì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制措施。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù) 會計(jì)信息 內(nèi)部控制

引言

隨著企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化和會計(jì)信息化程度的提高，人們對信息系統(tǒng)的依賴性日漸加深，企業(yè)除了傳統(tǒng)意義上的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等之外，與信息系統(tǒng)的安全性、可靠性相關(guān)的信息和信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)日益增長。會計(jì)信息化的發(fā)展使企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容、手段等發(fā)生了變化，為了有效地保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整，保證會計(jì)信息的真實(shí)、可靠、提高經(jīng)營效益，企業(yè)迫切需要針對信息技術(shù)所帶來的會計(jì)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制。因此，在會計(jì)信息系統(tǒng)成功建立以后，在IT環(huán)境中，對系統(tǒng)建立一套有效的內(nèi)部控制機(jī)制以確保系統(tǒng)的安全、可靠和有效性是十分必要的。

1 網(wǎng)絡(luò)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.1 網(wǎng)絡(luò)會計(jì)使企業(yè)面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)加大網(wǎng)絡(luò)會計(jì)的應(yīng)用使原來封閉的局域網(wǎng)會計(jì)系統(tǒng)面臨開放的互聯(lián)網(wǎng)世界，給財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。

1.2 網(wǎng)絡(luò)會計(jì)與電子商務(wù)的法律環(huán)境滯后網(wǎng)絡(luò)會計(jì)、電子商務(wù)的迅猛發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了現(xiàn)有法律體系的規(guī)范，互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)缺乏“警察”的信息高速公路，信息的跨地區(qū)和跨國界傳輸又難以公證和仲裁。

1.3 內(nèi)部稽核難度加大

企業(yè)可能會擔(dān)心內(nèi)部資料暴露于外，影響其競爭能力。稽核必須運(yùn)用更復(fù)雜的查核技術(shù)，會計(jì)師必須培訓(xùn)具備復(fù)雜電腦資料處理能力，以勝任此項(xiàng)工作；稽核將大幅度增加查核所需的時(shí)間和成本。

可見，在信息系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化，資源得到了高度的共享。為了有效的保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整，保證會計(jì)信息的真實(shí)、可靠，提高經(jīng)營效益，企業(yè)迫切需要對傳統(tǒng)內(nèi)部控制進(jìn)行整合和優(yōu)化。本文重點(diǎn)從企業(yè)組織與管理方面進(jìn)行探討。

2 從組織與管理方面對會計(jì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制

2.1 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)在IT環(huán)境下，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)會計(jì)信息化系統(tǒng)的要求。企業(yè)切實(shí)遵循總目標(biāo)和總?cè)蝿?wù)基本設(shè)計(jì)原則來設(shè)立部門、職務(wù)，設(shè)立有效的組織結(jié)構(gòu)運(yùn)行制度，設(shè)計(jì)出有自我特色的組織結(jié)構(gòu)，注意人員配備和訓(xùn)練管理，并不斷反饋和修正，注意由信息技術(shù)帶來的組織結(jié)構(gòu)趨于扁平化現(xiàn)象的影響，適時(shí)作出調(diào)整。

2.2 職責(zé)劃分

內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，會計(jì)信息系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)一樣，對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底。必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)環(huán)境下，分工以及職責(zé)的分離主要包括：

2.2.1 電算部門與用戶部門的職責(zé)分離這里的電算部門是指數(shù)據(jù)的處理部門，用戶部門是指執(zhí)行業(yè)務(wù)的部門。一般來說，下列活動應(yīng)避免電算部門的參與：

(1)所有業(yè)務(wù)均應(yīng)由用戶部門發(fā)起或授權(quán)；(2)所有除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備以外的資產(chǎn)的保管責(zé)任與電算部門分離，即電算部門不應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)的保管；(3)所有業(yè)務(wù)一記錄與主文件記錄的改變均需要用戶部門授權(quán)，電算部門無權(quán)私自改動業(yè)務(wù)一記錄和有關(guān)文件；(4)所有業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的錯誤數(shù)據(jù)均應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)或授權(quán)改正，電算部門只允許改正數(shù)據(jù)在輸入、處理和輸出過程中由于操作疏忽而引起的錯誤；(5)所有現(xiàn)有系統(tǒng)的改進(jìn)、新系統(tǒng)的應(yīng)用以及控制措施都由受益部門發(fā)起并經(jīng)高級管理人員的授權(quán)，包括現(xiàn)有應(yīng)用程序的的改進(jìn)。未經(jīng)過有關(guān)部門的批準(zhǔn)，電算部門無權(quán)擅自修改程序。

2.2.2 電算部門內(nèi)部的職責(zé)分離。

主要包括設(shè)計(jì)人員、程序員、系統(tǒng)管理人員、資料保管人員、操作人員之間的職責(zé)分工。

(1)系統(tǒng)開發(fā)與數(shù)據(jù)處理職能進(jìn)行分離，系統(tǒng)開發(fā)與數(shù)據(jù)處理是不相容的職務(wù)，程序員不能參與數(shù)據(jù)輸入和處理等操作，操作人員不能直接修改程序。(2)數(shù)據(jù)處理的職責(zé)進(jìn)行適當(dāng)分離。一般在數(shù)據(jù)處理小組可以設(shè)置憑證輸入人員、審核員、登賬人員、會計(jì)資料保管人員，并應(yīng)當(dāng)予以分離。企業(yè)為防止錯弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時(shí)，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。一方面可以以規(guī)章制度的形式明確每個(gè)部門及人員的職責(zé)，另一方面，還要在軟件程序中采用密碼控制技術(shù)，通過設(shè)置嚴(yán)格的用戶密碼，來防止越權(quán)行為的發(fā)生。

2.3 上機(jī)操作管理

企業(yè)用于計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的，企業(yè)應(yīng)對計(jì)算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個(gè)工作人員和每一臺計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。一般來講，企業(yè)對用于計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)計(jì)算機(jī)的上機(jī)操作管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊、上機(jī)時(shí)間安排等，此外，會計(jì)軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。通過信息化操作管理措施的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對信息化軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作信息化軟件；預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員離開機(jī)房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令；根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機(jī)操作日記，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

2.4 設(shè)備管理

此處的設(shè)備管理主要針對硬件的管理。會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制應(yīng)引入計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度，對于用于計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度以保證設(shè)備的完好，確保硬件設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境、電源、溫度、濕度、電磁干擾等，保證其能夠正常運(yùn)行。必要時(shí)，可以采用一些先進(jìn)的設(shè)備，比如采用磁盤雙工和磁盤鏡像，一可以在一塊硬盤失效時(shí)，由另一塊硬盤替換工作；雙機(jī)熱備份可以在一臺計(jì)算機(jī)(服務(wù)器)失效時(shí)，由備用的計(jì)算機(jī)接替繼續(xù)工作。此外，各系統(tǒng)操作人員應(yīng)分清責(zé)任，各自管理和使用自己職責(zé)范圍內(nèi)的硬件設(shè)備，不得越權(quán)使用、嚴(yán)禁非計(jì)算機(jī)操作人員使用會計(jì)信息系統(tǒng)，以免不當(dāng)?shù)牟僮鲹p壞硬件設(shè)備。若多個(gè)用戶使用同一臺設(shè)備的，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，并記錄運(yùn)行情況。

結(jié)束語

總之，在當(dāng)前全球信息化的大環(huán)境下，信息系統(tǒng)正從傳統(tǒng)的后臺支持轉(zhuǎn)變?yōu)樾聵I(yè)務(wù)開屣的直接驅(qū)動力，并且日益成為企業(yè)的直接利潤中心。但是，我們應(yīng)清楚認(rèn)識到隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在會計(jì)系統(tǒng)應(yīng)用，風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)存在，企業(yè)要有意識針對會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制。