談對現代檔案管理發展趨勢的分析

[摘 要]計算機管理檔案具有比較長的歷史，自從微機在我國大面積使用推廣后，計算機應用于檔案管理就已經開始在各人中小企業試行，經過多年的實踐和探討，在檔案管理過程中使用計算機技術也成為必然的發展趨勢。 為了實現檔案管理不同文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強檔案管理綜合應用計算機技術的研究，購買文檔管理一體化系統軟件，進行檔案管理的綜合化管理。

[關鍵詞]檔案 管理 計算機 應用 技術

1 檔案管理的發展優勢分析

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

因此，為了實現檔案管理不同文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強檔案管理綜合應用計算機技術的研究，購買文檔管理一體化系統軟件，進行檔案管理的綜合化管理。

2 做好檔案原件的準備工作

從現有的技術條件和需求出發，電子計算機在檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：

2.1 依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。

2.2 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內容，并用規范化的主題詞，將其主題內容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內容的過程稱為主題標引。

檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標引人員和檢索人員雙方思想的橋梁，

對檔案文件進行主題標引，必須依據統一的檔案主題標引規則進行，它是個需要花費大量勞動、付出很多時間的工程。因此，必須在引進計算機前著手這方面工作，否則，計算機將因等待輸入數據而無法順利運行。

3 搞好檔案管理計算機專業技術人才的準備

面對計算機二次開發的艱巨任務，我們必須擁有雄厚的技術力量，必須擁有既懂檔案管理業務，又通計算機專業的“兩棲人才”。目前，有不少企業把整個檔案計算機的應用工作，從系統設計到系統實現，從數據輸入到提供利用全都交給計算機研究部門去辦，其結果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統缺乏實用性。退一步說，即便系統是成功的，仍然有一個維護和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應用就永遠是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機專業人才的準備，它包括：

3.1 應用軟件人員的準備檔案管理應選擇有一定數字和邏輯思維能力的工作人員，進行計算機原理及應用軟件方面的培訓，使他們學會計算機高級語言，學會操作和使用機器，學會設計和上機實現一個完整的系統，能夠把應用系統或與計算機專業人員接零的任務知識很好地銜接。

3.2 主題標引人員的準備檔案管理應選擇有一定語言文字能力的檔案工作者，學習和研究檔案主題標引的方法和原則，使他們懂得主題標引的基本原理，了解主題詞的性質和選詞原則，學會使用漢語主題詞表，學會依據檔案主題標引規則，正確分析主題內容，正確選擇主題詞標識，學會如何進行主題詞的組配，學會特殊情況的特殊處理等，通過學習，能夠勝任檔案主題標引和參與漢語主題詞表管理的工作。

3.3 全體檔案工作者，無論領導還是具體工作人員，都應積極進行計算機掃盲

檔案工作者是信息工作者，在當今的信息社會中不懂信息的現代化處理，必定寸步難行。因此，應當通過舉辦各種講座、分期分批培訓以及通過自學等多種形式，提高計算機應用的水平和能力，適應檔案管理新形勢的需要。

檔案管理在引進電子計算機前，如能做好上述各項準備工作，則基本上能做到“水到渠成”，順利地開展好計算機應用工作，實際上計算機并不是個高深莫測、難于掌握的東西。一旦你接觸了它，了解了它，就會喜歡上它，同時也會將這項丁作做得更好。

總之，檔案工作者不僅耍熟練掌握檔案專業知識，還需具備一定的自然科學知識、計算機知識，掌握漢字輸入方法，熟練操作計算機，掌握檔案管理軟件的使用方法。同時，檔案工作者要加強責任心，正確認識計算機管理檔案的意義、特點，自覺增強工作質量意識。從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經濟發展和社會提供服務。