商務英語信函寫作應注意的問題

摘要: 隨著國際社會經濟的迅猛發展，商務英語信函逐漸成為人們在經濟領域內的一種重要的交際手段。本文從信函的格式、遣詞造句、跨文化涵養等方面分析了商務英語信函寫作應注意的相關問題。

關鍵詞:商務英語;信函;寫作

有人認為，只要多讀英語文章，有一定的英語寫作基礎，就能寫好商務英語信函。其實不然，古人云:“文章以體制為先，精工次之。”商務信函大多是約定俗成地形成了一定的慣用格式，同時，對遣詞造句的方式等也有一定的要求。根據數年來從事商務英語教學工作的實踐經驗，筆者認為，商務英語信函書寫，應該注意以下幾個方面:

一、觀點要清晰，語言要準確

要使客戶從商務書信中較容易地理解信函所要表達的準確含義，就應該清楚地闡明文章的主要觀點，每一個觀點應分置于獨立的自然段，將一項項事由交待清楚，使得整篇書信形成一個有機的整體，脈絡清晰，觀點鮮明，使閱讀者一目了然。

信函的準確性非常重要，具體地說，書寫英語商務信函時應當做到:語法正確、語句通順、用詞得當、拼寫無誤、打印規范。這樣才會給人留下良好的印象，讓客戶對你個人和公司都充滿信心，進而達成共識，促成業務合作。

二、信函格式要規范

英語書信的寫法與漢語書信的寫法有一些明顯區別，應特別加以區分。英語書信通常包括下面幾個組成部分:信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件以及再啟等。

第一，信端(Heading)。信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

第二，信內地址(Inside Address)。信內地址是收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發信日期一二行，但應與信端的書寫格式保持一致。其順序是:先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行。

第三，稱呼(Salutation)。對收信人的稱呼應自成一行，寫在低于信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。

第四，正文(Body of the Letter)。這部分是信函中最重要的部分，它傳遞中心思想，表達發信人的意愿、建議和要求。書寫正文時應使用完整的句子且層次分明。一封商業信函一般包括四個部分:開頭、細節、對應和結尾。

第五，結束語(Complimentary Close)。結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關系而定，如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用: Yours (very) truly， Yours (very) faithfully， Yours (very) sincerely，等等。

第六，簽名(Signature)。信末的簽名一般低于結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號注上 Miss， Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還在署名后寫上自己的職稱、職務或頭銜。

第七，附件(Enclosure)。信件若有附件，應在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個，則應寫出2(或3，4，5等)Encls.，如Enc: Resume ;Encls: Grade Certificate.

第八，再啟(Postscript，縮寫為 P. S.)再啟部分用于補敘正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。

三、遣詞造句要注意禮貌用語

隨著全球經貿一體化的不斷推進，國際貿易的競爭日益激烈。禮貌用語在國際商務活動中起著重要的作用，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，使對方樂意與我們合作，從而有助于在競爭中占據一席之地。因此，要讓遣詞造句突出禮貌性，在書寫時應注意以下幾個方面:

1.多用IY的表達方式來尊重和贊美對方。將自己置于對方的立場上，從對方的利益出發，充分尊重、體諒和贊美對方，盡量使對方受益，使對方感到自己的重要性。這種做法在英文中稱作“You-attitude”，其特征是在行文中多用第二人稱代詞you和your而少用第一人稱代詞I，we，my和our，例如:

(1)I think that you did a good job in selling our products.

(2)You did a good job in selling our products in your area.

第一句雖合情合理，但沒有完全采取對方立場。用“我認為”這種句型在一定程度上剝奪了對方的榮譽感，使人感到不是自己的工作出色，而是別人給自己的贊許。第二句則以對方為中心，讀起來比第一句更讓人感到舒服，充分體現了禮貌原則。但是，在批評別人時，用we來代替you(單數)，可達到消極禮貌的目的。

2.多使用肯定性詞匯來表達積極的情感。在商務交際中，不可能事事令人稱心。既有好的、積極的事情發生，也有不好的、消極的事情發生。如果寫信人總是強調消極的一面，使用否定性的詞語，只會給人不愉快的暗示，使對方垂頭喪氣，把事情往壞的方面想，有時甚至覺得事情比想象的還要糟，因此在措詞時應盡量舍棄否定性的詞語而選用肯定性的詞語，肯定性的詞語強調積極的方面，給人愉快的感覺。在商務信函寫作中pleasure，pleased，glad，appreciate等有積極的感情意義的詞語應不斷使用，如“Your immediate attention would be appreciated.” “We are pleased to inform you that goods have been dispatched today.”

3.使用委婉和弱化的語氣否定對方或提出要求。在商貿洽談或函電中，如果選用直接的否定詞往往會給人一種說話人過于自信，不給對方留有磋商的余地的印象，往往引起對方的不悅或反感。因此，常采用轉換角度弱化語氣的方式，如在否定句前加上““I am afraid” “I don’ t think” “I am not sure”等，能降低語氣的強硬度。如“We’ re afraid that an error was made in execution of your order No. 23. (抱怨)” “I don’ t think it is wise for either of us to insist on his own terms. (還盤)” “It’ s unwise for either of us to insist on his own terms.”

四、文化差異要了解

不同文化背景的人進行交際的過程是跨文化交際。不同的民族有著不同的歷史背景、風俗習慣、風土人情和文化傳統，因此，在書寫國際商務信函時必須了解本國與異國的民族文化差異，并設法使這些差異在書寫過程中消失，同時在目標語中找到準確的詞語。美國著名翻譯家尤金·奈達說:“掌握兩種文化比掌握兩種語言甚至更為重要，因為詞語只有運用在特定的文化中才具有意義。”英漢文化差異分布于許多方面，在平時的學習中應注意積累。

1.對顏色的理解差異。藍色在中國人心中往往會想到“藍藍的天空白云飄”。而藍色在英語國家有憂郁的含義，美國有“藍色星期一”(blue Monday)，指心情不好的星期一。blue sky在英語中意思是“沒有價值”。如在中國，紅色預示著喜慶，但在英語國家，他們視“紅色”為殘暴、不吉利，紅色意味著流血。

2.對數字的理解差異。在中國大吉大利的數字是“9”和“8”，而在英語國家的人心目中的“7”相當于中國人的“8”。“7”對于英語國家的人們而言是個大吉大利的數字，投擲中以“7”為勝利。商標還有Mild Seven、7-Eleven(連鎖店)。但在我國，“7”是個普通的數字。13在西方被認為是不吉利的數字，其原因就是與圣經故事中耶穌被他的第十三個門徒猶大出賣有關。所以，在西方國家，人們通常避免使用“13”這個數字。在中國的傳統文化中，數字“13”沒有這種文化含義。

3.對傳說中的動物dragon(龍)的理解差異。在中國人心中dragon是吉祥動物，而在西方國家它是表示邪惡的怪物。因為，在中世紀，dragon是罪惡的象征，圣經故事中惡魔撒旦(Satan)就被認為是the great dragon。另外，dragon還有“潑婦”的意思，由此可知，dragon在英語國家人們心目中所引起的聯想與中國人的“龍”完全不同，所以，在書寫國際信函時就要特別注意這些文化方面的差異。

五、回復信函要及時

給買家信函的回復，要注意迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中選擇合適的供應商。若對方沒有在盡快的時間內收到回信，就會認為你對他的業務不重視，進而影響業務關系。因此，一定要及時給對方回信。即使一時無法滿足或回答對方所提出的要求或問題，也應當及時回信予以說明，并請求對方的諒解。

商務英語信函是否得體，即觀點是否清晰、語言表達是否準確，格式是否正確，遣詞造句是否禮貌，是否注意到中西文化差異，是否符合英文表達的習慣，直接影響到收信人對寫信人的第一印象，從而影響到企業商務活動的順利進行。因此，寫好商務英語信函在對外交流中至關重要。在日常商務活動中，要寫好商務英語信函，還要綜合考慮多方面的因素，尤其是要針對具體情況，進行充分的考慮，才能在激烈的國際商務競爭中立于不敗之地。

(作者單位:廣東省粵東高級技工學校)

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責任編輯朱守鋰