高職秘書英語實訓教學

摘 要: 高職教育側重對崗位技能型人才的培養，其教育教學的目標指向是培養學生的“職業能力”。高職英語實訓教學逐漸成為一個重要的研究課題。秘書英語是高職中實訓性很強的一門課。本文作者將從分析實訓教學的必要性、劃分秘書英語教學任務模塊、課堂實操等幾個方面來闡述。

關鍵詞: 高職 秘書英語 實訓教學

一、高職英語實訓教學的必要性

高職英語實訓教學因其可以使學生掌握實際工作中運用英語的基本能力和基本技能而顯得十分必要。只有創造逼真的實踐情境，才能讓學生在實踐中形成崗位技能與職業能力。實訓是高職英語專業教學改革的必要環節，高職英語專業教學的指導原則是“實用為主、夠用為度”，強調打好語言基本功和培養語言應用能力并重，強調語言基本技能的訓練和培養實際從事交際活動的語言應用能力并重。《教育部關于加強高職高專教育人才培養工作的意見》中明確指出:“高職高專教育應使學生在具有必備的基礎理論知識和專門知識的基礎上重點掌握從事本專業領域實際工作的基本技能。”因此，在抓好課堂教學的同時必須加強實踐教學，使學生真正掌握運用英語進行實際工作的能力。要獲取實際工作中運用英語的基本能力和基本技能，進行英語實訓教學就顯得十分必要了。學生在中學階段為了應付高考，大部分學習都是接受老師“填鴨式”的灌輸，到了大學階段，學習目的應在老師的指導下有了改變，學習不是為了考試，而是通過大學階段學校掌握未來社會工作所需要的技能。而且隨著年齡的增長，他們已經有了自己的學習觀念和風格，老師所要做的就是引導其積極參與課堂的實訓并通過實訓掌握工作崗位所需技能。

二、劃分秘書英語教學任務模塊

秘書英語是商務英語專業和涉外文秘的核心課程之一。它結合學生畢業后的工作實際，力求向學生提供其工作崗位所需要的專業英語知識和技能，培養學生使用涉外業務英語的能力，使文秘從業人員熟悉辦公室中常見的涉外活動。通過實訓課程，學生應掌握相關行業實用寫作文體、實用口語，提高和掌握文秘英語交流的基本技能和涉外英語交際能力等。筆者結合學生的具體情況，在詳細分析了大量的秘書英語資料的情況下，總結秘書日常工作，把秘書英語的教學任務劃分為以下幾個模塊:接聽電話、接待客人、歸檔、會議安排、旅行和住宿安排、商務宴請、商務禮儀這七方面進行了介紹，并擬寫了秘書英語實訓指導書。這本書整體結構脈絡清晰、循序漸進，便于讀者從整體上把握秘書實訓內容。每個實訓項目均設計了知識訓練目標、實訓步驟、實戰練習等板塊，著力體現出高職高專的教育特色，突出高職高專的實用、適用、夠用的原則，注重學生的應用能力和綜合素質的培養，通過模擬商務活動的各種情景對學生進行強化訓練，從而使學生的儀表儀容、言談舉止和秘書技能更加規范。下面列舉秘書實訓模塊的形式。

實訓模塊一 How to Handle Telephone Calls

如何接聽電話

一、實訓目的與要求

1.如何接聽電話。

2.如何記電話記錄。

二、實訓用具及器材

1.電話

2.實訓室

三、實訓步驟

(一)準備工作

1.熟悉快速撥號轉接系統。

2.電話旁邊要放紙筆。

3.準備好記錄有重要客戶和相關公司號碼的筆記本，或者記錄這些信息在電腦里。

(二)電話技能

1.Speak clearly and more slowly than usual.

2.Speak with more energy.

3.When necessary “smile with one’s voice”.

4.Be and sound polite，professional，understanding，helpful，and friendly.

5.Explain things in an understandable way.

6.Make it easy to be contacted.

(三)接電話步驟

1.Answer the phone call within 3 rings.

2.Greet the caller，announce the company name，introduce yourself and offer your help.

3.Divert the phone to the correct person or take message.

The message should include the following information:date，time，your name，to whom，name of the caller，phone number，what the call is about.

四、實訓范例

Sample dialogue 1

A:Mr.Ling Yun’s office.Good afternoon.Zhang Yi speaking.

B:Hello.I’d like to speak to Mr.Ling Yun，please.

A:May I ask who is calling，please?

B:My name is Tom Rollin of Pacific International.

A:Thank you，Mr.Pollin.One moment，please...

B:No，no.This is Rollin，not Pollin.

A:I’m sorry，Mr.Rollin.Just a moment，please.(Over the intercom)Mr.Ling，a Mr.Rollin of Pacific International is on the line.

C:Can you find out what he wants?

A:Yes，Mr.Ling.(To Mr.Rollin)I’m sorry to have kept you waiting.Mr.Ling is rather busy now and would like to know what you wish to speak to him about.

B:Yes，we want to import Chinese textile products into the United States and we understand that your company can supply us with such items.

A:I see.Thank you very much，Mr.Rollin.Would you wait a moment，please?(To Mr.Ling)Mr.Ling，Mr.Rollin is interested in importing Chinese textile products into the U.S.

C:I see.Put him in.

A:Yes，Mr.Ling.(To Mr.Rollin)Mr.Rollin，I’m very sorry to have kept you waiting.I’ll connect you with Mr.Ling.

Sample dialogue 2

Secretary:Hello，Tansy Tableware.Can I help you?

Wesley:Could I speak to Mr.Zhang，please?

Secretary:I’m afraid he’s in a meeting at the moment.Can I take a message?

Wesley:Yes，could you ask him to call me on my mobile as soon as possible?

Secretary:Can I take your name and number，please?

Wesley:Yes，it’s Tony Leigh，and my number is 0476 289 411.

Secretary:I’m sorry，did you say Tony Leet?

Wesley:No，Leigh-LEIGH.

Secretary:And could you repeat the number，please?

Wesley:Yes，it’s 0476 289 411.

Secretary:Thank you.I’ll tell him to ring you when he comes out of the meeting.

Wesley:Thank you.Goodbye.

Secretary:Goodbye.

五、實訓情景材料

1.A is a secretary to Toddy Grand，Managing Director of Thomas Power Group.B is the sales manager with DHP Electrical Equipment Co.Ltd.B want to contact Mr.Grand to finalize the sales contract for 1，000 rolls of power cable.

2.B is an accountant with Hongjun Accounting Company.He wants to talk with Rorris Smith，Finance Manager，about the total tax return of 2008.Mr.Smith happens to be on a business trip to Xi’an.Therefore，B has to leave a message to A，secretary to Finance Manager.

三、課堂實操

根據所劃分的教學模塊，也為了所有的學生都能參與實訓，從學期一開始我就把學生分為幾個小組，每個小組里的小組成員分別模擬老板、秘書、客戶等角色。這些角色可以進行輪換。每次都模擬秘書實際的工作場景。還是以接聽電話為例，在課前就讓學生明白這節課的學習目標，要掌握接電話的技巧，熟練運用電話用語，能夠靈活地處理各種情況，本次實訓要掌握的寫作技能就是做好電話記錄。在課堂上，用視頻或錄音機等給學生展示秘書接電話的一些場景，讓他們直觀具體地體會秘書工作的場景，掌握對話里出現的典型的句子和短語，并給出會出現的幾種情況該如何處理，學習寫電話記錄，在熟練這些句子后和了解了電話記錄所必須具備的內容后，給出一些真實的場景，讓各個小組進行角色扮演。

除了用角色扮演的實操方法，還有單人演講的方法來開新聞發布會，讀歡迎歡送辭、演講稿，雙人對話、多人會議等實操方式。

另外，學校也積極開展校企合作項目，發展校外實訓基地，還有向企業輸送學生現場學習或聘請有一線經驗的秘書來學校指導學生。

四、結語

隨著外向型企業的蓬勃發展，國際商務往來日益頻繁，涉外秘書已經成為人才市場的寵兒。根據我們對歷屆涉外文秘專業畢業生和外企秘書工作人員的崗位跟蹤調查，對于辦公室涉外行政人員來說，英語口語交際能力和寫作能力尤其重要，相信通過課堂實訓，高職高專院校學生能迅速提升英語口、筆頭交際能力以達到“學以致用”的目的。