做好學籍檔案管理和利用

摘 要: 學籍檔案是學生在學習、實驗和社會實踐等活動中直接形成的，對學校、社會和個人具有保存價值的真實記錄。文章著重從學籍檔案形成的規律和特點，建立規范化、標準化的學籍檔案角度，提出了學籍檔案信息資源開發和利用的價值，以促進和加強學校檔案的建設。

關鍵詞: 學籍檔案 管理 利用

一、學籍檔案的形成規律和特點

學籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處，但它作為一種專門檔案，在其發展過程中也形成了自己的特點。

1.檔案材料的分散性和私密性。學籍檔案的這些材料分散在學校不同的職能部門，學生學籍冊、學籍異動記錄，畢業材料等形成于教務科;學生錄取名冊、獎懲材料等形成于學生科與招生就業辦。因此，學籍管理涉及的部門多、范圍廣，這就給學籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學籍檔案本身的某些內容具有內部保密性，如考試成績、學籍變更等，其掌握和使用都有一定的限制和范圍，不宜公開和擴散，這就使學籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關的規定和完善必要的手續。

2.檔案材料內容的原始性和真實性。學籍管理是由教務處和學生工作處、招生就業辦公室在教育教學工作中自然形成的歷史記錄，有特殊的原始性，如新生錄取名冊、歷年成績記載、學籍變更情況、獎勵懲處材料等，都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學籍管理中的真實情況，反映每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況，即學籍檔案本身固有的屬性。

二、建立規范化、標準化的學籍檔案

1.對在校學生學籍、成績實行“文檔一體化”管理。學籍表是學籍檔案的主體。按照廣東省勞動和社會保障廳統一印發技工學校學生學籍表中需填報的學生個人信息資料發給新生填寫，再按一定規律統一編定學號，堅持學號的惟一性原則，不得重號。

2.對收集來的檔案要及時整理，確保檔案的完整性和真實性。檔案工作分為:收集、整理、統計、保管、利用等幾個方面。由于學籍檔案來源比較分散、內容豐富，具有復雜多樣的特點，給學籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩，因為整理、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項工作。做好學籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎。如果檔案人員工作不認真、不細致，在收集整理學籍資料不完整、內容不真實的情況下，都會給學籍檔案的利用帶來損失，因此，我們要認識到學籍檔案收集和管理的重要性，充分發揮主動性、創造性，并對收集到的檔案室材料進行認真的分類整理，使學籍檔案發揮應有的作用。

3.學籍檔案管理工作的規范性、系統性、科學性在學籍檔案形成后，檔案管理工作人員要認識到做好學籍檔案管理工作的重要性，嚴格遵守檔案工作的保管、保密等有關規定，努力適應現代化科學技術，自覺地提高業務水平，積極參加培訓，使自身的素質跟上形勢的變化。并按照科學性、規范性、系統性的原則進行學籍檔案管理工作，避免在檔案管理工作中出現檔案材料的損壞、遺失、泄密，從而給學籍檔案的利用造成損失。

三、大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務

學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案不僅僅停留在把它保管好，更重要的是積極加以開發和利用，使領導和有關部門隨時了解和掌握學校的教學動態和信息，以及科研社會活動、學術成果等方面的動態和信息，以便為制定學校的發展規劃，正確合理的培養、選拔和使用人才服務，實現學籍檔案的使用價值，發揮其在學校的特殊作用。要提高檔案利用率的關鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強化主動服務的意識，運用計算機網絡檢索，管理好學籍檔案材料，積極投身到檔案信息資源開發工作中。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

四、加強檔案干部隊伍建設，提高檔案工作人員素質

檔案在收集過程中雖然目標是檔案實體，但是它的工作對象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業務水平直接影響檔案收集的質量，要實現學籍檔案管理現代化、科學化，就必須加強檔案干部隊伍建設，提高檔案工作人員的素質。一要有較高的政治思想覺悟，具有較強的事業性和工作責任感，能適應形勢，轉變觀念，敬業愛崗，樹立良好的檔案意識，在具體的學籍管理工作中對資料數據作出敏捷的反映，以便及時地收集、整理、保管。二要加強基礎理論知識的學習。學籍檔案管理人員不僅僅要熟練學籍管理方面的政策和規定，還要努力學習檔案管理的基本知識和技能，為檔案的信息化、網絡化奠定基礎。三要運用計算機參與學籍檔案管理，運用計算機管理好學籍檔案，是學校教學管理現代化的一個大發展，充分運用現代化的管理工具和手段，提高管理水平，更好地為學校建設服務。

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