論房地產企業的采購優化

[摘 要] 在市場經濟下，很多企業在應對激烈市場競爭時，常常采用降低成本的方法以增加產品在市場中的競爭力。對于房地產企業來說，由于采購設備、材料成本占其產品成本的50% 以上，企業對采購成本的控制顯得至關重要。本文基于我國房地產企業的發展現狀，設計了基于績效改進目標的采購部門流程優化方案。

[關鍵詞] 房地產企業; 績效評價; 采購管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 21 . 023

[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)21- 0042 - 02

在全球金融危機與國家宏觀調控的環境下，激烈的市場競爭使得我國一些房地產企業利潤越來越薄，經營越來越困難，面臨著巨大的生存挑戰。對于絕大多數房地產企業來說，設備、材料成本構成企業的主要成本，占絕大多數企業總成本的40%~60%。采購成本節約的每分錢都能直接變為利潤，采購對企業利潤的影響巨大。通過有效的采購管理能夠達到降低成本，提升利潤，增強企業競爭力的目的。下面將具體探討房地產企業的采購優化措施。

1房地產企業采購優化的措施

1.1信息化采購流程優化

企業流程再造被認為是繼全面質量管理之后的第二次工商管理革命，它是指在信息網絡遍及企業內部的基礎上對原有的基本理念、業務流程、管理程序和方法等進行重新考慮和設計，以期使衡量績效的重要指標如成本、質量、效率等獲得顯著改善。企業流程再造實際上是一種組織改進和變革活動，一種在企業觀念、戰略、組織和管理方法上都要系統思考，分析存在的問題，進行全面改進的變革活動。高效采購管理的實現離不開先進的管理技術和信息技術的支持。因此，設計一個適合于企業的信息處理系統是實現暢通的信息交流的關鍵。采購部門負責對整個采購過程進行招標、組織、控制、協調，它是企業與供應商聯系的紐帶。采購部門對整個開發項目的配套企業的信息進行管理分類，根據工程的進度，向相關的企業發出要約，工程配套企業根據企業成本，進行合理報價，通過開標，能夠及時確定需要的配套供應商，大大節約了采購考察的時間。通過與配套企業定期進行信息交流，掌握先進的材料和即時的價格信息。加強對采購流程的信息化管理是實現企業快捷采購的必要條件。

1.2采購流程優化途徑

采購流程是指為生產需要而選擇供應商并購買物料的業務過程。通暢的業務流程是保障高效采購的基礎，它應具備優化、無冗余、并行作業的基本屬性。對于小額配套工程物資的一次性采購，一般每3個月讓配套企業集中報價，以確定最優方案。對于大額配套工程物資的采購，一般采取招投標報價的方式，讓所有企業有公平競爭的機會，介紹產品的優點、性能和達到的標準。采購管理軟件等計算機技術在企業中的應用，大大提高了采購的速度，節約了采購的時間，節省了考察的費用。

1.2.1 檔案管理

對現有開發項目的供應商及其提供使用的物料建立相應檔案，詳細記錄與供應商的合作情況以及物料質量要求和使用情況。同時，加大對新的供應商和新材料的開發力度，收集和整理當前市場信息，了解市場上供應商的信息，如規模、生產供貨能力、市場份額、供貨品種、技術開發能力、價格、價格條款、付款條件等，也可進行進一步的交易，并將這些內容收入數據庫內。如果部分供應商已經實現了網上銷售或電子商務，采購員可登錄其主頁了解最新動態。

1.2.2采購計劃管理

工程管理部根據企業戰略要求，列出開發項目總的施工計劃，采購部根據工程管理部的總施工計劃，做出與之相適應的采購計劃，對各節點的采購計劃按時間進行詳細分解排列。計算招標、定標、合同簽訂、物資進場的準確時間，保證滿足工程進度的需要，如與實際有偏差，采購可進行調整并找出偏差原因，對數據庫原始數據進行相應更改以保證日后數據庫計劃管理的正確性。

1.2.3采購訂單管理

采購員按采購計劃采購相應工程物資。首先，從供應商檔案中擇優選擇供應商，對在該項目上長期合作值得信賴的供應商，首先確定。其次，對大宗貨物的采購及檔案中相應貨物供應商較少的情況，及時發出要約邀請，補充完善相應的采購信息，由采購人員與相關的部門共同參與詢價程序，通過招標來確定最終的合作伙伴。再次，根據工程施工對物資的要求，確定是一次下單備貨，還是分次下單訂購，是想減少資金占用，還是想規避市場風險。

1.2.4訂單審核確認

訂單經內部有權限的人員審核后，請供應商確認。如雙方確認無誤，供應商發貨后，采購部通知工程管理部及總包或物料領用單位，及時辦理物料的驗收、入庫，出具驗收合格證明。

1.2.5發票管理

采購前期根據合同預付定金等，都是按收據來進行付款，當貨物數量和價格確定后，在物料全部供應到指定倉庫或位置后，就應要求供應商開具全額貨物發票。采購部收到供應商的發票后，將總包領用物料明細金額與發票數相核對，按各施工單位的領用情況，詳細記錄于備查賬簿，將相關手續核對無誤后，連同物料的驗收合格證明一并轉交至財務部門。

1.2.6材料驗收管理

貨到后，倉儲科可查看隨貨同行的訂單號，從數據庫內調出相應的入庫通知單，質檢部門可根據訂單要求對其質量進行檢查并填寫質檢報告。審核無誤后，根據入庫通知單生成入庫單。如果存在數量差異，倉儲科與采購部門聯系并查明原因，如果是供應商的責任，由入庫單上“差異”字段反映出來，并按實收數量核減合同金額，由供應商補發或作相應處理。

1.2.7財務處理

財務人員在接到入庫單、驗收單、領料單、貨物發票等后，對相關的數據進行數量、金額核對，登記數據庫，并進行賬務處理。根據工程采購付款申請單，對應付款項目進行審查核對，在前期已與供應商賬務準確核對的基礎上，及時安排后續付款。

2房地產企業采購優化的效果

2.1實現了供應商的電子化管理

首先，通過自動化的供應商材料及報價單管理，企業更容易判斷是在老客戶中選定供應商，還是需要擴大范圍進行選定。其次，對現有供應商管理力度加大，各部門可共同監督和實施供應商管理，使供應商信息在內部體現“透明”，這可使供應商根據施工安排和工藝的需要，改善和提高材料質量和特性，有利于企業與供應商建立長期穩定的供應關系;同時，實行采購優化后，在部分重要物資采購方面斷絕了供應商和采購人員的交往，從而使各個廠商、廠家之間的不公平競爭及購銷中的一些不正當促銷行為受到制約，這樣就從源頭上遏制了腐敗滋生，物資采購中的不正之風得到有效遏制。

2.2企業的組織成本降低

首先，簡化了工作程序，內部審核減少。計算機自動化控制使人為因素得到了有效的管理，而企業內原有的一些不增值的活動被計算機所取代或忽略。相關部門和領導無須在招標、開標、合同文件的審核上浪費時間。其次，企業內部信息溝通速度加快，采購無須再做一些書面通知如運輸計劃、預計到貨通知、材料到貨情況、入庫情況、付款計劃等，可通過數據庫的共享而實現信息自動化管理，無形中大大降低了協調成本和信息成本，減少企業的內耗。第三，員工工作量的減少也減弱了因人為疏忽而帶來工作上的失誤及溝通緩慢等障礙，使員工有更多的時間和精力關注于自己工作領域內發生的市場變化。總之，優化采購將有限的、分散的采購人力、采購資源整合起來，共同面對市場，使采購程序大大簡化，同時可以節約大量的人力資源。

2.3采購周期縮短

通過信息化加快了與供應商的溝通，使供應商可以根據企業生產所需而準備相應的材料，實現準時供應。同時，企業內部突破了信息傳遞的限制，流程的改革使企業增加了活力和工作的彈性，減少了人為因素的干擾，故采購周期縮短。

2.4企業競爭能力大大增強

首先，企業的信息化減少了工作的隨機性，加大了計劃力度，使企業預測能力增強。財務監控能力加強，實現了物流、資金流的嚴格控制和實時監控。其次，信息化帶來了企業人員和能力剩余，使部分員工有能力完成更多工作，而節約出的人力可安排在人力資源相對稀缺的位置。同時，企業在加強信息管理的同時，有能力承擔其他一些相關業務，企業的發展潛力增強。優化采購也充分利用“大市場”的資源吸引更多的供應商參與所采購物資的競價、競標，通過詢價、比價、談判取得價格上的優惠，降低采購成本。

總之，當前我國房地產企業正處在競爭日益激烈的環境中，如何實施有效采購管理以提高整個供應鏈的效率，降低成本，提升競爭力已成為急需解決的問題。

主要參考文獻

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