當前基層法院檔案管理存在的問題及對策

長期以來，基層法院檔案管理普遍存在管理利用不規范的現象。特別是檔案借閱普遍存在借閱登記手續嚴格，按期催還和監督力度不到位現象，很容易造成檔案再利用不便甚至遺失問題，應該引起重視。筆者結合文峰區法院近日組織開展借閱檔案清查活動談談基層法院檔案管理存在的問題及對策。

一、全院清查借(調)檔案情況

文峰區法院2009年12月31日以前，共借調未還檔案616次1503冊，涉及106人，其中，本院干警84人(在職69人，退休或調出12人，已故3人)，臨時人員16人，檢察院2人，中級法院3人，外單位1人。目前，共清理581次1458冊，占應還檔案的97%。其中，歸還后檔案室未及時辦理注銷手續812冊，占歸還檔案的55.69%，本次清理工作中交檔案499冊，占歸還檔案的34.22%，上級法院調取未回檔案53次147冊，占歸還檔案的10.08%。尚在清查的35次45冊，占應還檔案的2.99%。

二、造成檔案長期未歸還原因

一是檔案管理隊伍不夠穩定，檔案管理人員更換頻繁。從文峰區法院情況分析，近20年更換了6位檔案管理人員，過于頻繁的檔案員更替，使每個人難以靜下心來深入鉆研如何長期做好檔案管理工作，而且交接手續不夠嚴格細致，交接流于形式，存在漏洞。二是注重檔案借出登記，歸還檔案不注重辦理注銷手續。三是檔案借閱管理不夠嚴格，增加了檔案歸還工作難度。四是借閱人和借閱檔案資料信息填寫不詳細。五是私下轉借現象多，手續較亂。有的檔案從檔案室借出后，在干警之間、庭室之間、上下級法院間轉手達五六次。六是檔案宣傳教育工作力度不夠，檔案重要性意識有待加強。七是歸檔材料裝訂不規范，有的沒有加封條和蓋章，有的訂書機裝訂，有的將歸檔材料夾在所歸檔案中。

三、建議和對策

一是嚴格檔案管理，針對這次清查活動發現的問題，結合檔案管理辦法，制定、修改檔案管理制度。二是嚴格檔案借閱審批手續，禁止臨時人員借閱。三是嚴格控制檔案外借，能夠復印滿足工作需要的，不予辦理檔案外借手續，最大限度減少外借檔案帶來的不良后果。四是對確需外借檔案要嚴格實行誰批準誰負責、誰外借誰負責的追回制度。五是加大檔案管理督查工作力度，明確歸還期限，做到制度化、經常化。六是加強檔案管理知識的宣傳教育，通過組織干警學習《檔案管理法》等相關知識和規定，增強干警的檔案責任意識。七是嚴格責任追究，對檔案管理和借閱不負責任，造成檔案遺失、毀損等嚴重后果的，要嚴格追究責任。

(作者單位:安陽市文峰區人民法院)