淺析如何加強學校的檔案管理工作

學校檔案是一個學校在黨政管理、學校發展、教學科研、學生學習和其他各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這些資料對提高辦學水平具有較高的參考價值。

學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，都可以從檔案中反映出來。筆者就如何加強學校的檔案管理工作談幾點認識:

一、建立機構，強化意識

檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，要把檔案工作列入學校工作的議事日程。在學校年度工作計劃中，有關于檔案工作的內容，有負責檔案工作的分管領導。結合學校實際，學習檔案相關知識，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、主管領導為副組長，各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，從組織上保證檔案工作的順利開展。

二、建全制度，強化規范

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各部門負責人職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，利用有目標，保證檔案管理工作的順利開展。各種制度的制定，促使各部門人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。在工作中，不該說的不說，不該扔的不扔，不該借的不借。

三、提高能力，強化實效

檔案人員的素質，決定了檔案管理工作水平的高低、質量的優劣。因此在加強政治思想學習的同時，還必須加強自身業務的提高。一方面要積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面要多和主管檔案的業務部門聯系，工作中不懂的或弄不清的，多向領導和相關人員請教，把一些錯誤做法，糾正在歸案工作的前期。

四、注重收集，強化管理

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案齊全完整的前提，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。一方面，要抓好外來文件材料的收集和管理，定期清理檢查文件材料，確保材料齊全;另一方面，要強化本單位所形成的文件材料的管理，搞好學校各項活動材料的收集。在這項工作中，要堅持“三勤”原則，即嘴勤、手勤、腿勤。嘴勤，就是多問，問材料在哪兒，用沒用完。這樣可以把用完的材料及時收回，避免丟失，而且對于現在領導手中正用的文件，也起到提醒和加深印象的作用，一旦用完也會馬上送回，有效地減少了文件丟失的可能。“手勤”，就是把當下已經停止使用而又有保存價值的材料及時立卷，避免大規模立卷歸檔時的工作壓力。在平時的工作中，堅持材料齊全一件，裝訂一件，而對于一些計劃總結類的材料，可以先打卷皮，然后把材料夾在里面，易于保管，迎檢時還美觀規范。除了立卷歸檔的文書、教學和會計檔案等，學校還會形成許多“賬外”材料，這包括各類責任書、觀后感體會等，都需要及時裝訂成冊，碼放在相應年度的檔案柜中。為了方便查找利用，在每一冊中都粘上一個標簽，注明年度和名稱。外露的標簽讓查找者一目了然，節時省力。“腿勤”，就是勤跑腿、多提醒、及時催要，盡可能減少借出的材料和檔案丟失的概率。

五、提供服務，強化利用

學校檔案要合理有效地利用，就必須加強基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫外，還應該做好檔案的編目、檢索、編研材料，編制適用的檢索工具，健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，滿足檔案查找利用工作的需要。堅持按章辦事，注重服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速，使管理方法科學化、檔案工作標準化。不斷增強檔案室的利用功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

檔案室的職能從收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、編研利用等8個環節來說都有其實際工作內容。在理論的指導下，在工作中學習，在工作中解決問題，更利于檔案人員的成長。科學規范的檔案管理才能適應新形勢的需要，才可以提升一個學校的管理水平，做好檔案的保管和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為學校發展和教育進步作出應有的貢獻。

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務，使檔案的價值得到充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集服務，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮更大的作用。

(作者單位:平頂山市湛河區教師進修學校)