淺談電子文件的特性與檔案化管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子政務(wù)已成為辦公現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，越來越多的電子文件不斷產(chǎn)生，有的甚至超過了紙質(zhì)文件，電子文件的檔案化管理，已成為檔案部門面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。本文結(jié)合筆者的工作實(shí)踐，就當(dāng)前電子文件的特性與檔案化管理問題談一談自己的認(rèn)識(shí)。

一、電子文件的特性

電子文件某些特性與紙質(zhì)文件有很大區(qū)別。要管理好電子文件，就必須了解其特性。電子文件的主要特性可概括為：

（一）電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物

電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。電子文件從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，或者從一臺(tái)計(jì)算機(jī)傳遞到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)，實(shí)質(zhì)上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行數(shù)字信號(hào)的傳輸處理。只要技術(shù)方法得當(dāng)，就可以完全恢復(fù)到與原信號(hào)一樣。

（二）電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。其對(duì)設(shè)備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。例如電子文件對(duì)其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時(shí)難以互換。

（三）電子文件載體的非直讀性

電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理性質(zhì)，根本不可能看到。此外，載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達(dá)600MB-4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點(diǎn)表示什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也不能讀取其內(nèi)容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。

（四）電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性

文件的物理結(jié)構(gòu)是指其信息存諸于載體上的位置及分布情況，例如文件的正文、圖形、批示、附件等部分各自在載體上的存諸位置。文件的邏輯結(jié)構(gòu)是指信息自身的結(jié)構(gòu)，例如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁的先后順序、插圖、標(biāo)號(hào)等。紙質(zhì)文件的信息物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的，而且是直觀的。例如，排錯(cuò)了文件頁碼，就不僅破壞文件信息物理結(jié)構(gòu)也同時(shí)破壞其邏輯結(jié)構(gòu)。電子文件的信息物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常地顯示輸出。

（五）電子文件信息與載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者。在一些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長(zhǎng)期處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境的使用者淡漠了對(duì)電子文件存儲(chǔ)于哪臺(tái)計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體以及什么位置的關(guān)心。這個(gè)特征給電子文件的保管帶來許多新的問題，處理不好，會(huì)直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。

二、電子文件檔案化管理

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系。它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的工作需要，因此，為適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

（一）電子文件檔案化管理特點(diǎn)

電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。本著服務(wù)社會(huì)回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的電子檔案信息服務(wù)。

（二）電子文件檔案化管理模式

電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案。電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里。在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對(duì)電子文件檔案信息，采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

（三）電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理，是由檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取系統(tǒng)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它既不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

一是電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，由檔案工作人員接受登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二是電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以改變，這些都使電子文件原始憑證性辨別困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不出錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

三是電子文件在管理方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件的載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新儲(chǔ)存介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式儲(chǔ)存接收到的電子文件檔案，以保證信息資源的方便利用。

四是電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥饪梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件的同時(shí)，要馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。也可以編制多角度、全方位的檢索工具，以方便檢索查詢信息，用戶只需給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。

電子文件檔案化管理，對(duì)檔案管理部門、電子文件形成部門都具有現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，要和技術(shù)部門和文件形成單位等各行業(yè)人士密切配合，共同推進(jìn)電子文件的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。