提高社會養老保險檔案管理的途徑

社會養老保險檔案是勞動者“老有所依”的福利依據，不僅記載了養老保險的繳納詳情，也記錄了個人的主要工作經歷，是集成化的個人勞動檔案。隨著社會養老保險制度的全面推行，檔案的建立和管理問題，也變得越來越重要，如何使檔案的管理工作從傳統的繁瑣復雜的落后技術中擺脫出來，如何利用更加科學的方法來提高檔案管理工作效率，保障檔案的立檔、存檔的準確性和查詢的方便性是我們改革現有管理方法的發展方向。

一、社會養老保險檔案的特點

社會養老保險是勞動者因年老而喪失勞動能力，退出勞動崗位后生活的基本保障，是我國社會保障制度的重要組成部分。如何保證養老保險檔案的完整性是養老保險事業開展的根本和依據。

1.社會養老保險檔案的管理對象和服務對象具有社會性

隨著養老保險制度的全面推行，其服務范圍已經擴展到全社會各種體制下的從業人員，當達到符合養老條件時，都可以領取養老金，成為一種社會化的保障制度。

2.社會養老保險檔案來源具有廣泛性，內容具有復雜性

社會養老保險的全面開展，為檔案的建立和保管提出了更高的要求。以往的檔案管理對象非常單一，僅局限在國有與集體企業的離退休職工范圍，隨著養老保險的社會化，檔案來源的廣泛性和內容的復雜性也慢慢的凸顯出來。

3.社會養老保險檔案具有流動性

與國有企事業單位比較，外資、合資、私人企業等經營體制下，參加社會養老保險人員的流動性很大，因此檔案管理的困難也很大。經濟發展的加劇，這部分從業人員的比例也大幅的上升，因此，流動社保檔案的收集和管理應該得到充分的重視。

二、社會養老保險檔案的收集途徑與方法

社會養老保險檔案是確定繳費基數、收取參保基金、發放養老金的重要依據。因此，保險檔案信息的收集就要求準確、及時、完整、齊全。

1.更新觀念是檔案收集的基礎

在社會養老保險檔案信息的收集過程中，要摒棄以往單一，陳舊的被動收集觀念，主動通過各種相關渠道，全面、準確、真實地記錄參保人員的各項信息。

2.做好協調是檔案收集的根本

社會養老保險檔案收集過程中，與相關單位和個人的協調和溝通，是獲得信息資料最有效的手段之一。

3.加強調研是檔案收集的手段

社會養老保險檔案的來源廣泛，內容繁雜、格式不一，因此，要求檔案的收集和整理工作中，要加強調研、多做分析。

三、提高社會養老保險檔案管理的途徑

1.科學歸檔，條理清楚，全面提高檔案質量

社會養老保險檔案管理要注重條理性。由于檔案數量之多管理工作的龐大，因此要科學的分門別類，并根據各類別進行歸檔，便于以后的管理和利用。

（1）完整性原則

不斷補充檔案的內容，凡是具有查考價值的文件和材料都要納入檔案，做到隨查隨有。不同階段所執行的養老保險政策的依據資料，都要有詳細的記錄或文件備附，為將來養老金的發放和養老保險執行情況的查詢提供最直接準確的真實憑據。在首先保證這些個體檔案全面完整的同時，在收集、歸檔過程中注意形成完整卷、件、簿冊、音像帶、光碟等各種門類和載體的檔案，保證門類齊全、結構合理。

（2）實用性原則

在檔案的管理過程中要注重管理方式的實用性。社會養老保險檔案的查詢過程，是考驗檔案管理條理性和實用性的關鍵，準確的調出相關人的檔案資料記錄，提高查準率和查全率。因此，作為一個龐大的檔案數據庫，從建立到管理，都要始終以實用性為根本原則。

2.突出應用，服務社會，努力發揮檔案效能

為便于檢索，就要建立符合規范的宗卷，并制定相關的檔案存放制度，繪制存放區域圖。并按照各種檢索關鍵字，制定查詢目錄，同時通過專門編寫的檔案管理系統軟件，實現社會養老保險檔案的計算機檢索功能，為查詢和利用提供方便的條件。如發生企業進行改制或重組的情況，養老保險檔案要為其提供職工養老金上繳的真實依據，保證職工的養老保險順利過渡，不出現因企業改革而造成養老保險的斷檔情況。隨著現代化信息處理技術的革新和發展，養老保險檔案的管理工作也應由原來繁重的手工工作，上升到數字化管理的軌道上來，使用紙質檔案與電子檔案相結合的方法，一方面提高檔案內容查詢的便捷性，另一方面也解決了大量紙質檔案保存上的困難。并且，當從業人員退休后，隨著社會關系的轉變，退休人員也成為了社會人員，養老保險檔案，不僅要為其提供養老金發放的依據，同時也記錄了原來從事的工作等信息，通過與社區的信息共享，為組織老年人集體活動，豐富老年人生活提供參考。不僅是老有所依的依據也是老有所樂的支撐。

社會養老保險檔案的管理是養老保險工作開展的基礎，也是檔案管理工作科學化應用的推廣。通過借鑒其他檔案的有效管理工作，結合社會養老保險檔案的特點，制定一套適合社會養老保險檔案的管理的工作方法，對促進養老保險工作非常重要。無論是從檔案的收集還是管理，要始終遵循真實，全面的原則，并將檔案的保管工作作為一項長期的工作來執行，通過現代的信息處理手段，為全民的老年生活提供保障。