協同軟件中的工具軟件

在協同軟件大類中，協同工具軟件是品類最豐富、應用最廣泛的一類。其實，在軟件平臺化、軟件即服務(SaaS)的趨勢下，幾乎人人都已成為協同工具軟件的用戶。也許人們感覺不到自己是在使用協同軟件，只是在使用信息平臺或網絡環境的一種或多種服務，甚至可能認為自己是在使用信息平臺的基本功能。但事實上，這些協同工具軟件的功能特點具有很大的不同，溝通和促進協作的能力和效率也有很大的不同。它們又分別適合于不同的人群和場合，實現不盡相同的目的。了解它們的區別并在不同的需求下選擇使用合適的協同工具，將會大大提高協同和溝通的效率。

協同軟件的概念和分類

“協同軟件”這個概念和分類方法都和中國企業信息化的特色密不可分，是中國的軟件企業創造了這個概念，而不是直接將“Collaboration Software”直譯為“協作軟件”。這樣就給所有的協作和具有協作促進功能的軟件(即IDG或Gartner統計口徑下的Collaboration Software)定義了上位概念，并從產品功能的角度將協同軟件分為三種類型:協同工具軟件、協同平臺軟件和協同應用軟件。

這樣的術語定義本身有兩個問題:第一，與協同學(Synergetics)一詞產生術語混同現象。這會導致中英文文獻研究中的混亂，特別是對于技術術語所指的客體的理解的錯位。比如，中國軟件產業統計中所講的協同軟件，并不包括西方的協同軟件——Collaboration Software口徑之下的典型軟件范疇，如電子郵件、即時通訊(像MSN、QQ等)。這必然使我們在論及協同軟件的市場規模的時候與IDC等機構發布的數據完全不是一回事。在IDC的統計口徑中，像電子郵件的收發服務器軟件等都是歸類到“Collaboration Software”之下的。

第二，對協同軟件產業群的溝通和協作帶來不方便。這種不便還表現在企業營銷傳播的解釋成本上。比如，如果你要是問“什么是協作”，大家都會明白;而要解釋清楚“什么是協同”，那就很需要費一番周折。

關于“協同軟件”這個術語，有一個現象引起我的關注。幾年前，中國軟件產業界創造了“協同軟件”這個概念，并且獲得了業界、媒體和市場的接納與認同，從此，軟件產業就有了協同軟件這一類。由于當時的主導廠商的技術特點、產品定位和市場取向，“協同軟件”的倡導者傾向于把協同軟件詮釋為企業級應用軟件，通俗地說就是管理軟件。這在很大程度上有別于西方的Collaboration Software，因為后者涵蓋了很大分量的個人的和社會化的協作及協作促進與管理軟件。那么接下來的問題就是國際軟件廠商是否接受和認同“協同軟件”的說法和分類解釋了。我們注意到，當時的IBM的確接受并使用了這樣的術語，并且宣稱自己是協同軟件的開山鼻祖。IBM接受它的原因我們不得而知。但據我的推斷，應該是基于以下幾個理由:一是IBM的確是組織協作工作系統的開創者，有Lotus Notes系統的成功擺在那里;二是IBM的軟件市場定位從來就是組織級的，不是個人化的，也不是社會化的。這與微軟和谷歌有明顯的區別;三是IBM在軟件上還沒有成熟的對個人化和社會化軟件及服務的盈利模式。但是，接下來我們注意到一個頗有些戲劇性的現象。2009年后半年開始，IBM絕口不再提協同軟件了，也不說“協同”了，而是回到了“協作”。如今你看IBM的宣傳資料，就會發現它仍然大力倡導和推進Collaboration，但不再說“協同”。這說明它只是在中文環境下“改換了”術語。

Web2.0與企業2.0

還有一個值得關注的趨勢是Web2.0，IBM、谷歌、微軟都高度重視Web2.0的傳播和滲透力，并且都戰略性地宣稱在自己的企業級應用中接納和利用Web2.0。這種趨勢并非初現端倪，而是潮流滾滾，不可阻擋。它有一個名字叫做“企業2.0”(Enterprise2.0)。事實上，Web2.0的本質就是協同(也許更應該叫“協作”)工具，是個人化和社會化的協作工具。個人化協作工具的社會化需要的是一種支撐平臺和環境，比如chat-room(聊天室)和Facebook。個人使用騰訊QQ聊天工具的時候，我們認同那是協作工具。大家也都認同即時通訊就是協同工具。而事實上，騰訊運營的是一個協同平臺。如果騰訊把這個服務系統裁剪一下成為適合企業的“私有”應用，形成企業內部的QQ，服務器也歸企業私有或私用，那就是一個協同平臺。

為什么這種模式沒有發展起來呢?因為這種模式中沒有組織特征，沒有適合于組織的管理控制設計。如果設計出來了，那就是真正的協同應用，是企業級應用軟件。基于任何協同工具(當前形勢下指的當然是基于網絡的)都可以構造成協同應用。比如，基于電子郵件(經典的協同工具軟件系統)和工作流的IBM Lotus Notes和大量的OA系統，這還要區別于微軟Office一類的辦公軟件。雖然在Office中也包括了協同工具，如Outlook類電子郵件、日程安排等協作功能都集成在其中了。但Office還是沒有能成為企業級協同應用軟件(系統)，原因是它沒有組織管控功能，沒有組織特征。

在中國市場上的協同軟件一般是指協同應用軟件，發展比較成熟并具有廣泛市場的有協同OA系統。對于協同軟件廠商而言，他們中間有很多的產品并非僅僅是OA，而是達到了真正意義上的協同管理平臺的層次和高度。這完全超越了協作的概念，真的可以稱為協同平臺了。我們在市場上就可以看到很多被認為是OA系統的產品中，已經集成了知識管理系統、項目管理系統和競爭情報系統。

在考察一個協同管理系統的時候，有一個關鍵要素就是它所提供的協同工具如何。比如在IBM的Lotus Notes中，其協同工具主要是文檔共享系統和電子郵件。明顯地存在協同及時性和溝通有效性不足的問題。這就難怪有的企業要用協同OA來取代原來基于Notes的辦公系統了。IBM也充分認識到了這個問題，而大力推進Web2.0的企業級應用。

在協同管理平臺或應用系統中集成進去的協同工具，主要有文檔共享系統、電子郵件、即時通訊或統一通訊、工作流。在對這些協同工具的研究中，我們發現了一種新的具有獨創性的信息結構體——協同，它的發明者致遠軟件是這樣稱呼它的。它具有獨特的數據結構和運行邏輯，在處理上關聯著組織結構特征。明顯地區別于電子郵件、即時通訊和傳統的工作流，在溝通的維度和效率上都有突破性的進步，溝通了協同工具的一個新品類。與此同時，我們關注到許多管理軟件廠商正在將Web2.0技術和工具混搭或集成到系統之中，這也是哈佛出版社的新書《企業2.0》(該書即將由機械工業出版社翻譯出版)的核心內容。這實際上就使得協同管理平臺或者應用中的協同工具有了很大的創新和突破，甚至有可能導致協同軟件的革命性升級。