高校考務(wù)信息管理研究

近年來，隨著高校在校生人數(shù)的不斷增加，對高校考務(wù)管理也提出了較高的要求。如何確保考務(wù)工作順利開展，是一個值得研究的問題。

考務(wù)信息管理的重要性

高校考務(wù)管理具有以下特點：一是涉及單位眾多。考務(wù)工作不是某個人或某個部門的事，而是由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、教務(wù)部門組織、其他職能部門及校內(nèi)各學(xué)院配合的全校性工作。只有各單位配合密切，形成高效統(tǒng)一的管理運轉(zhuǎn)模式，才能推動考務(wù)工作按照目標(biāo)進(jìn)行。二是涉及人員眾多。一方面體現(xiàn)為參加考試的學(xué)生數(shù)量眾多，幾乎在校生都要參加學(xué)校統(tǒng)一舉辦的定期考試；另一方面體現(xiàn)為參加考務(wù)工作的人員眾多，既有學(xué)校的管理人員，又有考試科目的授課教師。從一定意義上講，所有人既是考務(wù)管理的執(zhí)行者，又是考務(wù)管理的應(yīng)試者和配合者。三是涉及問題眾多。在考務(wù)管理中，既會遇到常見的普遍性和典型性問題，這些問題通過已有的力法和制度能夠得以解決，也會遇到新的問題，它們需要不斷完善已有的管理模式尋找或制定新的方式方法來解決。

為了確保考務(wù)工作順利和高效地進(jìn)行，高校往往會不斷結(jié)合新的實際情況對考務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行改革或完善。高校考務(wù)管理涉及單位、人員和問題眾多的特點，決定了其做好考務(wù)信息管理的重要性。只有具備了暢通的考務(wù)信息傳遞渠道，保證考務(wù)信息溝通的及時和考務(wù)信息傳遞的準(zhǔn)確，才能使考務(wù)工作形成思想統(tǒng)一和步調(diào)一致的良好局面。

做好考務(wù)信息管理，確保考務(wù)工作順開展

歸納起來，高校的考務(wù)信息主要有三類：一是行政指令類或宏觀指導(dǎo)類信息，主要解決考務(wù)工作的部署和執(zhí)行問題；二是工作規(guī)范和技術(shù)類信息以及考風(fēng)考紀(jì)信息，這類信息相對微觀具體，主要解決考務(wù)工作的具體操作問題，同時起著營造誠信公正的考務(wù)文化氛圍和確保廣大考生權(quán)益的作用；三是對考務(wù)工作本身的檢查、診斷、評價和意見、建議類信息，著眼于發(fā)現(xiàn)和解決考務(wù)工作中存在的問題以及如何進(jìn)一步改進(jìn)考務(wù)工作。結(jié)合工作實踐，筆者認(rèn)為做好考務(wù)信息管理可重點從以下幾方面來考慮，以確保考務(wù)工作順利開展。

1 抓住重要節(jié)點，形成工作例會制

會議是快捷的信息傳遞方式，應(yīng)抓住考務(wù)工作的啟動、部署、實施和總結(jié)四個重點工作環(huán)節(jié)，形成固定的工作例會制，使考務(wù)信息的傳遞與溝通貫穿于考務(wù)過程始終，使各階段工作能高效進(jìn)行。

一是利用考前啟動會，向全校傳遞考務(wù)工作啟動信號。將考前啟動會作為考務(wù)工作啟動的權(quán)威標(biāo)志，將考務(wù)工作的管理理念和總體要求等重要信息以最為快捷有效的、上令下達(dá)的方式傳遞給相關(guān)部門，由此帶動全校范圍內(nèi)考務(wù)工作的開展，引起各部門對考務(wù)工作的高度重視，促使各部門根據(jù)學(xué)校考務(wù)管理的政策精神和工作要求來制定本部門具體的考務(wù)工作實施方案，做到有章可循。

二是利用工作協(xié)調(diào)會，向責(zé)任部門部署具體考務(wù)工作，加強部門間的交流與合作。針對各相關(guān)部門在考務(wù)工作中承擔(dān)的不同職責(zé)，應(yīng)通過工作協(xié)調(diào)會進(jìn)一步明確相關(guān)部門的具體分管工作和各自職責(zé)，以保證各部門能夠迅速各就各位、各司其責(zé)。同時，應(yīng)通過工作協(xié)調(diào)會積極為部門之間提供考務(wù)工作信息集中交流的機會，使各部門能夠在細(xì)致交流的基礎(chǔ)上做到知己知彼、密切配合，從而以利于科學(xué)合理地開展考務(wù)工作，提升考務(wù)管理的整體效能。

三是利用培訓(xùn)會，向考務(wù)工作具體執(zhí)行人員傳遞相關(guān)的政策及規(guī)范和技術(shù)類信息，做好工作指導(dǎo)。首先，做相關(guān)政策和工作部署的信息通報，使考務(wù)工作具體執(zhí)行人員了解考務(wù)工作的全盤部署，認(rèn)識個人所承擔(dān)的職責(zé)在考務(wù)工作全局中的作用和影響，從而能認(rèn)真負(fù)責(zé)地從事考務(wù)工作；其次，將規(guī)范和技術(shù)類信息作為集中培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的重點內(nèi)容，使考務(wù)工作具體執(zhí)行人員掌握考務(wù)具體的操作規(guī)程和工作內(nèi)容與方法，從而實現(xiàn)工作統(tǒng)一規(guī)范、處理問題尺度一致的管理目標(biāo)；再次，倡導(dǎo)考務(wù)工作具體執(zhí)行人員之間以及他們與考務(wù)主管部門之間積極展開工作交流，充分實現(xiàn)在工作思路和細(xì)節(jié)上的相互啟發(fā)和指導(dǎo)。

四是利用總結(jié)會，收集對考務(wù)工作的意見信息以反思各項工作。在考試結(jié)束后，應(yīng)安排會議對考務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)，從中加強各部門對考務(wù)工作實踐中各類信息的收集和提供。考務(wù)主管部門在盡可能多地掌握工作反饋信息的基礎(chǔ)上，對信息進(jìn)行整合和分析，以利于對今后的考務(wù)工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

2 運用現(xiàn)代化的信息管理手段，加強考務(wù)信息的宣傳與管理

一是利用便捷的校園網(wǎng)絡(luò)，做好信息的全方位覆蓋和高質(zhì)量傳遞。網(wǎng)絡(luò)具有能夠?qū)崿F(xiàn)信息多向輻射和大面積覆蓋受眾的優(yōu)勢，具有減少信息傳遞環(huán)節(jié)、縮短信息傳遞過程、保證信息來源的直接性，避免信息逐級減少和失真的作用。就考務(wù)信息的宣傳形式來說，考前除了對考務(wù)工作人員和考生進(jìn)行集中的培訓(xùn)和宣講外，更應(yīng)多管齊下，注意利用好校園網(wǎng)絡(luò)和基于校園網(wǎng)絡(luò)的考務(wù)信息管理系統(tǒng)這種便捷的信息傳遞渠道，使他們能通過校園網(wǎng)絡(luò)下載相關(guān)規(guī)章制度和文件材料，通過考務(wù)信息管理系統(tǒng)及時準(zhǔn)確地獲取應(yīng)知的考務(wù)信息，特別是了解掌握考試要求、監(jiān)考操作程序、考生守則和考紀(jì)處罰等規(guī)范類信息。

二是加強考務(wù)文化信息的宣傳和管理，推動學(xué)校健康的考務(wù)文化建設(shè)。建設(shè)健康的考務(wù)文化不僅直接關(guān)系著考務(wù)工作的順利開展，而且也直接關(guān)系著學(xué)校的育人重任。考務(wù)管理雖然需要依賴嚴(yán)格的規(guī)章制度和規(guī)范流程這些外在的控制因素，但同時更離不開管理過程中各類行為主體特別是考生的道德自律，而且考務(wù)管理的最終目的之一也是使行為主體能夠從中養(yǎng)成道德自律。因此，在考務(wù)管理中，從“防重于治”的考風(fēng)考紀(jì)建設(shè)原則出發(fā)，作為一個重要的管理手段，考前應(yīng)重視做好考務(wù)文化信息的宣傳和管理工作，由此營造公正和諧的考務(wù)文化環(huán)境。具體來講，一方面應(yīng)重視收集、選擇和編輯有關(guān)考風(fēng)考紀(jì)案例信息并發(fā)布于網(wǎng)上，有意識地引導(dǎo)行為主體認(rèn)同和維護(hù)考試的誠信與公正；另一方面應(yīng)密切監(jiān)控校園網(wǎng)上的信息，對凡有悖于維護(hù)考試的誠信與公正原則的不良信息要及時刪除。

3 重視考務(wù)執(zhí)行過程中的監(jiān)督信息管理，加強考務(wù)工作質(zhì)量監(jiān)控

在考務(wù)管理中應(yīng)專門安排巡考人員做好巡視工作，以保證考務(wù)工作人員特別是監(jiān)考人員思想和行動的到位。通過巡視，具體應(yīng)掌握以下方面的信息并在此基礎(chǔ)上對存在問題給予及時有效處理：一是試卷是否存在短缺、損壞、遺失和泄密等異常情況；二是監(jiān)考人員履行職責(zé)情況，包括是否按時到位、是否認(rèn)真檢查考生準(zhǔn)考證和其他有效證件、是否準(zhǔn)時開考、是否嚴(yán)格監(jiān)考、是否不做與監(jiān)考無關(guān)的事、是否能防止和及時制止考生的作弊、是否如實填寫考場情況登記表、是否按時結(jié)束考試、是否按要求收齊上交試卷等；三是考試動態(tài)和突發(fā)事件情況；四是各類問題調(diào)查、認(rèn)定、處理的過程和結(jié)果的詳實情況。

另外，應(yīng)設(shè)立違紀(jì)舉報電話和舉報箱，收集對考務(wù)執(zhí)行過程中方方面面的監(jiān)督信息。

4 建立并完善考務(wù)信息檔案，不斷改進(jìn)考務(wù)工作

完善的考務(wù)信息檔案不僅能為相關(guān)管理部門提供完備的數(shù)據(jù)信息，而且對不斷改進(jìn)考務(wù)工作也非常有益。應(yīng)通過建立考務(wù)信息檔案，將考務(wù)工作中平時零散的材料和經(jīng)驗系統(tǒng)化。考務(wù)信息檔案內(nèi)容可包括：考務(wù)文件檔案，如學(xué)校和上級部門的有關(guān)文件、通知、條例和通報等；考務(wù)管理過程檔案即考務(wù)實施過程的檔案資料，如考前會議記錄、參加考務(wù)工作人員信息和具體分工情況、考生報名人數(shù)、考生各方面詳細(xì)信息、考場安排、考場記錄、缺考和違紀(jì)考生信息、違紀(jì)考生和違紀(jì)工作人員處理情況等；撰寫總結(jié)報告，對本次考試的方方面面進(jìn)行全面深刻的總結(jié)，便于下次更好地開展工作。

(作者單位：北京工業(yè)大學(xué))