高校人事管理系統建設探討

夏 希 高冀穎

（河海大學 人事處，江蘇 南京 210098）

高校人事管理是在一定的人事政策和原則之下，運用科學的方法，執行及調整學校的人事制度，對高校內部的各級各類人員及其人事關系進行組織、協調，做好全校教職工的檔案管理、聘任錄用、獎懲任免、培訓考核、工資福利、社會保障、職稱評聘、離退休等工作，以達到高等學校人力資源利用的高效率、高效益的目的。高校人事管理工作在高校管理中占據重要地位，良好的人事管理將為高校創造優秀的教學和科研環境，建設合理團結的教職工隊伍，提升高校競爭力，增強辦學質量，促進高校的發展。

近年來，隨著高等教育事業的不斷發展和體制改革的進一步深化，越來越多的高校不斷擴大辦學規模，人事管理的業務量日益增大，業務種類顯著增多，服務要求不斷提高，迫切要求高校人事管理從被動的事務管理轉向主動的人力資源開發及服務，相應的管理工作手段也應從傳統的手工方式向數字化方式轉變。由此，將當代信息技術與高校人事管理相結合，建立一個集全校教職員工檔案管理、薪酬分配、社會保障、職稱評聘、崗位聘任、年度考核、干部任免、數據統計與上報、信息的采集與運用等為一體的高校人事管理系統，對人事信息進行科學有效的系統化管理，顯得尤為重要。

一、高校人事管理系統建設的必要性

（一）提高人事管理工作的效率和服務質量

人事管理工作是十分繁雜瑣碎的例行性事務工作，涉及大量的機構、編制、崗位、人員數、工資等信息，人事管理人員幾乎每天都要處理信息的查詢、統計、收集、整理、存儲、歸檔等事項。這些大部分都是基于經驗的重復勞動，但又是人事管理中不可或缺的基本事務。每逢校內管理體制改革、機構調整、干部任免、工資變動、專業技術職務評聘等較大的人事管理事務及年報、月報等統計工作時，大量的信息處理需要占用管理人員很多時間，手工操作效率低且容易出錯。

目前高校的人事管理整體效率偏低，主要出于兩個原因：一是信息冗余，維護困難。各個管理部門都擁有各自獨立的人事基礎信息庫，部門之間缺乏信息共享，從而造成人事信息的重復建設，客觀上導致了大量冗余信息的存在，同時動輒上百個字段的信息庫的維護工作量極大；二是信息不夠精確。由于各部門的信息來源、使用目的、統計口徑不盡相同，以及大量冗余信息的存在，導致采集到的信息存在一定的偏差甚至錯誤。

因此，迫切需要有一套高效的管理系統使人事管理各項事務科學化和規范化，運用計算機自動處理和有序管理人事信息管理、員工考勤、薪資計算等定量問題，一定程度上實現無紙化辦公，降低人力、物力的消耗，實時動態提供準確的人事信息，使人事管理工作者從原始復雜的人工管理中解脫出來，將更多的時間和精力投入到人事管理的理論思考和戰略決策中。

（二）實現領導利用人事信息進行決策的需要

人事信息是高校的重要資源，也是高校人才科學配置的重要依據。高效的人事管理信息系統將利用人事信息數據庫，達到信息資源共享，客觀、準確地反映出各單位的教職工隊伍的實際情況及動態變化，獲得各種統計分析報告，為師資隊伍建設提供準確依據。例如，師資信息如年齡結構、學歷結構、職務結構、崗位結構等可為人才引進、教師培訓、職稱評聘提供重要依據。同時，人事信息具有很強的時效性，從教職工的繼續教育培訓、職稱評聘、人才的引進與調出到人事政策的制定等，每個過程都是動態變化的，因此，高校人事管理的科學性，離不開實時的人事信息數據分析。只有掌握準確全面及時的人事信息，才能為學校領導的科學化決策提供全面的參考信息，方便快捷地將原來分散在各部門的人事信息進行有機的組織和管理，實現學校人才資源的有效開發和管理。

（三）為學校各部門和教職工提供各種增值服務

所有教職工可借助人事管理系統這一平臺快速了解人事信息。首先系統可以迅速統計人員的學歷、職稱情況，從而方便各部門制定下一步的人才規劃。其次，系統可以成為學校人事管理的紐帶，利用校園網、手機查詢等方式為人事部門之外的其他管理人員及教職工提供各種自助式服務。比如重要領導可以在網上查看師資隊伍的年齡、職稱、學緣結構，重要員工的信息、員工績效等；教職工可以對所需的人事信息及相關政策法規進行快速查詢，各部門也無需在答復重復的事務性工作上花費大量的時間和精力，使得管理從以前的相對封閉變得開放，學校全體人員均能參與人事管理活動中，變滯后管理為超前管理。

二、高校人事管理系統的現狀

總體來說，目前各高校內部人事管理系統的發展并不理想。表現為一是缺乏較完整、全面、實用的高校人事管理系統，傳統的人事管理系統多是以教職工檔案管理為主，只是停留在單純的事務性管理工作上，在具體工作中主要表現為對基礎數據庫的查閱和改動，處于封閉式管理狀態，不能滿足開放式、跨平臺和多級管理的要求。二是即便有較大的人事管理系統，也缺少適合高校特征的功能和模塊，無法滿足高校多元化的數據處理需求，與高校人事管理要求存在一定的差距。具體表現為以下幾個特點。

（一）數據共享性不高

部分高校僅限于人事部門內部使用人事管理系統，沒有實現真正的數字化校園建設目標，而更多的高校則使用單機版人事管理系統，確實可以把管理人員從繁雜的錄入、統計工作中解脫出來，但也有其硬傷。主要問題就是人事信息的管理存在部門化現象，如教師的教學信息歸屬教務部門管理，教師的科研業績則歸屬科研部門管理，結果是各部門均有面向特定功能、基于不同技術和應用模式的數據庫軟件，對信息維護的依據不盡相同，缺乏信息自動轉換和共享功能，導致了人事基礎信息的多頭建立、信息管理零亂。操作人員需要頻繁地在各種系統之間來回切換，嚴重影響了人事信息管理的工作效率和信息的準確率，很難從中提取有價值的信息，滿足校內各職能部門、上級勞動人事部門的業務需求。

（二）系統適應性局限

有些高校在數字化校園建設過程中開發設計了適合本校特征的人事管理模塊，但大多是采用C/S模式的單機版模式，只能應用在有限的局域網內，很大程度上限制了管理信息系統的功能擴展，而由于當時網絡技術和信息管理軟件本身的局限性，這些系統大多缺乏靈活性，適應系統環境較差，目前面臨著升級困難、資源共享不充分等問題，已不能適應現代工作的要求。

（三）業務功能性缺乏

現有人事管理系統在開發時，很多功能模塊是從信息管理系統演變而來的，從單一的人事行政管理業務需求角度出發設計，局限于人事信息管理、考勤管理、薪酬管理三大功能，缺乏人才資源管理相關的業務領域及決策分析這個重要環節，而且在整體性、前瞻性和集成性方面仍有很大的欠缺。例如，僅提供日常的師資管理、勞資管理，忽視諸如專任教師職稱年齡情況比、各類人員工資發放比例分析等重要信息。這些數據通常是輔助決策的關鍵，但卻無法直接得到。

（四）管理智能性欠缺

目前所用的人事管理系統通常不夠智能，不能及時在具有時效性的工作上給予管理人員提醒，比如每月為退休人員辦理退休手續，某位教師的職稱評定年限已到，需要準備材料，等等，若由于疏忽遺漏造成的失誤往往影響到雙方的工作情緒。

三、新型人事管理系統的構建

信息時代對管理信息系統提出了新的要求。一個現代化的管理信息系統應該能夠顯著提高辦公效率、降低辦公成本、充分利用內部資源、加快工作流程、適應環境的變化。

（一）開發模式的選擇

目前的人事管理系統存在的缺陷很大一部分是由于采用C/S應用模式而產生的硬傷。面對跨地域管理方式，C/S模式在數據共享、遠程操作方面存在困難，同時要為地理較分散的眾多客戶端安裝和升級系統，耗費人力物力。

隨著Internet技術應用范圍的日益擴大，可移植性好、界面通用、易于掌握和易于維護的B/S應用模式應運而生。基于B/S模式的管理系統存在以下特點，很好地解決了上述問題：①靈活的多級分布結構，能實現不同人員，從不同地點、以不同的方式訪問和操作共同的數據庫，并能有效地保護數據平臺和管理訪問權限。②將客戶端操作簡化，客戶端可以通過桌面瀏覽器方便使用。③便于系統維護，幾乎所有的系統開發和維護工作都集中在服務器端，僅需通過更新服務器端的軟件就可以實現系統功能的升級。基于該模式可構建一套具有實用性、通用性的，與教務系統、科研系統等無縫連接的人事管理系統。

（二）開發實例

基于上述分析，我所在的高校擬初步建立一種新的基于Web技術的人事管理系統。本系統將基于Web技術的構建，采用B/S操作模式、Oracle 9i的數據庫支持，系統開放，操作界面簡單，集中式管理，不同地點遠程用戶和校內局域網用戶等多用戶在權限允許范圍內可以直接通過瀏覽器訪問服務器，實現動態、實時的數據查詢、新增、修改和刪除工作。

系統在管理上采用分層管理模式，分為操作層、系統管理層和發布層。在具體設計時，按照功能模塊劃分，結合學校自身情況，設計了七個系統功能模塊：教職工管理模塊、人事業務管理模塊、勞資業務管理模塊、師資業務管理模塊、高層次人才管理模塊、分類查詢與報表統計模塊、日常信息維護模塊。（見圖1）

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新型人事管理系統具備以下特點：①基于網絡數據庫平臺。對唯一數據庫進行管理，各部門可自動獲取最新的、相關的人事數據，甚至可以直接在網頁上進行打印輸出，輕松實現信息共享，同時有效減少客戶端的維護量。②高度模塊化，具有良好的可擴充性。隨時隨地添加數據，避免信息量不足的問題和資源的重復浪費。③提供與Word和Excel等表格和文檔工具的無縫連接。可靈活使用文檔和報表編輯，方便用戶操作，既做到了功能擴充，又保證了界面統一。④安全性高。引入多級權限管理，對全校教職工按參與角色劃分為：系統管理員、二級部門負責人和人事秘書、決策者和主管領導、普通用戶四類，按類對用戶的權限進行合理分配，使四類用戶都有特定的功能的維護權和查詢權。程序在每個頁面都進行身份和權限的驗證，防止非法用戶繞過系統登錄界面進入系統其它頁面，或者不具有管理功能的用戶進入管理模塊，從而充分確保系統信息的安全保密性。

四、結語

高校人事管理系統建設，不僅能提高人事資源的利用率和管理工作的效率，簡化和規范辦事程序，而且能與教學、科研等部門信息共享，逐步實現人事信息科學有效的系統化管理。當前，高校人事管理的重心正在從傳統的基礎性工作向突出人才隊伍建設、引進和培養高層次人才、創造有利于人才發展的體制等方面轉移。充分利用學校基礎人事信息，深入挖掘信息價值，提高人才管理與服務水平，主動服務領導決策，是今后高校人事管理系統發展的方向。

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